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Como um sistema para clínicas pode trazer mais resultado financeiro?

Por Valdirene da Silva em 9 de fevereiro de 2021

Toda instituição, qualquer que seja o setor ou o porte, busca um resultado financeiro satisfatório. Sendo assim, uma boa gestão financeira é indispensável. No caso de instituições de saúde, isso só pode ser feito a partir do uso de tecnologias que facilitem o processo, como um sistema para clínicas.

É fundamental que a instituição tenha à disposição um sistema específico para a área, que tenha sido desenvolvido com funcionalidades próprias para os desafios do setor da saúde, já que fazer a gestão de um hospital é muito diferente de gerir um supermercado ou aeroporto. 

Do ponto de vista financeiro, um bom sistema para clínicas precisa ser completo, para eliminar erros, aumentar a produtividade das equipes, possibilitar visibilidade das informações e fornecer dados para tomada de decisões estratégicas.

Além disso, um sistema para clínicas deve possuir um roadmap que contemple a sua própria evolução de acordo com o mercado. Nisso, um fornecedor ativo faz totalmente a diferença. O parceiro precisa acompanhar, ser consultivo e orientar a clínica para o que é realmente necessário.

Para abordar isso, preparamos este conteúdo para te ajudar a escolher um sistema para clínicas que seja ideal para a sua instituição, apresentando os pontos que precisam ser observados com o objetivo de garantir uma gestão financeira eficiente. Confira!

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Glosas:  o maior vilão dos resultados financeiros de uma clínica

Os desafios que mais prejudicam os resultados financeiros de uma clínica ou hospital são, sem dúvidas, as glosas, que ocorrem principalmente quando as informações fornecidas sobre um atendimento não coincidem com o registro no banco de dados do plano de saúde, impedindo o faturamento. 

Um bom sistema para clínicas auxilia a instituição a evitar situações como essa, garantindo que o atendimento seja efetivo e a recepção não cometa erros no preenchimento das informações. O sistema deve oferecer um controle inteligente, barrando qualquer tipo de informação errada e alertando para que a recepção não deixe de colocar os itens importantes sobre os atendimentos.

O software também deve trazer pop-ups de lembrete sobre determinado serviço que algum convênio não autoriza ou ainda sobre um número específico de atendimentos para determinada especialidade, entre outras funcionalidades justamente para orientar a recepção e evitar glosas.

Em situações como essa, quando é feito o envio com informações incompletas ou equivocadas, pode acontecer de a glosa voltar para a instituição tentar recuperar. Nesse caso, o sistema para clínicas também pode auxiliar a identificar quais foram os itens glosados e os motivos pelos quais isso ocorreu. É a partir desses motivos que a instituição pode conseguir recuperar a glosa, de acordo com as definições da ANS.

Esse processo ajuda muito na recuperação de glosas e um consequente resultado financeiro positivo para a instituição, já que facilita o trabalho do profissional de encontrar a justificativa do erro.

Leia este material completo sobre glosas e saiba como garantir que todos os campos essenciais para os convênios sejam obrigatoriamente serem preenchidos no cadastro do paciente.

Software de gestão

De que outras formas um sistema para clínicas ajuda a instituição a ter mais resultado financeiro?

Um sistema para clínicas é uma maneira fácil de garantir agilidade para o atendimento. O autorizador via web service, por exemplo, é um facilitador porque permite que o processo seja mais rápido, representando rentabilidade financeira significativa. Afinal, quanto mais rápido o atendimento, maior a satisfação do paciente e maior a chance dele se tornar um promotor da instituição. 

Quando falamos em unidades particulares, o sistema também é um importante porque permite emitir notas automaticamente, sem a necessidade de entrar no site da prefeitura da cidade para emitir a nota. Isso garante uma forma mais eficiente de controlar a prestação de serviço.

Há ainda a possibilidade de controle de venda por cartão de crédito. O sistema é capaz de administrar os valores que são referentes ao serviço prestados e os que são de taxa administrativa, apresentando o valor líquido que será recebido pela instituição.

Então, baseada nessas visualizações e nos relatórios emitidos pelo sistema, a instituição também pode usá-lo para fazer uma análise de quais adquirentes manter e com quais deixar de trabalhar, tendo visibilidade para tomar uma decisão melhor e potencializar os resultados financeiros para a instituição.

Como o sistema auxilia a instituição nas contas a pagar?

Nas contas a pagar, o sistema oferece o controle de quanto a instituição vai pagar, para quem e quando, gerenciando os compromissos e dando entrada também na área de estoque. Tudo de forma automatizada e integrada, desde o atendimento até o fiscal, que também é relacionado à área financeira.

Então, se um paciente particular é atendido na instituição, por exemplo, é possível conferir se esse valor foi pago no cartão, gerar uma nota fiscal, checar se esse valor caiu no banco, fazer a conciliação bancária, contabilizar esse valor e ter uma visão de quanto é preciso pagar pelo imposto retido.

Assim, é possível ter controle total das despesas e também dos impostos que esses compromissos geram, além de gerenciar os pagamentos dos médicos, contando com relatório de produtividade deles.

Há uma visão ampla do fluxo de caixa, baseada no plano de contas financeiro da unidade, mostrando com facilidade o que a instituição quer visualizar, já que ela pode desenhar o fluxo de forma personalizada.

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Sistema para clínicas: qual postura esperar do seu fornecedor?

Ao procurar por um sistema para clínicas, é aconselhável sempre observar se o fornecedor da tecnologia está um passo adiante. Isto é, se ele prevê upgrades ao longo do tempo para assegurar inovação e qualidade, bem como recursos e tecnologias diferenciadas. Essa é a forma mais garantida de manter sempre a instituição competitiva, não precisar migrar de ferramenta em curto prazo e obter melhores resultados financeiros.

Sabemos que a automatização na saúde é um diferencial competitivo e precisa de fornecedores igualmente inovadores. Por isso, os gestores devem avaliar se o sistema para clínica oferecida tem funcionalidades que atendam aos processos críticos, administrativos e assistenciais, se o parceiro oferece o tipo de suporte necessário e se prevê as adequações necessárias para a sustentabilidade do seu negócio a longo prazo.

É preciso ainda ter bastante clareza de que é inevitável evoluir constantemente dentro de uma estrutura que seja sustentável financeiramente ao longo do tempo. Nesse sentido, ter um bom fornecedor é essencial para potencializar os resultados.

Como saber qual o sistema para clínicas é mais adequado?

Uma prática utilizada quando um sistema para clínicas é obsoleto e não consegue integrar dados é ter várias ferramentas. Isso exige um grau de retrabalho muito grande, que vai desde a digitação de informações até a geração e a análise manual dos relatórios.

Outro motivo usual de possuir duas ou mais soluções é a pressa por adquirir algo diferenciado, sem estar completamente ciente das possibilidades. Nisso, um parceiro confiável poderá apontar a melhor solução e adiantar-se oferecendo soluções cada vez mais inovadoras para agregar à clínica, aumentando sua capacidade competitiva.

Algumas vezes, o mercado de tecnologia pode oferecer soluções muito parrudas, o que pode encantar uma clínica. Mas uma clínica não é um hospital. Assim, adquirir uma solução desse tipo pode aumentar a complexidade processual e dificultar questões operacionais.

Portanto, é necessário ter clareza do porte da clínica e de seus objetivos de médio e longo prazo, antes de investir em uma plataforma. Além disso, é preciso garantir os upgrades prontamente, sem  que a clínica precise se preocupar com isso. 

Diferenciais de um fornecedor de sistema para clínicas

O desafio das empresas no mercado sempre girou em torno do binômio custo x qualidade. E isso não é diferente no setor de clínicas. Otimizar recursos através de processos mais eficientes, sem perder de vista as expectativas e a satisfação dos clientes, é o segredo do equilíbrio. Soluções que possam convergir essas necessidades e parceiros consultivos que apoiem essa empreitada sempre sairão na frente.

A dica é procurar mais do que uma novidade, mas um parceiro que ofereça um serviço consultivo e que auxilie a instituição a ganhar visibilidade no cenário da saúde e garanta a sua sustentabilidade, inclusive financeiramente. 

Por fim, os dados são um dos ativos mais importantes. Então, procure conhecer melhor os aspectos de  segurança dos sistemas oferecidos pela empresa.

Quer saber mais sobre sistema para clínicas e como encontrar o fornecedor correto? Confira este conteúdo:


Sobre a autora:

Líder de equipe e especialista na Área de BackOffice. Trabalho há 13 anos na Pixeon buscando sempre aprender e levar conhecimento que agregue valor e otimize a vida do cliente. Amo a vida, família e amigos. Apaixonada por música e dança.

 

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