Uma boa gestão de compras hospitalares impacta positivamente a qualidade do atendimento ao paciente e a sustentabilidade financeira da instituição. Do contrário, ou seja, uma única compra mal planejada gera custos e outros desafios, como sobra e falta de itens no estoque.
Escolher bons fornecedores, lidar com uma grande quantidade de informações, garantir a produtividade, transparência e o abastecimento correto são alguns dos desafios diários enfrentados pelos gestores da área de compras.
Apostar na tecnologia é essencial para uma gestão assertiva de compras hospitalares. Conhecer melhor esses desafios também ajuda a superá-los. Continue a leitura para se aprofundar no assunto!
Gestão de compras hospitalares: principais desafios
Quando o processo de compras é bem executado e planejado, garante a sustentabilidade financeira e a experiência do paciente. Mas, nem sempre, chegar a esse resultado é fácil. Confira os principais desafios da gestão de compras:
Gerenciar uma grande quantidade itens
Em um hospital, o gestor precisa lidar com uma enorme quantidade de itens — de seringas, agulhas até medicamentos.
Esse volume alto torna a gestão de compras e de estoque bastante complexa. Porém, com apoio da tecnologia, é possível consultar as quantidades e acompanhar o consumo em tempo real.
Assim, os profissionais de saúde podem focar nas suas atividades diárias e o gestor de compras, em tarefas mais estratégicas
Controlar os custos
Manter os custos sob controle enquanto se mantém a qualidade e disponibilidade dos materiais é um grande desafio.
Para garantir esse equilíbrio, é preciso realizar negociação assertiva com fornecedores, um bom controle de insumos e planejamento de novas compras.
Além disso, apostar em estratégias de como reduzir o estoque e controlar as entradas e saídas em tempo real trazem ganhos perceptíveis para a instituição.
Assim, ganha-se mais espaço físico, melhorias na distribuição desses itens, diminuição de casos de medicamentos presos em estoque e mais precisão nas compras.
Acesso aos dados
Acessar os dados em tempo real é uma necessidade dos gestores de compras hospitalares.
Porém, em algumas instituições, essas informações continuam dispostas em planilhas, que precisam ser verificadas e atualizadas manualmente. De fato, as planilhas em Excel até ajudam, até certo ponto, a gestão de compras.
Mas, conforme a complexidade da instituição, é indispensável dar um passo a mais para agilizar o acesso aos dados com a contratação de um sistema.
Monitorar o tempo de entrega
É preciso saber o timing da entrega do produto para evitar que falte algo na unidade, ocasionando outros problemas. O gestor deve ficar de olho nesses prazos, a fim de afastar perdas financeiras e garantir a qualidade dos serviços da instituição.
Dificuldades de comunicação entre departamentos
Outro ponto de dificuldade é a integração e comunicação eficaz entre diferentes departamentos (compras, financeiro, clínico, etc.).
A falta de coordenação pode levar a pedidos duplicados, desperdício de recursos e atrasos na entrega de materiais importantes.
Promover uma comunicação eficiente contribui para a produtividade, controle de custos e também para garantir a experiência do paciente.
Garantir a segurança dos dados
Outro fator crítico é a segurança das informações. Os dados relacionados às compras hospitalares precisam ser rastreáveis e fáceis de acompanhar.
Nessa tarefa, a tecnologia desempenha um papel importante na obtenção de relatórios e controle das atividades financeiras.
Os softwares que oferecem a gestão de compras automatizada permitem a visualização e acompanhamento seguro dos dados relacionados às compras, deixando o processo mais transparente.
Boas práticas para a gestão de compras hospitalares
Uma boa gestão de compras hospitalares contribui para manter o controle das entradas e saídas de itens, evitando excesso ou faltas.
Quando eficiente, este processo afeta positivamente o funcionamento dos setores de uma instituição de saúde.
Veja algumas boas práticas a seguir.
Planejamento de compras
Planejar os suprimentos necessários ajuda a evitar falhas que prejudiquem o atendimento do paciente.
Ao analisar dados históricos e tendências de consumo, o hospital consegue prever demandas futuras e otimizar o uso dos recursos financeiros.
É importante considerar o prazo de requisição da compra e a entrega do fornecedor. Também vale analisar o tempo que o estoque atual cobrirá o consumo atual da unidade, assim como o nível do estoque de segurança, aquele feito para minimizar riscos em caso de faltas.
Cadastro correto dos itens
O cadastro correto dos itens no software médico permite a rápida identificação dos insumos para compra, evitando falhas e faltas.
É importante que as informações sejam detalhadas sobre cada produto, com as suas especificações técnicas, datas de validade, quantidade em estoque e demais dados que o sistema solicitar.
Triagem assertiva
Um processo de triagem assertivo é essencial para identificar prioridades das compras e ajuda a reduzir riscos de aquisição de produtos desnecessários ou fora das especificações técnicas, garantindo o cumprimento dos critérios estabelecidos para a compra de suprimentos.
Atenção ao processo de compra de OPME
A aquisição de OPME deve ser feita com atenção rigorosa.
É preciso garantir que todas as atividades relacionadas a este processo sejam cumpridas corretamente, como a cotação do pedido, justificativa médica e coleta de assinaturas do médico solicitante e do diretor técnico.
Também é importante ter atenção aos prazos, já que a aquisição de OPME necessita de aprovação e conferência de outros setores.
Monitoramento contínuo do processo de compras
O gestor de compras deve realizar um “follow-up” regular das aquisições, acompanhando desde a solicitação até a entrega dos produtos.
Esse monitoramento permite a detecção precoce de problemas, como atrasos na entrega ou desvios de qualidade, possibilitando ações corretivas rápidas.
Documentação do processo de compras
Um manual que descreva o passo a passo das compras, desde a triagem até o recebimento dos produtos, serve como guia para todos os envolvidos neste processo.
A documentação permite o controle interno, que pode ser usado como referência em auditorias e facilita a capacitação de novos colaboradores.
Sistema de gestão de compras hospitalares: por que contar com apoio da tecnologia?
O gerenciamento das compras hospitalares em planilhas ou no papel torna esse processo mais propício a erros.
Sendo assim, um sistema específico para gestão de compras hospitalares é essencial para um planejamento eficiente e acompanhamento dos pedidos.
A tecnologia permite, dentre outras coisas:
- Controle de custos;
- Acompanhamento das entrada e saída do estoque;
- Analise dados históricos de consumo para prever a demanda futura;
- Monitoramento de indicadores para analisar o desempenho da área.
Alguns sistemas, inclusive, podem ser personalizados conforme o setor de compras do hospital, permitindo que os acessos dos funcionários sejam agrupados conforme as necessidades.
Um determinado grupo pode acessar apenas dados relativos aos medicamentos, enquanto outro pode visualizar os materiais, por exemplo.
Mais do que controle, os colaboradores conseguem focar apenas no nicho para qual foram destinados, o que também aumenta a produtividade.
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