Por quanto tempo preciso guardar os exames de pacientes?
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Por quanto tempo preciso guardar os exames de pacientes?

Por Najara dos Anjos e Alice Schmitt em 14 de junho de 2017
guardar os exames de pacientes

As clínicas e hospitais estão cada vez mais preocupadas com o bem-estar dos pacientes. Entre os serviços prestados, está o armazenamento de exames não-retirados. Se sua instituição utilizar sistemas digitais, essa medida não causa tantos problemas. Contudo, se o armazenamento for físico, os exames impressos podem ocupar um espaço considerável nas recepções. Mas afinal, quanto tempo é preciso guardar os exames de pacientes?

De acordo o Conselho Federal de Medicina (CFM), os exames, que incluem imagens e laudos, fazem parte do prontuário médico do paciente. Até 2018, o prontuário médico devia ser mantido nas instituições por, no mínimo, 20 anos, no caso de documentos impressos em papel. Para os prontuários digitalizados ou microfilmados, esse armazenamento deveria ser permanente.

Mas com a Lei 13.787 de 2018, o armazenamento permanente deixou de ser necessário. De acordo com o Artigo 6º da norma, a guarda de exames é obrigatória por 20 anos. Passado esse tempo, a partir do último registro no prontuário do paciente, o documento em papel ou digitalizado poderá ser eliminado ou entregue ao paciente. 

Vale lembrar que o dever de guardar os exames de pacientes termina a partir do momento que o exame é retirado, mas é obrigatório que fique arquivado uma via do laudo emitido. Também é fundamental que a instituição guarde o comprovante de entrega pelo mesmo tempo que deveria armazenar o prontuário, para evitar complicações futuras.

Existem hospitais ainda que terceirizam o serviço de diagnóstico por imagem com clínicas e laboratórios. Nesses casos, se esta empresa detém autonomia administrativa, com os laudos dos exames sendo emitidos em seu nome, a responsabilidade de guarda do material de arquivo é dessa empresa. Ou seja, se acontecer o rompimento do contrato do serviço prestado, o material deverá ser armazenado pela clínica ou pelo laboratório, e não pelo hospital. Os pacientes que forem retirar exames após a encerramento do contrato, devem se dirigir à empresa que prestava o serviço.

Como o tempo de armazenamento é bastante longo (20 anos), utilizar sistemas digitalizados contribui muito para reduzir o espaço nas recepções de clínicas e hospitais. O PACS Aurora possibilita o armazenamento de imagens, com maior elasticidade para aumentar o espaço do servidor. Tudo isso de modo mais prático, fácil e barato do que aumentar o espaço físico.

Confira a demanda da sua instituição e escolha a melhor opção, mas sempre respeite as resoluções do CFM.

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Como guardar os exames de pacientes com o PACS?

A sigla PACS significa Picture Archiving and Communication System, que se traduz em Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens. Sua função primordial é armazenar imagens e facilitar a comunicação entre os setores de hospitais e clínicas. Um sistema PACS ideal deve atender todo o fluxo de imagem, desde a aquisição do exame, até o diagnóstico, processo de laudo e monitoramento.

Os exames ficam em uma plataforma eletrônica, facilitando a sua busca. Seus recursos melhoram a acessibilidade, segurança e distribuição de exames e laudos. E ainda é possível aumentar a produtividade de sua instituição e oferecer mais conforto e agilidade ao paciente.

Ao armazenar os exames no PACS, a instituição não precisa ocupar espaços físicos para o armazenamento de exames. Sabe-se que a locação de espaços físicos em grandes centros tem custo elevado. Com os exames armazenados digitalmente é possível aproveitar o espaço físico da instituição de forma mais estratégica, como para salas de exames, por exemplo.

Tradicionalmente, as imagens dos exames ficam armazenadas no servidor do PACS. No entanto, esse cenário vem se modificando.

Guardar os exames de pacientes na nuvem já é uma realidade?

O armazenamento na nuvem integrado a sistemas de PACS ainda é uma ideia relativamente nova, mas já vem demonstrando os enormes benefícios que pode oferecer.

Atualmente, as instituições enfrentam problemas de gestão de infraestrutura para armazenamento de exames ao longo prazo. Além da dificuldade de gerir as informações e lidar com problemas de segurança, existe também o alto custo envolvido na aquisição e manutenção de servidores e datacenters. Confira algumas das vantagens do armazenamento de exames radiológicos na nuvem:

Redução de custos

O Conselho Federal de Medicina prevê que os documentos do prontuário médico do paciente, que incluem exames, precisam ser mantidos na instituição por 20 anos. Assim, com o tempo, o custo da infraestrutura necessária e o investimento para mantê-la só aumenta. Com o avanço da tecnologia, os exames podem ser enviados para a nuvem automaticamente por meio do PACS. Com isso, reduz a necessidade de datacenters mais robustos e, consequentemente, os custos envolvidos no processo.

Eficiência operacional e segurança

Com serviços de armazenamento na nuvem integrados a soluções como PACS, não é mais necessário ter recursos cuidando do armazenamento de exames em meios físicos, como CDs, filmes ou mesmo em papel. Assim, o processo de gerir e armazenar a informação é otimizado, facilitando a localização dos exames. O armazenamento na nuvem também contribui para a segurança da informação. Em alguns casos,  o armazenamento físico pode  ser sofrer perdes ou ter exames danificados.

Mais escalabilidade

O modelo de armazenamento na nuvem permite que a instituição pague sob consumo. Neste caso, somente pelo o que realmente utilizar. Assim, não há limites para o crescimento. Mesmo com a aquisição de novas modalidades não há necessidade de adquirir mais espaço. Nem é preciso fazer adesão de um novo pacote. Basta enviar as imagens para a nuvem. Assim, a instituição pode crescer em seu próprio ritmo sem ficar amarrada ao fornecedor.

Por que é importante o armazenamento das imagens na Nuvem?

Como armazenar com segurança, um número gigantesco de imagens em um data center próprio? Com o armazenamento na nuvem você evita o alto custo com a manutenção de servidores. E ainda é possível apostar na segurança da informação.

Imagine que uma tomografia tenha aproximadamente 500 imagens e que uma determinada instituição faça cerca de 5 mil exames por ano. Ao multiplicar por 20 anos, pelo menos, que o exame precisa ficar armazenado serão 10 milhões de imagens armazenadas!

500 imagens x 5.000 exames por ano x 20 anos de empresa
= 10 milhões de imagens

Viu só? Armazenar exames na nuvem é a melhor solução para otimizar processos, reduzir custos e ampliar a segurança da sua instituição.

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Post atualizado em 4 de março de 2020.

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