Saúde digital: como os sistemas de gestão podem reduzir custos em hospitais

A gestão hospitalar enfrenta constantemente inúmeros desafios que prejudicam a redução de custos. Investir na saúde digital, por meio de ferramentas que automatizam os processos, é fundamental para identificar o que está prejudicando o orçamento. Isso porque a gestão financeira hospitalar envolve muito mais do que o controle  básico do fluxo de caixa ou outras operações contábeis tradicionais. Para reduzir custos, é preciso analisar os processos hospitalares de ponta a ponta, identificando falhas nas operações que possam impactar o orçamento. 

A gestão hospitalar constantemente enfrenta desafios que prejudicam a redução de custos. O investimento na saúde digital, por meio de ferramentas que automatizam os processos, ajuda a identificar o que está prejudicando o orçamento. A gestão financeira hospitalar envolve muito mais do que o controle básico do fluxo de caixa ou outras operações contábeis tradicionais. 

Para reduzir custos, é preciso analisar os processos hospitalares de ponta a ponta, identificando falhas nas operações que possam impactar o orçamento. Veja porque investir na saúde digital é o melhor caminho para ampliar o controle financeiro e evitar dívidas nas instituições hospitalares!

Os desafios enfrentados na redução de custos nos hospitais

Planos de saúde fechando, falta de repasses para hospitais, a inflação médica, entre outros fatores estão influenciando no aumento dos custos hospitalares. Enquanto os valores sobem, encontrar um caminho para a redução parece cada vez mais distante.

Alguns processos internos ou a falta deles também são responsáveis pelo aumento das despesas dentro das instituições médicas. Entre os principais gargalos, podemos listar:

• falta de planejamento financeiro;
• dificuldade em controlar custos;
• não reconhecer os desperdícios;
• não fazer o monitoramento de estoques de forma eficiente;
• processos manuais que geram retrabalho;
• glosas e dificuldade de rastreamento de dados;
• falta de transparência e de acesso às informações e métricas de custos;
• entre outros. 

A gestão de custos deve começar desde o momento em que o paciente chega ao hospital. Com as informações sobre o atendimento, a instituição pode analisar o tempo que está sendo dedicado em cada procedimento. O objetivo é que processos, etapas, prazos e fluxos sejam utilizados para rastrear os custos dentro da instituição.

Assim como nas empresas, os hospitais precisam contabilizar o custo de cada departamento. Alguns terão despesas mais expressivas em relação a determinados custos, como a telefonia, por exemplo, que é muito utilizada pelas áreas administrativas e de atendimento. Enquanto que o departamento médico e de enfermagem utilizam menos. 

Com base nessas informações, é possível identificar quais são os departamentos que estão tendo maiores gastos ou até desperdícios e pensar em estratégias para reduzi-los. A integração dos dados vai permitir análises mais precisas e detalhadas sobre as despesas. 

Saúde digital: como um sistema de gestão pode ajudar na redução de custos

Os processos manuais estão entre os maiores vilões da gestão de custos. Não só no que se refere a redução de custos, mas de forma geral. O tempo perdido na execução de tarefas impede que a instituição ganhe agilidade na resolução de problemas e no desenvolvimento de suas atividades diárias. Assim, outros custos também são gerados. 

Quando feita de forma manual, a gestão de custos depende da dedicação de um profissional de cada departamento. As informações sobre as entradas e saídas do setor são inseridas nas planilhas de cada área e, ao final de um determinado período, o financeiro reúne as informações, cruza e analisa os custos.

Alguns hospitais utilizam sistemas específicos, instalados nos computadores, em cada departamento e realizam o registro das informações manualmente. Apesar de oferecer certa automatização, em alguns casos, o maior problema dessas ferramentas é a falta de sincronização. Ou seja, não há cruzamento e comparação de dados de forma automática, o que pode fazer com que as falhas ou erros não sejam percebidos. 

Um sistema de gestão on-promisse e centralizado permite que todo esse trabalho seja feito de forma automatizada. Ao receber os insumos, a nota fiscal é registrada no sistema. Conforme os materiais vão sendo usados, o sistema vai atualizando o volume do estoque, bem como os prazos de validades, lotes e o banco de dados de cada departamento. 

Outras informações também podem ser inseridas no sistema e os profissionais responsáveis conseguem fazer o controle e a gestão de custos com maior agilidade. Além disso, o registro das informações é feito com total precisão e menos riscos. Isso evita que erros sejam cometidos e prejudiquem a gestão financeira dos hospitais.

O sistema permite que o financeiro tenha uma visão completa e detalhada sobre o uso de cada recurso, sobre os processos e seus custos. Com o controle dessas informações, é possível identificar quais áreas têm potencial para gerar melhores resultados ou aplicar melhorias. 

Assim, ao investir em tecnologias que ajudam a identificar os gargalos operacionais, de infraestrutura e dos fluxos de atendimento da instituição a gestão de custos se tornará mais eficiente, aperfeiçoando a tomada de decisões estratégicas da organização. 

Como o atendimento ao paciente pode reduzir os custos nas instituições de saúde

Prontuário Eletrônico do Paciente

De forma indireta, outros recursos também podem ajudar a instituição com a redução de custos. O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), por exemplo, reúne todas as informações sobre o paciente em um único lugar. Isso permite que os profissionais de saúde, tanto médicos, quanto enfermeiros, tenham mais agilidade na hora de consultar as informações.

Os erros com a medicação ou dosagem incorreta são eliminados, pois o sistema informa exatamente qual é o tipo de medicamento e as dosagens que devem ser aplicadas no paciente. 

Sistema para armários

O controle na farmácia pode ser feito por meio de um sistema para armários, que elimina os desperdícios e a manipulação incorreta dos medicamentos. A partir de uma integração com o HIS, o armário eletrônico aumenta a segurança da farmácia hospitalar. 

O sistema faz o controle do acesso aos medicamentos e outros materiais por meio de biometria ou código de barras. Com isso, apenas profissionais autorizados terão acesso. Em caso de desvio ou qualquer irregularidade, a instituição consegue identificar quem foi o responsável. 

Business Intelligence

Outra ferramenta que auxilia no controle é o Business Inteligence (BI), que possui recursos para entrega de dados para a instituição utilizar de forma estratégica. Uma ferramenta de BI apresenta dados sobre a ocupação de leitos, realização de exames e volume de procedimentos. Por meio desses dados, o hospital consegue otimizar o uso dos seus recursos, como por exemplo a ocupação dos leitos. 

As escalas dos profissionais podem ser adequadas de acordo com o maior volume de ocupação. O agendamento de exames também pode ser feito com base nessa métrica. A gestão verifica quantos leitos estão vazios e permite que mais atendimentos sejam realizados. 

Outro exemplo que pode ser aplicado nesse caso é o uso dos equipamentos de exames, como ressonância magnética. O equipamento pode ser mantido em utilização frequente e controlada, aumentando o faturamento com a realização de mais exames.

O recurso de BI permite que a instituição acompanhe os resultados em tempo real e crie alertas para ser avisado de resultados inesperados, como por exemplo, uma taxa de ocupação abaixo do esperado. Isso permitirá que ações estratégicas sejam adotadas pelo hospital.

O hospital consegue aumentar seu fluxo de atendimento, mas também precisa agilizar os processos e o atendimento ao paciente. Como serão mais exames realizados, o volume de laudos que deverão ser realizados também aumenta, assim como a entrega ao paciente. Esse processo não pode causar transtornos ao paciente. 

Em resumo…

Os sistemas de gestão da Pixeon ajudam no monitoramento em tempo real dos dados, facilitando a jornada de trabalho do gestor e contribuindo com a análise dos custos de forma integral, avaliando os departamentos de ponta a ponta. Os softwares apresentam também informações financeiras de cada setor, paciente e procedimentos realizados. 

Continue acompanhando nossos artigos e se mantenha informado sobre as principais tecnologias do setor. Aproveite para conferir nossas dicas de como administrar os materiais, insumos e medicamentos de um hospital.

A gestão hospitalar enfrenta constantemente inúmeros desafios que prejudicam a redução de custos. Investir na saúde digital, por meio de ferramentas que automatizam os processos, é fundamental para identificar o que está prejudicando o orçamento. Isso porque a gestão financeira hospitalar envolve muito mais do que o controle  básico do fluxo de caixa ou outras operações contábeis tradicionais. Para reduzir custos, é preciso analisar os processos hospitalares de ponta a ponta, identificando falhas nas operações que possam impactar o orçamento. 

Veja porque investir na saúde digital é o melhor caminho para ampliar o controle financeiro e evitar dívidas nas instituições hospitalares!

Artigo publicado originalmente em 13 de agosto de 2019.