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Sistema para clínicas: como reduzir custos e otimizar processos

Por Valdirene da Silva em 30 de julho de 2021

Toda instituição, qualquer que seja o setor ou o porte, busca um resultado financeiro satisfatório. Sendo assim, uma boa gestão financeira é indispensável. No caso de instituições de saúde, isso só pode ser feito a partir do uso de tecnologias que facilitem o processo, como um sistema para clínicas.

É fundamental que a instituição tenha à disposição um sistema específico para a área, que tenha sido desenvolvido com funcionalidades próprias para os desafios da saúde, já que fazer a gestão de um hospital é muito diferente de gerir uma instituição de outro setor. 

Do ponto de vista financeiro, um bom sistema para clínicas precisa ser completo, para eliminar erros, aumentar a produtividade das equipes, possibilitar visibilidade das informações e fornecer dados para tomada de decisões estratégicas.

Além disso, um sistema para clínicas deve possuir um roadmap que contemple a sua própria evolução de acordo com o mercado. Nisso, um fornecedor ativo faz total diferença. O parceiro precisa acompanhar, ser consultivo e orientar a clínica para o que é realmente necessário.

Abordando tudo isso, preparamos este conteúdo para te ajudar a escolher um sistema para clínicas que seja ideal para a sua instituição, apresentando os pontos que precisam ser observados com o objetivo de garantir uma gestão financeira eficiente. Confira!

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Glosas: o maior vilão dos resultados financeiros de uma clínica

Os desafios que mais prejudicam os resultados financeiros de uma clínica ou hospital são, sem dúvidas, as glosas, que ocorrem principalmente quando as informações fornecidas sobre um atendimento não coincidem com o registro no banco de dados do plano de saúde, impedindo o faturamento

Como um sistema para clínicas reduz glosas?

Um bom sistema para clínicas auxilia a instituição a evitar a ocorrência de glosas, garantindo que o atendimento seja efetivo e a recepção não cometa erros no preenchimento das informações.

O sistema deve oferecer um controle inteligente, barrando qualquer tipo de informação errada e alertando para que a recepção não deixe de colocar os itens importantes sobre os atendimentos.

O software também deve trazer pop-ups de lembrete sobre determinado serviço que algum convênio não autoriza ou ainda sobre um número específico de atendimentos para determinada especialidade, entre outras funcionalidades, justamente para orientar a recepção e evitar glosas.

Em situações como essa, quando é feito o envio com informações incompletas ou equivocadas, pode acontecer de a glosa voltar para a instituição tentar recuperar. Nesse caso, o sistema para clínicas também pode auxiliar a identificar quais foram os itens glosados e os motivos pelos quais isso ocorreu. É a partir desses motivos que a instituição pode conseguir recuperar a glosa, de acordo com as definições da ANS.

Esse processo ajuda muito na recuperação de glosas e um consequente resultado financeiro positivo para a instituição, já que facilita o trabalho do profissional de encontrar a justificativa do erro.

Atuação de um sistema para clínicas contra glosas


  • Funcionalidade que impede informações erradas;
  • Alerta sobre informações faltantes;
  • Bloqueio de serviços não autorizados;
  • Lembrete de limite de atendimentos; 
  • Identificação de itens glosados e motivos das ocorrências.

 

Leia este material completo sobre glosas e saiba como garantir que todos os campos essenciais para os convênios sejam obrigatoriamente preenchidos no cadastro do paciente.

De que outras formas um sistema para clínicas ajuda a instituição a ter melhor resultado financeiro?

1. Melhora na agilidade de atendimento

Um dos grandes benefícios que os sistemas para clínicas podem oferecer é uma melhora significativa na agilidade do atendimento. Isso pode ser percebido nos mais diversos setores e nas etapas do contato com o paciente, indo desde a recepção até o consultório com menor tempo de atendimento.

Isso quer dizer que, quando um paciente entra na instituição, é possível ter elementos para compreender melhor quem é esse indivíduo, tendo os seus dados centralizados em um só local. Já o médico tem acesso rápido a dados como o histórico patológico pregresso, exames e doenças prévias.

Além disso, o autorizador via web service é um facilitador, porque permite que o processo de autorização de serviços pelos convênios seja mais rápido. O sistema também emite notas automaticamente, sem a necessidade de entrar no site da prefeitura da cidade para emitir a nota. Isso garante uma forma mais ágil e eficiente de controlar a prestação de serviço.

2. Inteligência aplicada às informações

Outro dos benefícios dos sistemas para clínicas é que essas ferramentas podem permitir uma maior inteligência aplicada às informações. Isso quer dizer que os administradores e gestores da instituição ganham mais subsídios e elementos para as suas futuras tomadas de decisão

Por exemplo, há a possibilidade de controle de venda por cartão de crédito. O sistema é capaz de administrar os valores que são referentes aos serviços prestados e os que são de taxa administrativa, apresentando o valor líquido que será recebido pela instituição.

Então, baseada nessas visualizações e nos relatórios emitidos pelo sistema, a instituição também pode usá-lo para fazer uma análise de quais adquirentes manter e com quais deixar de trabalhar, tendo visibilidade para tomar uma decisão melhor e potencializar os resultados financeiros para a clínica.

Os dados armazenados permitem ainda traçar uma espécie de perfil produtivo da clínica, baseado no público-alvo, no perfil dos pacientes, nos custos recorrentes, nas despesas extraordinárias, na agilidade dos processos internos, no ritmo de fluxo de trabalho e assim por diante. Dessa maneira, fica mais fácil aprimorar o desempenho de cada setor.

3. Diminuição nos riscos de erros médicos

Um bom sistema para clínicas pode prevenir até mesmo a ocorrência de erros médicos. Esse é um problema que afeta todo o mundo e é ainda mais recorrente no Brasil, que conta com instituições sobrecarregadas e que precisam funcionar, muitas vezes, próximas do seu limite.

O emprego da tecnologia da informação pode agir positivamente nesse sentido, por meio de recursos tecnológicos, como o prontuário eletrônico. Esses softwares podem ser responsáveis por emitir alertas em tempo real para os médicos e enfermeiros, impedindo algum equívoco durante a administração de medicamentos, por exemplo.

4. Visão global sobre os processos internos

Qualquer instituição funciona melhor quando consegue avaliar e perceber os seus processos internos. Com clínicas e hospitais, funciona da mesma forma e a gestão pode ser muito melhor quando os responsáveis compreendem perfeitamente o que está acontecendo no local e quem são os responsáveis por cada situação.

Isso pode ser um passo essencial para a otimização de todas as ações administrativas, com informações hospitalares centralizadas e muito mais facilmente visualizáveis por meio de uma plataforma única. Ao armazenar todos os dados para análise, é viável ter uma avaliação mais correta, tomando decisões mais adequadas à realidade da organização.

5. Fortalecimento da credibilidade da instituição

Qualquer instituição de saúde depende de sua credibilidade não apenas para atrair pacientes, mas também para atrair bons profissionais, reter talentos e até mesmo conseguir parcerias proveitosas.

Esse pode ser outro dos maiores benefícios dos sistemas de informação em saúde e de soluções tecnológicas proporcionadas pela TI. Esses recursos asseguram mais agilidade no atendimento do público e permitem que isso seja feito com alta qualidade, contribuindo para construir uma boa imagem da organização.

A integração dos departamentos se torna um ótimo diferencial para a instituição, se destacando em relação a outras organizações que tenham processos manuais e obsoletos.

6. Possibilidade de redução de custos e despesas

Com o uso de um sistema para clínicas, é possível ter redução de custos e despesas em função de múltiplos fatores, como a diminuição de ociosidade de salas, equipamentos e profissionais, por conta da distribuição estratégica de recursos.

Assim como é possível minimizar as glosas, um sistema para clínicas também permite configurar alertas para evitar desperdícios e erros potencialmente graves na administração de recursos. Isso contribui para que a instituição tenha custos reduzidos significativamente.

7. Controle de contas a pagar

Nas contas a pagar, o sistema oferece o controle de quanto a instituição vai pagar, para quem e quando, gerenciando os compromissos e dando entrada também na área de estoque. Tudo de forma automatizada e integrada, desde o atendimento até o fiscal, que também é relacionado à área financeira.

Então, se um paciente particular é atendido na instituição, por exemplo, é possível conferir se esse valor foi pago no cartão, gerar uma nota fiscal, checar se esse valor caiu no banco, fazer a conciliação bancária, contabilizar esse valor e ter uma visão de quanto é preciso pagar pelo imposto retido.

Assim, é possível ter controle total das despesas e também dos impostos que esses compromissos geram, além de gerenciar os pagamentos dos médicos, contando com relatório de produtividade deles.

Há uma visão ampla do fluxo de caixa, baseada no plano financeiro da unidade, mostrando com facilidade o que a instituição quer visualizar, já que ela pode desenhar o fluxo de forma personalizada.

Faça este quiz e avalie quais são os diferenciais da sua clínica

Sistema para clínicas: o que o fornecedor deve oferecer?

Ao procurar por um sistema para clínicas, é aconselhável observar se o fornecedor da tecnologia está um passo adiante. Isto é, se ele prevê upgrades ao longo do tempo para assegurar inovação e qualidade, bem como recursos e tecnologias diferenciadas. Essa é a forma mais garantida de manter sempre a instituição competitiva, não precisar migrar de ferramenta em curto prazo e obter melhores resultados financeiros.

Sabemos que a automatização na saúde é um diferencial competitivo e precisa de fornecedores igualmente inovadores. Por isso, os gestores devem avaliar se o sistema para clínicas oferece:

  • funcionalidades que atendam aos processos críticos, administrativos e assistenciais da instituição;
  • o suporte de acordo com as necessidades;
  • a previsão de adequações necessárias para a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

É preciso, ainda, ter bastante clareza de que é inevitável evoluir constantemente dentro de uma estrutura que seja sustentável financeiramente ao longo do tempo. Nesse sentido, ter um bom fornecedor é essencial para potencializar os resultados.

Como saber se o seu sistema para clínicas está inadequado?

Uma prática comum quando um sistema para clínicas está obsoleto é ele não conseguir integrar dados e a instituição precisar de várias ferramentas. Isso exige um grau de retrabalho muito grande, que vai desde a digitação de informações até a geração e a análise manual dos relatórios.

Outra situação usual é a instituição ter tido pressa em adquirir algo diferenciado, sem estar completamente ciente das possibilidades. Algumas vezes, o mercado de tecnologia pode oferecer soluções muito parrudas, o que pode encantar uma clínica. Mas uma clínica é diferente de um hospital. Assim, adquirir uma solução desse tipo pode aumentar a complexidade processual e dificultar questões operacionais.

Portanto, é necessário ter clareza de quais são as necessidades e os objetivos da clínica antes de investir em uma plataforma. Um parceiro confiável poderá apontar a solução mais adequada ao porte da instituição e adiantar-se oferecendo soluções cada vez mais inovadoras para agregar à clínica, aumentando sua capacidade competitiva. O fornecedor deve garantir os upgrades prontamente, sem  que a clínica precise se preocupar com isso.

Diferenciais de um fornecedor de sistema para clínicas

O desafio das empresas no mercado sempre girou em torno de custo x qualidade, e isso não é diferente em uma instituição de saúde. Ter processos mais econômicos sem perder de vista a satisfação dos pacientes é o segredo do equilíbrio e é isso o que você precisa ter em mente para decidir por uma solução.

Um dos diferenciais que um bom fornecedor tem é oferecer um serviço consultivo, que auxilie a instituição a ganhar visibilidade no cenário da saúde e garanta a sua sustentabilidade, inclusive financeiramente.

É preciso considerar ainda que os dados estão entre os ativos mais importantes da instituição. Então, também é essencial conhecer melhor os aspectos de segurança do sistema para garantir que ele vai proteger as suas informações.

Quer saber mais sobre sistema para clínicas e como encontrar o fornecedor correto? Confira este conteúdo:

Gestão clínica


Sobre a autora:

Líder de equipe e especialista na Área de BackOffice. Trabalho há 13 anos na Pixeon buscando sempre aprender e levar conhecimento que agregue valor e otimize a vida do cliente. Amo a vida, família e amigos. Apaixonada por música e dança.

 

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