Fazer uma boa gestão de suprimentos em saúde vai além de ter controle sobre tudo que entra e sai do seu estoque de medicamentos. Essa tarefa envolve também outros aspectos minuciosos, como o relacionamento com os fornecedores e o alinhamento das equipes responsáveis pelo setor.
É disso que falaremos neste conteúdo, mostrando como as ferramentas tecnológicas te ajudam nessa logística. Continue a leitura e veja como trazer mais agilidade, precisão e segurança para a sua gestão de suprimentos.
Gestão de suprimentos em saúde: principais desafios
Um dos maiores desafios na logística de suprimentos em saúde é lidar com as condições de armazenagem e com o trabalho de catalogação dos itens no estoque. No primeiro caso, é preciso estar muito atento à infraestrutura disponível para armazenar os medicamentos conforme os padrões de temperatura e iluminação exigidos.
O armazenamento inadequado pode comprometer as propriedades dos fármacos e acabar ocasionando perdas porque a substância fica imprópria para uso. Quanto à catalogação, esse processo é importantíssimo para evitar desperdícios por prazo de validade vencido, por exemplo.
Esse problema não acontece se o seu estoque de medicamentos estiver organizado por categorias e com prioridades de uso bem definidas. Assim, o fluxo das prescrições e aplicações seguirá corretamente. Isso traz não só agilidade mas, também, segurança aos tratamentos.
Nesse sentido, procure fazer também um planejamento detalhado e assertivo para que não faltem medicamentos essenciais no seu estoque. Cultivar uma boa relação com os fornecedores é crucial para manter essa logística em dia. Portanto, avalie bem as suas parcerias e tenha amplo controle dos indicadores quantitativos do seu estoque.
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A importância de fazer uma boa gestão de suprimentos
Fazer uma boa gestão de suprimentos envolve não apenas lidar com os desafios do setor mas, também, manter todos os colaboradores alinhados com as melhores práticas de armazenagem, catalogação, distribuição e logística em geral.
Essa tarefa funciona como uma engrenagem, pois praticamente muitas outras tarefas da rotina hospitalar dependem da qualidade da gestão de estoque. É por isso que, se uma das engrenagens falhar, todo o fluxo de atendimento pode ficar comprometido.
Como consequência disso, a jornada clínica dos pacientes fica comprometida e o nível de credibilidade da instituição cai. Sem falar na questão financeira, pois um estoque de medicamentos mal gerido traz desperdício e outras perdas por ausência de controle.
Por outro lado, quando a logística de recebimento e distribuição dos suprimentos está bem estruturada, os profissionais conseguem aproveitar melhor o tempo operacional para se dedicarem com mais atenção à jornada de cada paciente, inclusive se antecipando às necessidades medicamentosas de cada um deles.
Isso é especialmente importante para as equipes de Enfermagem, que terão todos os fármacos necessários sempre à mão no momento certo, evitando atrasos na administração das prescrições e contribuindo para a rápida recuperação dos pacientes. Vamos então às principais vantagens de fazer uma boa gestão de suprimentos em saúde:
Evita desperdícios por vencimento
Um estoque sem catalogação adequada ou com uma base de dados mal organizada certamente trará problemas como medicamentos vencidos. Se o gestor demorar a identificar esse problema, o prejuízo será ainda maior, especialmente em relação aos medicamentos mais caros ou de uso espaçado. Por isso, organizar o estoque por “saídas” é essencial, de modo que os suprimentos com prazo de validade próximo saiam primeiro do estoque.
Garante a qualidade dos suprimentos
Além do prazo de validade, outro aspecto que pode comprometer a qualidade dos suprimentos é a infraestrutura de armazenagem. Contar com boas instalações em termos de temperatura e iluminação também faz parte da tarefa de gestão de medicamentos. Pense nisso e certifique-se de que o seu estoque está bem instalado, de preferência em uma área estratégica do hospital, com fácil acesso pelas equipes da emergência.
Mantém a segurança dos processos
Os suprimentos precisam estar devidamente catalogados para que não falte nenhum item importante em seu estoque. É isso que vai garantir a eficiência e a agilidade dos tratamentos, bem como a segurança de ter sempre à disposição tudo o que seu paciente precisa.
Acelera o fluxo de atendimentos
Uma boa logística de suprimentos em saúde acelera o fluxo de atendimentos porque resolve todos os problemas que citamos anteriormente, como o desafio de manter itens essenciais sempre em estoque e um catálogo atualizado em tempo real para que os colaboradores possam se antecipar às compras quando necessário.
Como melhorar a gestão de suprimentos em saúde?
A seguir, resumimos algumas dicas práticas para você otimizar a sua gestão de suprimentos em saúde aliando organização, informação e tecnologia.
Tenha total controle do fluxo de informações
A base de dados do estoque precisa ser alimentada diariamente para que as equipes saibam ao certo quais itens estão na iminência de acabar. Assim, a logística de compras ganha mais agilidade e, também, os responsáveis pelo setor conseguem negociar preços melhores, já que terão mais prazo para receber os suprimentos.
Mantenha os colaboradores sempre alinhados
Mesmo que a logística de compra, armazenamento e distribuição esteja ocorrendo normalmente, é sempre bom revisar a base de dados ao fim do expediente para ter certeza do quanto seu estoque ainda é capaz de “alimentar” o fluxo de atendimentos do dia seguinte.
Todos os colaboradores do setor devem estar alinhados com essas informações, por isso a importância de contar com um sistema que centralize a base de dados e que facilite o acesso dos responsáveis pelo setor.
Conte com bons fornecedores e saiba o que priorizar
Essa dica é especialmente válida para os profissionais que lidam com a escolha, seleção e priorização de fornecedores. Sabemos que essa tarefa é bastante desafiadora em termos de preços e prazos. E, nesse sentido, a melhor maneira de não comprometer seu estoque é pensando a partir do custo-benefício.
Às vezes vale mais a pena investir em um fornecedor mais “caro” para ter certeza de que todos os suprimentos necessários à rotina hospitalar estarão à disposição das equipes médicas no tempo certo. Caso contrário, além de os atendimentos ficarem comprometidos, o bem-estar e a segurança do paciente também poderão ser afetados.
Invista em tecnologia para otimizar a gestão
A gestão de suprimentos em saúde passa necessariamente pela adoção de sistemas inteligentes que vão dar conta do fluxo de informações diárias do setor. Isso tem a ver com tudo o que falamos sobre catalogação adequada dos itens, priorização de estoque, controle de validade e demais aspectos que interferem diretamente na rotina do hospital.
Portanto, se você reconhece que o seu estoque de medicamentos está desorganizado e com um fluxo caótico de informações, saiba que o primeiro passo para estruturar esse setor é investir em suporte tecnológico e treinar seus colaboradores.
A partir do momento em que esse passo básico for dado, os demais encaminhamentos naturalmente vão seguir um fluxo mais organizado. A relação com os fornecedores é um dos aspectos que ganhará assertividade, pois a equipe saberá ao certo quais suprimentos priorizar, onde encontrá-los e em quanto tempo esses itens estarão disponíveis no estoque.
Um sistema de gestão hospitalar correlaciona todos esses pontos para que você só precise se preocupar em escolher as melhores parcerias conforme as prioridades da sua instituição de saúde. O resultado é um fluxo de atendimentos muito mais ágil, uma equipe de logística muito mais produtiva e jornadas clínicas muito mais satisfatórias.
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