Por quanto tempo preciso guardar os exames de pacientes?
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Por quanto tempo preciso guardar os exames de pacientes?

Por Najara dos Anjos e Alice Schmitt em 10 de novembro de 2020

Afinal, por quanto tempo é preciso guardar os exames de pacientes? Qual a melhor forma? Quando a instituição pode descartar esses exames? Entenda como organizar isso, garantindo a segurança da sua instituição e a adequação às normas previstas para as instituições de saúde. Tire todas as suas dúvidas neste artigo e saiba mais sobre o armazenamento de exames na nuvem.  Confira!

O que a legislação diz sobre guardar exames de pacientes?

De acordo com o Conselho Federal de Medicina (CFM), os exames que incluem imagens e laudos fazem parte do prontuário médico do paciente. Até 2018, o prontuário médico devia ser mantido nas instituições por, no mínimo, 20 anos, no caso de documentos impressos em papel. Para os prontuários digitalizados ou microfilmados, esse armazenamento deveria ser permanente.

Mas, com a Lei 13.787 de 2018, o armazenamento permanente deixou de ser necessário. De acordo com o Artigo 6º da norma, a guarda de exames é obrigatória por 20 anos. Passado esse tempo, contado a partir do último registro no prontuário do paciente, o documento em papel ou digitalizado poderá ser eliminado ou entregue ao paciente.

Vale lembrar que o dever de guardar os exames de pacientes termina a partir do momento em que o exame é retirado, mas é obrigatório que fique arquivada uma via do laudo emitido. Também é fundamental que a instituição guarde o comprovante de entrega pelo mesmo tempo que deveria armazenar o prontuário, para evitar complicações futuras.

E quando o serviço de diagnóstico é terceirizado?

Existem hospitais que terceirizam o serviço de diagnóstico por imagem com clínicas e laboratórios. Nesses casos, se essa empresa terceirizada detém autonomia administrativa, com os laudos dos exames sendo emitidos em seu nome, a responsabilidade de guarda do material de arquivo é dela.

Ou seja, rompido o contrato do serviço prestado, o material deve ser armazenado pela clínica ou pelo laboratório responsável pelo serviço de diagnóstico, e não pelo hospital.

Dessa forma, os pacientes que forem retirar exames após o encerramento do contrato devem se dirigir à empresa que prestava o serviço.

5 dúvidas comuns sobre a guarda de exames de pacientes

1. Quando o paciente não retira o exame radiológico realizado dentro do prazo de 30 dias, por quanto tempo a clínica deve guardá-lo?

Nesse caso, o prazo mínimo de guarda pela clínica é de 20 anos. Isso quando o exame não for arquivado eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado, de acordo com a Resolução CFM nº 1.821/2007.

2. A responsabilidade da clínica pela guarda termina quando o paciente retira o exame radiológico?

Em relação ao exame, sim. Mas é necessário arquivar uma via do laudo emitido.

3. O protocolo de retirada do exame pelo paciente é suficiente para liberar a clínica do dever de guarda dessa documentação?

Sim, lembrando que ainda assim é necessário arquivar uma via do laudo emitido.

4. Quando o serviço é prestado dentro de um complexo hospitalar, mas de forma autônoma, entregar o exame ao médico solicitante ou a outro departamento da instituição libera o serviço de radiologia terceirizado da responsabilidade pela guarda do exame?

Não. Lembre-se de que o exame faz parte do prontuário do paciente. Portanto, ele deve ser entregue ao setor responsável mediante protocolo.

5. Depois que os exames são digitalizados, seguindo as regras estabelecidas na Resolução nº 1.821/2007, a instituição pode destruir os originais antes de terminar o tempo de guarda, da mesma forma como é permitido em caso de microfilmagem?

Sim. Os originais podem ser destruídos, mas o sistema informatizado precisa atender integralmente aos requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, aprovado pelo Conselho Federal de Medicina.

Em resumo:

Como era até 2018Como é agora
Exame impressoDeveria ser mantido por, no mínimo, 20 anosSe o paciente retirou: deve ser arquivada apenas uma via do laudo emitido
Se o paciente não retirou: deve ser mantido por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro no prontuário
Exame digitalizadoDeveria ser mantido permanentementeSe o paciente retirou: deve ser arquivada apenas uma via do laudo emitido
Se o paciente não retirou: deve ser mantido por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro no prontuário

Então, como otimizar a guarda de exames de pacientes?

Como o tempo de armazenamento de exames é bastante longo, 20 anos, utilizar sistemas digitalizados contribui muito para reduzir o espaço nas recepções de clínicas e hospitais.

O nosso PACS, por exemplo, possibilita o armazenamento de imagens, com maior elasticidade para aumentar o espaço do servidor — tudo isso de modo dinâmico, ágil e seguro.

Saiba mais sobre o nosso PACS neste vídeo do evento Pixeon Digital Health.

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Como guardar os exames de pacientes com o PACS?

A sigla PACS significa Picture Archiving and Communication System, cuja tradução para o português é Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens.

A função primordial do PACS é armazenar imagens e facilitar a comunicação entre os setores de hospitais e clínicas. Um sistema ideal deve atender todo o fluxo de imagem, desde a aquisição do exame, até o diagnóstico, o processo de laudo e o monitoramento.

Usando um sistema como esse, os exames ficam armazenados em uma plataforma eletrônica, o que torna a busca de documentos mais fácil.

Os recursos dos PACS também melhoram a acessibilidade, a segurança e a distribuição de exames e laudos. E, além disso, é possível aumentar a produtividade da equipe da sua instituição e oferecer mais conforto e agilidade ao paciente.

Ao armazenar os exames em um sistema PACS, a instituição não precisa ocupar espaços físicos para o armazenamento de exames. Sabe-se que a locação de espaços físicos em grandes centros tem custo elevado. Com os exames armazenados digitalmente, é possível aproveitar o espaço físico da instituição de forma mais estratégica, como a criação de novas salas de exames.

Tradicionalmente, as imagens dos exames ficam armazenadas no servidor local do PACS. No entanto, esse cenário vem se modificando: diversas instituições têm optado por guardar os exames de pacientes na nuvem. Saiba mais a seguir.

Guardar os exames de pacientes na nuvem já é uma realidade?

No setor da saúde, a computação em nuvem já vem sendo explorada e a adoção da tecnologia cresce a cada ano. De acordo com pesquisa da Technavio, o mercado global de cloud computing deve crescer US$ 25,54 bilhões até 2024, uma tendência apenas reforçada pela pandemia do Covid-19, que acelerou a adoção da tecnologia na saúde.

O armazenamento na nuvem integrado a sistemas de PACS já é uma realidade e vem demonstrando os enormes benefícios para o setor.

Atualmente, é comum instituições de saúde enfrentarem problemas de gestão de infraestrutura para armazenamento de exames a longo prazo. Além da dificuldade de gerir as informações e lidar com problemas de segurança, existe também o alto custo envolvido na aquisição e na manutenção de servidores e data centers.

Abaixo, confira algumas das vantagens do armazenamento de exames radiológicos na nuvem.

Quais são as vantagens de armazenar exames na nuvem?

Redução de custos

Como o Conselho Federal de Medicina exige que os documentos do prontuário médico do paciente que incluem exames sejam mantidos na instituição por 20 anos, conforme o tempo passa, o custo da infraestrutura necessária e o investimento para mantê-la só aumenta. 

Data centers para armazenamento local desses documentos costumam ter custos bastante elevados. Mas, com o avanço da tecnologia, os exames podem ser enviados para a nuvem automaticamente por meio do PACS. Com isso, servidores mais robustos deixam de ser necessários e, consequentemente, são reduzidos os custos envolvidos nesse processo.

Mais eficiência operacional e segurança da informação

Com serviços de armazenamento na nuvem integrados a soluções como o PACS, há redução de custos destinados ao armazenamento de exames em meios físicos, como CDs, filmes ou mesmo em papel.

Assim, o processo de gerir e armazenar a informação é otimizado, facilitando a localização dos exames, o que gera mais eficiência operacional para o dia a dia das equipes da sua instituição de saúde.

Além disso, o armazenamento na nuvem também contribui para a segurança da informação. Afinal, o armazenamento realizado apenas fisicamente está sujeito aos riscos de os documentos serem perdidos, danificados ou mesmo roubados.

Mais escalabilidade

O modelo de armazenamento na nuvem permite que a instituição pague sob consumo. Neste caso, somente pelo o que realmente utilizar. Assim, não há limites para o crescimento. Mesmo com a aquisição de novas modalidades não há necessidade de adquirir mais espaço — como em uma infraestrutura local. Nem é preciso fazer adesão de um novo pacote. Basta enviar as imagens para a nuvem. Assim, a instituição pode crescer em seu próprio ritmo sem ficar amarrada ao fornecedor, espaço físico e todos os equipamentos para infraestrutura local.

Redução de espaço

Armazenar um número gigantesco de imagens em um arquivo físico ou mesmo em um data center próprio é uma tarefa complicada.

Para ter uma ideia da quantidade de documentos, imagine que uma tomografia tenha aproximadamente 500 imagens e que uma determinada instituição realize cerca de 5 mil exames desse tipo por ano. Ao multiplicar por 20 anos, pelo menos, que é o tempo que o exame precisa ficar armazenado, serão 10 milhões de imagens armazenadas ao final desse período.

500 imagens x 5.000 exames por ano x 20 anos de empresa
= 10 milhões de imagens

Por isso, mais uma vez, o armazenamento em nuvem é visto como uma grande vantagem e uma ótima opção para as instituições de saúde, porque dispensa o espaço físico e o servidor local. Na nuvem, as instituições ganham flexibilidade e segurança para crescer sem preocupações a longo prazo.


E, então, conseguimos tirar todas as suas dúvidas sobre a guarda dos exames de pacientes? Armazenar esses documentos na nuvem é, com certeza, a melhor solução para garantir a segurança da informação, além de reduzir custos e otimizar processos. Portanto, considere essa possibilidade na sua instituição de saúde.

Quer saber mais sobre a nossa solução de PACS na nuvem? Entre em contato pelo formulário abaixo e acompanhe nosso blog.

*Post publicado originalmente em 14 de junho de 2017 e atualizado em 10 de novembro de 2020.


Sobre o autor

Najara Anjos atualmente é Product Owner de PACS na Pixeon. Está na companhia desde 2010, quando iniciou como Application dos produtos PACS. Tecnóloga em Radiologia com especialização em informática em saúde, aprendeu a amar a área da tecnologia pelo que ela pode contribuir para o bem-estar das pessoas. Adora estar na estrada, não dispensa um café e acredita no poder da empatia.

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