Administração de clínica médica: boas práticas para gestão

Fazer uma boa administração de clínica médica exige organização, esforço e planejamento. Afinal de contas, não são poucas as tarefas dos responsáveis, como controle de gastos, manejo da agenda e administração de pacientes.

Por isso, quem assume o papel de gestor precisa se preocupar com os problemas que podem surgir no decorrer do caminho. O principal objetivo, em linhas gerais, é aplicar medidas eficientes para otimizar o dia a dia de trabalho na instituição.

Você precisa conhecer novas informações para fazer uma boa administração de clínica médica? Neste artigo, listamos alguns desafios enfrentados nas clínicas médicas e boas práticas que podem ser aplicadas para superá-los. Acompanhe!

Principais desafios da administração de clínica médica

Dificuldades em gestão financeira

Um dos fatores mais importantes para ter sucesso na administração de clínica médica é a rigidez no controle do capital e fluxo de caixa. Sem esse cuidado, os gastos podem ultrapassar os limites e resultar em dívidas e juros desnecessários.

Para impedir o aparecimento do problema, é recomendado o emprego de ferramentas que controlam e atualizam a movimentação financeira da instituição em uma só plataforma. Assim, fica mais fácil gerenciar as finanças da clínica e evitar prejuízos no final de cada mês.

Por isso, observe com frequência os resultados financeiros para alinhar as metas da clínica e realizar ajustes quando necessário, seja para economizar e fazer investimentos no futuro ou para fechar o caixa no positivo.

Organização da agenda

Se a agenda da clínica está sempre lotada, atrasando procedimentos e consultas marcadas e colocando a qualidade e a reputação da clínica em risco, é vital apostar em ferramentas capazes de ajustar a demanda de acordo com a capacidade de atendimento.

Nesse contexto, contar com agendamento on-line e ter um controle digital e unificado agiliza o processo de marcação de consultas e pode até evitar que os pacientes faltem. Existem sistemas que enviam mensagens ou e-mails para lembrá-los sobre horário e dia da consulta, por exemplo. Essa medida é muito simples e efetiva, ajudando a organizar os atendimentos.

Lembre-se: todos os serviços realizados por uma clínica começam pelo agendamento, então, se o início já for desorganizado, todos os processos seguintes também são prejudicados.

Dados dos pacientes

As clínicas médicas são responsáveis por um grande volume de informações coletadas de seus pacientes: dados pessoais, prontuários médicos, prescrições de medicamentos, entre outros. A quantidade enorme de documentos é acumulada rapidamente, o que faz com que eles fiquem desorganizados e possam, até mesmo, se perder.

Para impedir contratempos do gênero, os prontuários eletrônicos figuram como ótimos aliados. Isso porque, com um sistema digital, os papéis podem ser eliminados, reduzindo os riscos de perda e eliminando a necessidade de espaço físico para armazenamento. 

Além disso, prontuários eletrônicos centralizam todas as informações em uma mesma plataforma. Como consequência direta desse benefício, a busca pelos dados ganha bastante agilidade.

Por fim, outra vantagem que não deve ser deixada de lado quando falamos em sistemas de prontuários digitais é a segurança. Por meio de login e senha, além de criptografia dos dados, é possível garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações dos pacientes e da clínica.

Imagem e visibilidade da clínica

Ao prestar um serviço de qualidade, a clínica transmite confiança e responsabilidade às pessoas atendidas. Assim, elas tendem a recomendar a clínica para parentes, amigos, vizinhos e colegas de trabalho, por exemplo. Por isso, fazer um atendimento de excelência é indispensável para alavancar a imagem do negócio em curto e longo prazo.

Outra estratégia eficiente hoje em dia diz respeito ao investimento em visibilidade on-line, especialmente nas redes sociais. A divulgação de informações relevantes sobre a clínica, como especialidades atendidas, endereço e horário de atendimento, auxilia o processo de atração de um número maior de pacientes em potencial. Afinal, a internet é uma das melhores ferramentas para conquistar e fidelizar consumidores.

Os recursos on-line são muito fáceis de utilizar e os retornos impressionam pela velocidade. Para isso, entretanto, é preciso fazer um estudo do seu público-alvo para identificar qual a melhor rede social e os tipos de posts para investir e conquistar um número maior de pacientes. Aproveite a oportunidade para escrever conteúdos relevantes sobre a sua área e aumentar a credibilidade do negócio.

Ausência de software eficiente

Problemas comuns na administração de clínica médica podem ser solucionados com o uso de um software. Com um sistema digital, é possível ter o prontuário eletrônico dos pacientes, agenda, controle financeiro e outros dados importantes para a clínica em mãos de forma simples e otimizada.

Diante dessa nova realidade, contar com um sistema de gestão é uma estratégia obrigatória para todas as empresas que desejam se destacar e crescer na área da saúde. Afinal, os benefícios de empregar recursos tecnológicos vão muito além de praticidade e organização. 

Quando você passa a acompanhar a situação dos pacientes por meio de um software médico, tem uma série de ganhos na qualidade do atendimento. Há a  oportunidade de promover uma análise mais aprofundada da condição de cada pessoa, otimizando o diagnóstico e o tratamento.

Além disso, as prescrições podem ser feitas diretamente pelo computador e o gestor é capaz, inclusive, de monitorar o tempo médio das consultas. A partir daí, fica mais fácil analisar os dados e propor medidas para que a instituição tenha melhores resultados.

Administrar uma clínica médica não é uma tarefa simples e pequenos erros podem se acumular. Desorganização e improdutividade afetam a visão que os pacientes têm da instituição, gerando estragos significativos para a clínica. Por isso, adotar um sistema para clínica é uma solução valiosa.

A ferramenta supre todas as demandas e responsabilidades das clínicas, como dados financeiros, agendas, prontuários e outros, tudo em uma única plataforma fácil de usar. Com mais organização e controle de todos os processos, a administração de clínica médica é feita de forma eficiente e, assim, seguir os planos e atingir os objetivos almejados se torna algo muito mais viável. 

Leia também: Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Usando dados como base da administração de clínica médica

As análises realizadas pela gestão são o melhor caminho para chegar até gargalos que estão atrapalhando um bom desempenho e mostrar como administrar uma clínica médica com modelos mais adequados.

Essas análises envolvem:

• o estudo dos equipamentos e do investimento em inovações;
• a capacitação da equipe;
• a descentralização do conhecimento entre setores;
• a negociação com operadoras de planos de saúde;
• a escalabilidade de serviços.

De qual forma as informações produzidas pelos setores auxiliam na administração de uma clínica médica? Isso acontece quando a gestão é contemplada com soluções e sistemas que facilitam os processos e, principalmente, geram dados que auxiliam nas tomadas de decisão.

Uma ferramenta de gestão é essencial para monitorar e visualizar a performance da instituição. Isso é realizado em período integral: com demonstrativos contábeis, gestão fiscal, pagamento de impostos, se há prejuízo ou um resultado positivo no setor financeiro, qual o fluxo de caixa, se há necessidade de financiamento para trazer novos recursos e simultaneamente controlar o retorno que trarão.

Leia também: 5 dicas eficientes para a administração de clínicas e centros médicos

Como o atendimento contribui para a administração de clínica médica?

Uma boa administração de clínica médica deve envolver mais do que números. A satisfação do paciente se encontra em um patamar bastante elevado entre as peças-chave para obter melhores resultados.

O foco no atendimento é o que garante que os pacientes vão não apenas retornar, mas também indicar a clínica para amigos e familiares. Como fazer isso?

São fatores simples que podem contribuir para que o atendimento forneça maior satisfação, como:

• soluções que permitem ao paciente marcar consultas on-line;
• recebimento de SMS para confirmação e lembrete de horário na clínica;
• respeito aos horários agendados;
• humanização.

O último tópico, inclusive, merece menção especial. É essencial contar com soluções personalizadas, uma relação médico-paciente mais próxima e uma recepção ágil e humanizada para oferecer experiências de qualidade.

Humanizar, no entanto, não exclui a busca pela inovação. Significa, na verdade, utilizar a tecnologia tanto para proporcionar diagnósticos ainda mais precisos quanto para aproximar pessoas e aumentar a satisfação. Pensando nesses pontos, equilibrando homem e tecnologia, a clínica poderá encontrar oportunidades e se manter sustentável no cenário da saúde.

Saiba mais sobre a aplicação da tecnologia na saúde. Produzimos um material completo sobre soluções tecnológicas que contribuem para otimizar a administração de clínicas e hospitais:

Tendências em saúde: soluções que estão transformando a área da saúde