O processo de cotação começa com o cadastro prévio dos fornecedores e materiais no sistema. Nele é possível vincular linhas de fornecimento, marcas, certificados de qualidade e materiais e medicamentos específicos a cada fornecedor. Ter todas essas informações cadastradas torna o processo de compra mais prático e rápido, pois o sistema consegue, com base no material a ser comprado, indicar os fornecedores com quem fazer as cotações simultâneas.
Quando o usuário indica quais são os objetivos de solicitação de compras e vincula os fornecedores a quem solicitar a cotação no sistema, existe a opção de disparar diversos e-mails de uma vez, para cada fornecedor selecionado. Além disso, o sistema tem registro do histórico de últimas compras, fornecedores mais utilizados, preços, datas e itens adquiridos. É possível, também, cadastrar a avaliação dos fornecedores, o que facilita no momento de selecioná-los e solicitar cotações simultâneas.
O momento de decisão também é facilitado. Com apenas um clique é possível decidir quais são as melhores opções de compra, levando em consideração o menor preço, a quantidade de material necessária e o valor mínimo de faturamento de cada fornecedor.
Embora o mais comum em uma unidade de saúde seja cotar materiais e medicamentos, com um sistema de gestão também é possível fazer cotações simultâneas de manutenção de equipamentos, prestações de serviços ou ativos fixos.
