O que é preciso saber sobre gestão de compras hospitalares

A gestão de compras hospitalares é muito mais do que buscar preços menores. É comum que, ao pensar na função, as pessoas a associem com um comprador que está atrás de um item em conta financeiramente. Porém, isso é apenas uma pequena parte, a ponta do iceberg. Por exemplo, não há resultados em comprar materiais com menor custo, mas de qualidade inferior. É preciso, ainda, garantir que se está tratando com bons fornecedores.

Relação com fornecedor e estoque de produtos

Um dos benefícios de um sistema de gestão de compras hospitalares é poder avaliar o fornecedor em cada compra realizada. No caso, o gestor conseguirá erguer mecanismos que irão alertar sobre a pontuação do fornecedor. Assim, as futuras compras não irão cair no erro de acionar uma empresa inadequada, com dificuldades de entregas ou falta de qualidade no produto. Isso faz com que se saia do conceito “apenas buscar preços”.

Outro ponto que vai além da avaliação do fornecedor é o próprio controle de tempo que é preciso na gestão de compras hospitalares. É preciso saber o timing da entrega do produto, pois isso poderá evitar que falte algo dentro da unidade, o que poderia ocasionar em um caos imenso. O gestor deve estar preocupado em evitar problemas de atraso, pois as perdas serão financeiras e, principalmente, na qualidade dos serviços da instituição. Basta pensar num paciente que está necessitando de um quimioterápico, por exemplo. Por essa razão, o tempo de entrega é tão relevante.

Seria uma solução fazer compras grandes para evitar riscos? Há possibilidades mais estratégicas. Quando há aquisições volumosas, isso se traduz em espaço físico ocupado e material ocioso em estoque. Então, a gestão de compras hospitalares precisa de informações, que podem ser entregues por um sistema, para dosar corretamente o número do que deve ser adquirido e se o prazo do fornecedor combina com a carência do produto na instituição. Assim, caso saiba que irá levar cerca de uma semana, consegue-se administrar não somente o estoque, mas a relação de custos do hospital, pois não será obtido material em excesso e feito um armazenamento abusivo.

Os benefícios de um sistema de gestão de compras hospitalares

Uma questão relevante dentro da gestão de comprar hospitalares é a redução de desperdício. Se hoje há uma quantidade excessiva de um determinado item que não é tão utilizado, a probabilidade de perda se tornará também financeira. É, por conta disso, que um sistema específico irá entregar substitutos. O que é isso? Existem medicamentos que todos conhecem, mas o sistema irá buscar aqueles com a mesma prescrição. Posteriormente, irá sugerir aquele que tenha a mesma substância e que está disponível no hospital, o que facilitará a baixa de estoque de um item represado.

Contar com um sistema específico para gestão de compras hospitalares é muito importante, pois se trata de uma função que utiliza um planejamento de material e, para isso, precisa de todas as informações sobre compras. Não é mais possível avaliar e buscar dados a partir de planilhas. Isso toma tempo e está suscetível a erros humanos. Numa ferramenta, pode-se acessar quais são as medicações com melhores preços em variados locais do país, a partir de sites de compras, saber o prazo de entrega, etc. O que gera mais resultados do que contar somente com uma opção de fornecimento regional.

Customização de acessos e criação de grupos internos

Os sistemas conseguem ainda personalizar o controle dentro do setor de compras. Os funcionários podem ser agrupados com acessos e restrições. Determinado grupo pode ter a capacidade de adquirir somente medicamentos, outro apenas material para uma unidade do hospital, etc. Mais do que controle, os colaboradores conseguem focar apenas no nicho para qual foram destinados e, inclusive, construir relacionamentos de negócios que possibilitem melhores condições de aquisição. E também é possível criar um grupo geral, para todos.

Redução de desperdícios é o ponto-chave

Novamente, entramos no argumento da redução de desperdícios, justamente por ser muito forte quando se trata da gestão de compras hospitalares. Reduzir um estoque, com planejamento, traz um ganho bastante perceptível e de impacto significativo para a instituição. É obtido mais espaço físico, uma maior facilidade de distribuição, melhorias quanto ao custo, diminuição de casos de um medicamento preso no estoque e da necessidade de fazer pedidos além do que é preciso.

A gestão de compras hospitalares deve ser vista de forma macro: ter controles, relatórios e indicadores. Um sistema ajuda a ter informações gerenciais que se tornam impossíveis de acessar apenas manualmente com a mesma eficiência.

Quer saber mais sobre gestão de compras hospitalares? Deixe sua dúvida!