Uma das principais estratégias para otimizar a gestão do faturamento hospitalar é nortear o planejamento da sua instituição, estruturando todos os processos que interferem no fluxo financeiro do hospital. Esse percurso de controle de faturamento envolve toda a jornada do paciente, desde a recepção até o momento em que ele deixa o hospital.
Estar atento aos indicadores hospitalares gerados nesse processo é fundamental para um controle orçamentário efetivo. Neste conteúdo, falaremos da importância dessa tarefa para garantir a eficiência operacional sem abrir mão da satisfação do seu paciente. Vamos lá!
Desafios do controle de faturamento hospitalar
Um dos grandes desafios do controle de faturamento hospitalar é a gestão de glosas com as operadoras de saúde. Como o fluxo de informações nesse setor é muito elevado, é preciso estar bastante atento às regras de convênio para evitar atrasos no recebimento indevidos, cadastros incorretos e demais erros que tragam prejuízo financeiro.
A clareza na definição dos fluxos de trabalho também é fundamental para um controle de faturamento adequado. Nesse sentido, o maior desafio é justamente desenhar esses fluxos de forma detalhada, de modo a compreender tudo o que entra e sai do hospital em termos de faturas a pagar e receber.
Essa tarefa exige trabalhar com dados confiáveis e máxima atenção aos prazos para não atrapalhar o fluxo de atividades do hospital. Caso contrário, os atendimentos aos pacientes podem acabar prejudicados, gerando atrasos na liberação de certos procedimentos ou mesmo ausência de insumos importantes nos estoques.
Portanto, organize muito bem o fluxo de trabalho de seu hospital, desde a recepção até a finalização dos procedimentos. Facilite o entendimento dessa logística pelos seus colaboradores e pacientes, estabelecendo um protocolo seguro para validação de informações e realização dos pagamentos.
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Faturamento hospitalar: como obter um controle efetivo?
Definir e estruturar processos é apenas o ponto de partida para obter o controle efetivo do seu faturamento hospitalar. É fundamental controlar informações e validar documentos ao longo de toda a jornada clínica para garantir uma gestão efetiva das finanças. A seguir, listamos as principais dicas nesse sentido.
Valide corretamente os convênios
É importante validar, o mais cedo possível, as regras de convênio determinadas entre as instituições e os planos de saúde. Um exemplo que evidencia esse ponto é quando essas regras são validadas já no agendamento dos procedimentos ou no atendimento do paciente na recepção.
Assim, é mais fácil garantir que o convênio irá faturar aquela conta. Isso evita as famosas glosas que assombram o faturamento hospitalar. A validação das regras, bem como uma comunicação alinhada entre os colaboradores e as operadoras de saúde, evita atrasos na liberação de procedimentos ou mesmo o desgaste do paciente caso o convênio se negue a realizar determinado exame.
Mantenha as regras de convênio atualizadas
Não há como cultivar uma boa relação com as operadoras de saúde se os colaboradores da recepção não estiverem por dentro das regras atualizadas de cada convênio. É preciso saber ao certo quais são as cláusulas contratuais, quais os níveis de cobertura do plano e qual a tabela de preço vigente.
Monitore os indicadores financeiros
A análise de dados deve guiar todo o seu processo de controle de faturamento. Acompanhe, sobretudo, os indicadores financeiros relacionados à ocorrência de glosas, gestão de farmácia e controle de estoque.
É importante avaliar também os indicadores que sugerem quais procedimentos são mais rentáveis para o hospital e qual a viabilidade de executá-los por um determinado período de tempo, a partir da contagem de leitos e de insumos disponíveis, por exemplo.
Capacite seus colaboradores
Além de processos definidos e alinhados conforme seu planejamento estratégico, é preciso contar com profissionais capacitados para utilizar os sistemas integrados da instituição.
Isso inclui tanto os colaboradores da recepção (atendimento presencial, online ou call center, por exemplo) quanto aqueles responsáveis por encaminhar os pacientes e receber os pagamentos.
Reduza as perdas financeiras
Identificar os gargalos que sinalizam perdas financeiras também é essencial para a gestão do faturamento hospitalar. Nesse sentido, reforçamos a importância de trabalhar com a inteligência de dados para manter total controle sobre pagamentos atrasados, faturas negadas ou cobranças indevidas.
Conte com tecnologia adequada
Os sistemas digitais já se tornaram ferramentas indispensáveis no controle de faturamento das instituições de saúde. Como dissemos anteriormente, o fluxo de dados nesse setor é muito elevado.
E isso faz com que seja necessário organizar a base de informações financeiras da maneira mais estruturada possível, de modo a trazer confiabilidade à gestão, evitando, por exemplo, que dados importantes se percam entre um processo e outro.
Como a tecnologia apoia a gestão do faturamento hospitalar
Já faz tempo que a transformação digital chegou nas instituições de saúde. Os gestores já perceberam que esse é um caminho sem volta para garantir a competitividade. E isso envolve não apenas os processos de atendimento ao paciente, mas também a gestão do faturamento hospitalar.
Nesse âmbito, a tecnologia mais adequada para fazer o controle de faturamento é o sistema de gestão hospitalar, também conhecido como HIS (Hospital Information System). A solução pode ser aplicada em todos os setores da sua instituição, integrando-a por completo.
Dessa maneira, é possível coletar, circular e centralizar informações – eliminando a papelada – para otimizar a comunicação interna, a gestão de dados, o controle de faturamento e o atendimento aos pacientes. A seguir, trazemos as principais vantagens do uso do sistema HIS.
Controle de glosas
Segundo a versão 2022 do Observatório Anahp – publicação da Associação Nacional de Hospitais Privados –, o prazo médio para os hospitais receberem pagamento dos planos de saúde é de 43 dias.
A implantação do HIS ajuda a reduzir consideravelmente esse prazo, pois o sistema unifica os dados para agilizar o acesso e a compensação das guias.
Todas as informações ficam centralizadas nesse ambiente digital seguro, com acesso facilitado aos colaboradores autorizados. As informações são atualizadas em tempo real e podem ser acessadas também à distância, acelerando a tomada de decisões.
O sistema permite ainda a criação de relatórios e visualização de processos em diferentes níveis de detalhamento, assim como a padronização desses materiais, o que ajuda a evitar erros por preenchimento incorreto ou por informações incompletas.
Os recursos avançados do HIS sinalizam também a possibilidade de glosas notificando o colaborador quando há campos incorretos, além de validar automaticamente as autorizações e a elegibilidade dos pacientes para determinados procedimentos.
Equipes mais produtivas
Quando o fluxo de informações clínicas está bem estruturado, naturalmente as equipes ficam mais produtivas, pois conseguem trabalhar com a confiabilidade dos indicadores hospitalares e podem tomar decisões rapidamente.
Sem falar que, com a automatização de tarefas burocráticas pelo sistema, as equipes não vão mais perder tempo em funções mecânicas e repetitivas. Isso permite focar no cuidado aos pacientes, promovendo uma experiência mais personalizada e humanizada.
Decisões assertivas
Com os setores do seu hospital integrados em um sistema único, o monitoramento de indicadores hospitalares se torna uma tarefa simples e dinâmica. Isso favorece a tomada de decisões assertivas e dá agilidade aos encaminhamentos.
Num software especializado, é possível criar e acompanhar tanto os indicadores mais comuns – como volume do faturamento e volume de contas representadas – quanto aqueles mais específicos, como taxa de ocupação das salas de cirurgia, tempo médio de atendimento e satisfação dos pacientes.
A partir dos índices de ajustes em contas, por exemplo, o gestor poderá embasar melhor as auditorias para corrigir os gargalos e redefinir estratégias, sempre visando eliminar problemas e replicar padrões de sucesso. Esse acompanhamento permite que sejam feitos ajustes no processo como um todo.
O sistema aumenta a acurácia no registro de informações, assim como a estruturação dos dados, além de fornecer respostas rápidas aos tomadores de decisão.
Ou seja, o uso de sistemas de BI (Business Intelligence) abre novas oportunidades na gestão do faturamento hospitalar, otimizando processos internos e aprimorando a jornada do seu paciente de ponta a ponta.
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O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde).
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