Como a gestão de custos hospitalares impacta na tomada de decisões

A gestão de custos hospitais é um dos maiores desafios para os gerentes financeiros. Com a redução do número de convênios gerada pela crise financeira e o crescimento nas taxas de desemprego nos últimos anos, muitas instituições têm buscado diferentes meios para otimizar os gastos e tomar decisões estratégicas. Mais do que sobreviver a esse cenário, as organizações podem utilizar as tecnologias na saúde para expandir os negócios, obter maior faturamento e vantagem competitiva no mercado.

Para isso, o gestor de uma instituição de saúde precisa ter o controle dos custos hospitalares de forma integral. Isto é, acompanhando métricas, dados e conceitos que têm um impacto direto sobre o orçamento. Tal como os valores gastos com materiais, o tempo de espera para o atendimento dos pacientes ou o período de ociosidade dos equipamentos. Muito além do controle básico de entradas e saídas de recursos, o gestor financeiro deve analisar diferentes aspectos e atividades dos hospitais que possam influenciar no faturamento final.

Uma gestão de custos hospitalares eficiente permite identificar os principais gargalos da instituição, desde questões operacionais, de infraestrutura e falhas nos fluxos de atendimento. Com o controle de dados também é possível reconhecer áreas e operações que podem ser otimizadas e fortalecidas para gerar resultados ainda melhores. Assim, a análise de dados é um processo de suporte à tomada de decisões gerenciais e estratégicas para a organização.

Tipos de custos hospitalares

Para compreender melhor os conceitos que envolvem a gestão de custos hospitalares, definimos os diferentes tipos abaixo:

• Custo: tudo que é gasto direta ou indiretamente, na prestação de um serviço ou na produção de um bem (produto).
• Custos fixos: são aqueles cujo valor não se altera quando se aumenta ou reduz a quantidade de volume dos serviços produzidos. Os custos fixos se mantém mesmo que sem produção. Por exemplo, se um hospital atender 10 ou 30 pacientes, os custos com infraestrutura, segurança ou iluminação serão os mesmos naquele período.
  
• Custos variáveis: são aqueles cujo valor se altera quando se aumenta ou diminui a quantidade de volume de serviços prestados. Um exemplo são os gastos relacionados a matéria-prima: se há um aumento no número de exames de Raio-X, há um aumento no número de filmes radiológicos utilizados – se a organização não utiliza um PACS, por exemplo

Os custos, sejam eles fixos ou variáveis, ainda podem ser classificados como diretos ou indiretos de acordo com a forma de aplicação.

• Custos diretos: são os custos que podem ser identificados diretamente no produto ou serviço. Consegue-se identificar a quantidade consumida ao se observar o serviço que está sendo prestado. Um exemplo são os medicamentos utilizados e a quantidade de tempo dos profissionais envolvidos no atendimento do usuário.
  
• Custos indiretos: são os custos que não tem possibilidade de identificação direta com o serviço prestado, como por exemplo, a iluminação de um centro cirúrgico.

Para a gestão de custos hospitalares, a tecnologia pode ser mais que uma aliada. O sistemas da Pixeon permitem monitorar em tempo real esses dados, facilitando o dia a dia do gestor, levando em consideração os diferentes custos mencionados acima. Os softwares como o HIS podem apresentar as informações financeiras por setor, paciente ou procedimento. Para cada um desses cálculos, diversos itens são levados em conta, tais como horas de trabalho dos profissionais envolvidos, materiais utilizados, diárias de internação, valor da hora no centro cirúrgico, etc.

A partir desses dados é possível otimizar recursos e melhorar a eficiência de processos. Com as informações corretas em mãos, o gestor pode definir um planejamento, tomar decisões e buscar soluções para problemas, quando necessário.

Gestão de custos hospitalares com o uso de dados digitais

Tradicionalmente, hospitais e centros de saúde realizam o controle de gastos com o uso de planilhas em cadernos ou servidores locais. Um dos problemas desse tipo de gestão é o retrabalho dos profissionais, que por vezes têm de fazer o rastreamento de dados de serviços prestados na organização de forma manual, buscando em arquivos físicos, detalhes sobre determinados procedimentos – principalmente nos casos em que há registro de glosas.

Além de ficar suscetível a erros e tomar muito tempo dos profissionais do setor financeiro, a gestão de custos hospitalares tradicional acaba desconsiderando as situações específicas que influenciam o faturamento final. Nesse caso, o famoso “cortar gastos” pode não resolver os problemas do orçamento e acabar gerando outras falhas na organização, como no caso de demissões. No entanto, o real problema podem ser os equipamentos que não têm sido utilizados com eficiência, ou os medicamentos com valor elevado que têm ficado parados no estoque.

Por outro lado, os gestores também podem acreditar que o orçamento está bom e que os resultados positivos são sinal de que a instituição está crescendo – quando na verdade existem vários processos que podem ser otimizados para aumentar ainda mais o faturamento. Atrasos de 15 ou 20 minutos para iniciar um procedimento no centro cirúrgico podem não parecer muito tempo para os profissionais ou pacientes. Contudo, a longo prazo se for contabilizado o tempo de ociosidade da sala, equipamentos e dos médicos, a percepção pode ser bem diferente.

Com a análise de relatórios avançados, os gestores podem detectar que o investimento no aluguel de alguns equipamentos, por exemplo, não são rentáveis para a organização – podendo tanto optar pela compra, quanto pela desistência do serviço. O mesmo pode ser aplicado para procedimentos específicos, que muitas vezes podem não dar o retorno financeiro esperado.

Assim como empresas de diferentes setores, as unidades de saúde precisam de um acompanhamento financeiro constante, que hoje é totalmente otimizado e facilitado com softwares e ferramentas digitais, como o Business Intelligence. Tais instrumentos captam as informações em tempo real e demonstram por meio de gráficos, tabelas e relatórios avançados, os inúmeros dados gerados pelos hospitais – que vão muito além dos tradicionais fluxos de caixa.

Somente com o controle de dados, a partir de softwares robustos que permitam ter um panorama completo da organização, é que os gestores poderão tomar decisões eficientes, visando o crescimento e o maior faturamento dos hospitais. As unidades de saúde que hoje não realizam esse tipo gestão estão fadadas à falência a longo prazo. Mais que uma tendência do mercado, o uso de tecnologias no controle financeiro é a chave para que as instituições aumentem a vantagem competitiva e as possibilidades para obter melhores resultados.

Como abordado ao longo deste artigo, apenas a gestão financeira tradicional não é capaz de atender a complexidade dos processos que interferem diretamente no orçamento final dos hospitais. Dessa forma, é fundamental escolher a tecnologia adequada ao porte e às necessidades da sua organização. Pois embora existam muitos aplicativos e serviços de controle financeiro, é fundamental que os hospitais busquem soluções que atendam às peculiaridades do setor de saúde, integrando funcionalidades e dados para qualificar o atendimento dos pacientes.  

A integração nos sistemas, por sinal, é um aspectos mais importante no momento de buscar um software de gestão. Mais do que o controle de entradas e saídas de recursos, o softwares de gestão financeira devem estar integrados a outros processos e dados da unidade hospitalar, como o registro de pacientes, tempo de espera, procedimentos realizados, estoque, etc.

Acompanhe os nossos artigos e conheça as inovações do mercado para gestão de custos hospitalares e demais unidades de saúde, e entre em contato com os nossos especialistas para conhecer melhor os serviços da Pixeon.

Leia também: Dicas de como administrar os materiais, insumos e medicamentos de um hospital

Esse artigo foi publicado originalmente em 3 de janeiro de 2017.