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9 indicadores hospitalares para melhorar a produtividade

Por Nactacha Chaves em 28 de setembro de 2021

9 indicadores hospitalares para melhorar a produtividade

O controle avançado de indicadores hospitalares é essencial para promover as melhores práticas do mercado, identificar processos críticos, reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar o atendimento aos pacientes. Com o uso de sistemas digitais, esse controle é totalmente automatizado e facilitado com ferramentas como o Business Intelligence (BI). Não por acaso, os hospitais brasileiros têm investido cada vez mais nesses sistemas. De acordo com o Observatório 2020 — publicação da Associação Nacional de Hospitais Privados – Anahp 82,22% dos hospitais associados investiram em BI em 2019.

O número revelado pelo estudo da Anahp confirma a tendência das instituições de saúde em ampliar a gestão estratégica por meio de novas tecnologias — como o BI e o Big Data. Isso porque a inteligência que o BI agrega às informações geradas nos sistemas de gestão permite a identificação de falhas e proporciona uma visão crítica dos processos, desde a recepção até o faturamento.

Mas essas tecnologias não geram bons resultados somente para os gestores. Médicos, enfermeiros, técnicos e pacientes também são beneficiados. Com as soluções é possível atuar de maneira preditiva, analisar indicadores de eventos adversos e identificar suas causas, o que pode resultar num aumento da qualidade no cuidado ao paciente.

Continue acompanhando este texto para conhecer os 9 indicadores hospitalares mais relevantes para melhorar a produtividade dos diferentes setores da sua instituição. 

 

Análise de dados: valorização  da experiência do paciente

O crescimento da adoção de sistemas BI é reflexo da transformação digital no setor da saúde que — mesmo tardiamente em relação a outros setores — percebeu a importância da implantação de novas tecnologias para aperfeiçoar suas atividades, atender melhor seus pacientes e, assim, manter a competitividade no mercado.

Nesse contexto, os gestores passaram a valorizar a experiência do paciente, pois sua voz e responsabilidade de escolha sobre como, quando e onde deseja receber atendimento médico agora tem maior relevância. Por isso, as instituições estão aumentando a presença digital, implantando sistemas integrados inteligentes, articulando equipes de cuidado multifuncional e investindo na análise de dados.

Assim, temos visto uma ampla adesão à prescrição eletrônica, prontuário eletrônico, PACS e código de barras ou RFIDtecnologias que superam os 84% de adesão nos hospitais Anahp —, além dos sistemas BI. E a perspectiva é pela ampliação do uso das soluções digitais e orientadas a dados, sendo que os indicadores hospitalares desempenham um papel essencial na gestão e geração de lucro para as instituições de saúde.

 

Leia também: A importância do Business Intelligence na gestão da saúde

 

Indicadores hospitalares essenciais

Ao adotar sistemas integrados na sua organização, dados de todos os setores podem ser centralizados com BI. Os tomadores de decisões podem, assim, acessar em tempo real informações atualizadas e confiáveis. Dessa forma fica mais rápido e fácil adotar ações preditivas, corrigir erros, otimizar processos e reduzir custos. Mas, para que isso seja possível, é preciso analisar certos indicadores hospitalares. 

Veja, a seguir, aqueles que são essenciais.

1. Faturamento e gestão de glosas

O controle de glosas é um dos principais desafios para os gestores de instituições de saúde. Os problemas vão desde um lançamento de material errado na conta do paciente até uma configuração errada de tabela do convênio — falhas que podem gerar glosas e que têm um impacto direto no faturamento e, consequentemente, nos resultados do hospital. Em algumas instituições, o percentual de glosa pode chegar a 10% do faturamento mensal de todos os serviços.

Nesse sentido, o BI facilita a identificação das causas e visualização dos ajustes necessários para padronização de processos de acordo com os critérios estabelecidos. Mas essa tecnologia vai ainda além e permite que os gestores tenham agilidade nas análises, trazendo ferramentas fáceis e informações em tempo real.

2. Análise de convênios

Com o acompanhamento dos índices de glosas, também é possível analisar quais convênios mais contestam determinado procedimento, prazo médio de recebimento e principais motivos. Além disso, o sistema indica o quanto as glosas representam na receita líquida do hospital, bem como o tempo para recuperação do dinheiro que o convênio não pagou.

A partir das informações analisadas, os gestores podem tomar decisões estratégicas, identificando eventuais problemas no registro dos pacientes, ou mudar a forma de atuação na saúde suplementar de forma geral, negociando com os convênios os termos e reajustes contratuais. Todas essas informações contribuem para reduzir a perda de recursos e otimizar ao máximo o controle financeiro das instituições.

3. Avaliação do centro de custos por setor

Os centros de resultados dos hospitais são a chave para aferir a saúde financeira da instituição. A partir da análise do centro de custo do Centro Cirúrgico, por exemplo, é possível saber qual procedimento é mais rentável e qual gera menor lucro. Para isso, o gestor deverá mensurar o custo e ganho médio de cada procedimento. Assim, será possível decidir quais especialidades manter, expandir ou reduzir.

Um outro indicador importante a ser considerado sobre o Centro Cirúrgico, é a taxa de ocupação das salas de cirurgia. Se estiver muito baixa, gastos e prejuízos são gerados para a instituição, pois são muitos os custos atrelados ao funcionamento de uma sala cirúrgica não ocupada. É preciso considerar gastos com equipe, materiais, medicamentos e procedimentos.

O mesmo vale para outras especialidades, como a hemodinâmica: os gestores podem avaliar as taxas dos materiais de alto custo utilizados ampliando o controle de Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs). A partir dos dados indicados pelo BI, decisões mais assertivas podem ser tomadas para os principais centros de resultados.

Essa análise mais detalhada é muito importante para os centros de resultados, já que seus procedimentos e materiais utilizados têm um alto custo, o que impacta diretamente nas finanças da instituição. 

4. Taxa de ocupação de leitos

O acompanhamento e a análise das taxas de ocupação de leitos é um dos requisitos para obtenção de certificações e acreditações hospitalares como a ONA (Organização Nacional de Acreditação) e a JCI (Joint Commission International), que atestam a qualidade dos serviços prestados e ampliam a credibilidade das organizações.

Os dados desse indicador apontam o tempo de ocupação, rotatividade e ociosidade dos leitos. Tais informações ampliam o controle dos gestores sobre a usabilidade dos espaços em determinado período, o que permite tomar ações estratégicas para otimizar a ocupação dos leitos.

Com esse indicador também é possível traçar um perfil de atendimento do hospital. É possível identificar, por exemplo:

  • Quais são as comorbidades mais assistidas na instituição que evoluem para internação;
  • A média de idade dos pacientes;
  • Qual o sexo e gênero dos pacientes atendidos;
  • De quais as regiões ou bairros provêm os pacientes, entre outras informações.

5. Gestão de OPME

A gestão do custo e o controle de autorização do setor (OPMEs) é extremamente importante para os hospitais, uma vez que tais materiais têm um preço elevado para aquisição e armazenamento. Assim, para evitar o desperdício ou a perda de suprimentos pelo vencimento do prazo de validade, é essencial ter um sistema de gestão eficiente e de controle de dados.

Com o BI é possível visualizar o melhor prazo para compras, a estrutura para ressuprimentos por classes de materiais e outros aspectos que aperfeiçoam o controle e a gestão dos materiais e medicamentos de alto custo para o hospital.

As instituições conseguem, por exemplo, fazer consignações, trocas ou compras com outras instituições ou unidades do mesmo grupo. A partir da análise dos custos, os hospitais podem tentar negociar com distribuidores de OPME esse modelo de negócio, para que entregas sejam feitas somente quando procedimentos estiverem agendados, algo muito vantajoso para instituições que só realizam cirurgias eletivas.

 

Leia também: O que é preciso saber sobre gestão de compras hospitalares

 

6. Performance das agendas

O controle dos indicadores relacionados à agenda dos hospitais permite melhorar a produtividade das organizações em todos os setores

Com um sistema de BI, é possível acompanhar a agenda dos médicos e dos centros cirúrgicos, visualizar o número de atendimentos realizados por cada profissional, os procedimentos executados em determinado período, assim como dados mais avançados que permitem otimizar o tempo de atendimento e ocupação das salas.

Com a identificação de ociosidade é possível, por exemplo, alterar o modo de agendamento dos centros cirúrgicos. Em vez de marcar aleatoriamente procedimentos invasivos — que exigem a total esterilização dos centros cirúrgicos e podem deixar a sala parada por até 1 hora —, os colaboradores da recepção podem intercalar procedimentos mais simples com um tempo menor para esterilização do ambiente. Dessa forma, as atividades mais complexas podem ser realizadas à noite, ampliando a taxa de ocupação da sala ao longo do dia.

 

Garanta o uso de dados avançados para a análise

Para que a análise das agendas seja executada com acurácia, dados avançados devem apoiá-la, pois cada instituição possui suas próprias demandas e necessidades. Em alguns hospitais a otimização da agenda pode mostrar que a maior parte dos atendimento ocorre de manhã. Com isso, os gestores podem alocar mais colaboradores para esse período e, assim, dar mais agilidade e dinamismo para a recepção, evitando filas e reduzindo o tempo de espera por atendimento.

O mesmo vale para outros aspectos que podem ser avaliados com o controle do indicador de performance das agendas. O tempo de consulta e o número de procedimentos realizados por cada médico podem ser verificados para aperfeiçoar a produtividade e o atendimento humanizado. A partir dos dados, sua equipe pode mapear melhor as características das pessoas atendidas para melhorar a experiência durante a jornada do paciente na sua instituição. 

 

Indicadores econômicos hospitalares

Todos os indicadores mencionados anteriormente impactam nas finanças dos hospitais, mas há outros que você deve considerar para ampliar o controle e a gestão financeira. São os chamados indicadores econômicos hospitalares. 

Confira os que é preciso considerar:

7. Contas a pagar

O controle das entradas e saídas em um fluxo de caixa é  elementar para a gestão financeira. Com um sistema de BI, é possível fazer essa gestão de modo integral, com a análise de todos os tributos que são pagos, comparando os valores de pagamento aos fornecedores e avaliando períodos específicos, como um trimestre.

A partir disso, torna-se viável fazer a integração das contas a pagar com o que há no caixa da instituição. O indicador auxilia na organização e planejamento financeiro, indicando os benefícios a serem pagos, folhas de pagamentos, os fornecedores que têm um custo mais alto etc.

Com essas informações, o hospital pode buscar negociações ou até mesmo benefícios e incentivos fiscais para reduzir as taxas de impostos, caso seja identificada alguma discrepância nas entradas e saídas do fluxo de caixa.

8. Faturamento (análises por convênios)

O indicador de faturamento demonstra o quanto a organização conseguiu recuperar dos valores perdidos com glosas, o quanto foi produzido, faturado e recebido de cada convênio. O indicador mostra, ainda, o quanto do faturamento está relacionado ao pagamento de impostos e o percentual de glosas registradas no período analisado.

Dessa forma, é possível identificar falhas dos processos, estabelecer critérios para renegociação de tabelas com os convênios — visando aumentar a recuperação das glosas e o prazo para recuperação dessas.

9. Repasses

Em instituições de grande porte, a análise de repasses para terceiros é um indicador essencial que também tem como objetivo observar os gargalos no pagamento dos convênios, médicos, anestesistas, equipes multifuncionais e profissionais que atuam no hospital.

Com esse controle, a instituição pode identificar falhas no pagamento ou cruzar os dados de repasses com outros indicadores — como de produtividade dos profissionais ou de número de glosas — e estabelecer ações estratégicas que reduzam custos para o hospital.

 

Leia também: Saúde digital: como os sistemas de gestão podem reduzir custos em hospitais

 

Como acompanhar indicadores hospitalares com um sistema de BI

Além dos indicadores hospitalares já apresentados, há uma série de outras informações que podem ser obtidas com o uso de tecnologias para gestão e sistemas integrados avançados, como o BI.  As ferramentas de BI são utilizadas para a coleta e análise de dados próprios da rotina do hospital, fornecendo um cenário real da instituição. Todas essas informações podem ser visualizadas em dashboards com facilidade pelos tomadores de decisão. Assim, as escolhas são feitas com apoio em informações confiáveis e atualizadas.

As soluções fornecem, também, informações preditivas, que permitem analisar processos com antecedência, identificar falhas e excessos. Por meio dos recursos de BI, sua equipe pode verificar se o atendimento ao paciente está sendo executado dentro do tempo estipulado ou se está demorando mais do que deveria, assim como as razões para isso.

A avaliação do volume de atendimento pode ser feita com base nas informações que as ferramentas processam e entregam. Dessa forma, é possível organizar as agendas de acordo com o número de atendimentos programados ou reagendar alguns procedimentos para outros dias e horários por causa de desistências ou atrasos no resultado de exames dos pacientes.

 

Otimize a gestão de compras hospitalares com os recursos de BI

Igualmente importante é a possibilidade de identificar os casos de maior permanência no hospital e relacioná-los com o consumo de insumos. Por meio do BI, sua instituição pode mapear essas informações para que você consiga planejar melhor as compras dos materiais, medicamentos e outros insumos, antecipando a demanda e garantindo que nenhum imprevisto comprometa o cuidado ao paciente.

Vale lembrar, no entanto, que a identificação de todas essas informações e os cruzamentos que levam a análises avançadas são viáveis somente por meio da interação de dados, uma vantagem das ferramentas de BI, mas que ainda é considerada um dos maiores desafios do setor. Muitas instituições acabam adotando diversas plataformas, o que não facilita a centralização de dados e limita o aumento da produtividade e a gestão hospitalar e, ainda, compromete a segurança das informações.

A integração de dados, portanto, só ocorre verdadeiramente com uso de sistemas que se comunicam em tempo real e que contam com recursos para garantir a segurança das operações e dos dados.

 

Leia também: O que é preciso saber sobre gestão de compras hospitalares

 

A tecnologia é o presente e o futuro da saúde

A tecnologia no setor da saúde deve ser vista como uma facilitadora da gestão e do atendimento médico. Ao contrário do que muitos ainda acreditam, não representa a artificialização da relação com o paciente, mas sim a humanização, pois as soluções reduzem o tempo dedicado às atividades operacionais para que a atenção às pessoas seja mais próxima. 

Devido aos ganhos percebidos — principalmente durante a pandemia, que exigiu, por exemplo, a prática da modalidade de teleconsulta — a receptividade dos médicos às tecnologias digitais na saúde têm aumentado. Em uma pesquisa da Associação Paulista de Medicina – APM, realizada em 2020, 89,81% dos entrevistados afirmaram que o sistema público de saúde brasileiro pode ser beneficiado com a implantação de novas tecnologias digitais para diminuir as filas de espera por atendimento especializado.

E de fato, nos primeiros meses de pandemia, a tecnologia permitiu o atendimento de milhões de brasileiros. Para se ter uma ideia, até junho de 2020 o TeleSUS já havia atendido 73 milhões de pessoas, enquanto o Hospital Israelita Albert Einstein divulgou um aumento de 1.330% nas teleconsultas e de 2.400% nos teleatendimentos. Os dados estão disponíveis na publicação da Anahp sobre as lições da pandemia.

Já a análise de dados, apesar de essencial para a saúde financeira das instituições, ainda é incipiente no Brasil. No cenário atual, muitas instituições já se dedicam às análises descritivas — visualização, análise e identificação de padrões de desempenho operacional a partir de dados históricos —, mas ainda são poucas as análises preditivas — diagnósticos e previsão de riscos por modelos estatísticos e técnicas de machine learning — e prescritivas — recomendação de ações, protocolos de tratamento personalizados, gerenciamento e otimização de recursos.

 

O controle de dados deve ser uma prioridade para as instituições inovadoras

Na pesquisa da AMP realizada em 2020, 65% dos médicos afirmaram usar WhatsApp ou outros aplicativos de mensagens para smartphones para falar com pacientes e familiares fora do atendimento na clínica ou hospital. Se por um lado esse dado revela a boa adaptação dos médicos à tecnologia, por outro revela a vulnerabilidade das informações. Ao usar sistemas que não são de controle da instituição, não é possível garantir a segurança e a proteção dos dados.

Além disso, as informações que não trafegam pelas ferramentas digitais da organização não são capturadas e combinadas com outros dados, ou seja, não é possível empreender uma análise avançada que gere dados e insights para melhorar a gestão e os seus serviços.

O controle de dados deve ser, portanto, uma prioridade para as instituições que buscam excelência no atendimento e equilíbrio financeiro. Com a gestão de indicadores, os hospitais se adequam aos critérios de várias acreditações e certificações hospitalares, que ampliam a credibilidade e reconhecimento da qualidade dos serviços prestados.

Dúvidas? Deixe seu comentário abaixo! E para conhecer outras ferramentas estratégicas para a gestão hospitalar, como o BI, acompanhe o nosso blog!

Publicado originalmente em 26 de março de 2019.

 

9 indicadores hospitalares para melhorar a produtividade

 

 

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