Como obter um controle efetivo do faturamento hospitalar

Uma das primeiras estratégias para obter uma gestão eficiente e um faturamento hospitalar saudável é definir processos alinhados ao planejamento estratégico da sua instituição. Essa tática deve nortear e servir de referência para a estruturação dos seus processos de atendimento — acompanhando toda a jornada do paciente, até o faturamento — para garantir a eficiência operacional.

Mas ainda é preciso aplicar outras estratégias para ter sucesso na gestão financeira. Continue acompanhando o texto e saiba como a tecnologia pode contribuir.

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Faturamento hospitalar: como obter um controle efetivo

Definir processos é apenas o ponto de partida para obter o controle efetivo do seu faturamento hospitalar. É fundamental realizar controles e validações ao longo de todo o processo de atendimento para garantir a sua assertividade e, consequentemente, a saúde das suas finanças. 

É imprescindível, ainda, executar a validação dos convênios, acompanhar indicadores e capacitar os seus colaboradores. 

Validação dos convênios

É importante validar, o mais cedo possível, as regras contratuais determinadas entre suas instituições e os planos de saúde.

Um exemplo que evidencia esse ponto é quando as regras de convênios já são validadas no agendamento dos procedimentos ou no atendimento do paciente na recepção. Assim, é mais fácil garantir que o convênio irá faturar aquela conta.

As glosas, aliás, assombram o faturamento hospitalar. A validação, no entanto, contribui para evitar erros, perdas e desgaste com o paciente que, eventualmente, terá de pagar por um procedimento realizado caso o convênio negue o pagamento.

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Mantenha as regras de convênio atualizadas

O gestor hospitalar deve, portanto, estar atento para manter sempre atualizadas as regras contratuais, os níveis de cobertura e tabelas de preços de convênios para que todas as ordens de serviço possam ser conferidas e validadas com as regras em vigência. Dessa forma, você evita perdas financeiras e pode cobrar adequadamente os planos de saúde pelos procedimentos realizados de acordo.

Acompanhamento de indicadores

A análise de dados deve ser um dos pilares do seu planejamento estratégico, pois demonstra valorização da experiência do paciente.

Considere, então, acompanhar indicadores, como o das glosas, custos por setor do seu hospital — para saber qual procedimento é mais rentável, por exemplo —, taxa de ocupação de leitos,  taxa de ocupação da agenda e tempo de esp,era. Outros indicadores podem ser criados de acordo com a atividade da sua instituição, e todos servem para monitorar a eficiência e indicar os gargalos ou problemas a serem corrigidos.

Capacitação dos colaboradores

Além de processos definidos e alinhados ao seu planejamento estratégico e indicadores para ajudar a encontrar oportunidades de melhorias, é preciso contar com profissionais capacitados para utilizar todo o seu sistema. 

Desde os profissionais que atuam no atendimento aos pacientes, seja na recepção, no atendimento via call center, até os responsáveis pela gestão dos processos devem ser treinados. Oriente como executar o sistema, interagir e cuidar das pessoas, quais documentos solicitar e tudo o que for importante para que a jornada do paciente e todos os seus processos fluam de forma eficiente.

Como a tecnologia apoia a gestão do faturamento hospitalar

A transformação digital chegou nas instituições de saúde, pois os gestores já estão percebendo que esse é o único caminho para garantir a competitividade. E isso envolve não apenas os processos de atendimento ao paciente, mas também a gestão do faturamento hospitalar.

A melhor maneira de você obter um controle efetivo do faturamento é investir em um sistema de gestão ou HIS (Hospital Information System). A solução pode ser aplicada em todos os setores da sua instituição, integrando-a por completo. Dessa maneira, é possível coletar, circular e centralizar informações — e eliminar o papel — para otimizar não apenas a comunicação interna, mas todos os processos, inclusive o atendimento e o cuidado às pessoas.

Veja como um sistema de gestão pode aumentar a eficiência operacional da sua instituição e ajudar a lidar com os principais desafios para a gestão de faturamento elencados aqui: monitoramento de indicadores e o controle de glosas.

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Monitoramento de indicadores

Com todos os setores do seu hospital integrados em um único sistema, o monitoramento de indicadores hospitalares se torna uma tarefa mais simples. É possível criar e acompanhar indicadores mais comuns, como volume do faturamento e volume de contas representadas, como também indicadores mais específicos — como taxa de ocupação das salas de cirurgia e satisfação dos pacientes.

Os índices de motivos de ajustes em contas, tanto por auditoria interna como por auditoria externa, para poder fazer correções, são igualmente relevantes para os hospitais.  Ao perceber que as auditorias estão apontando sempre um mesmo motivo para ajuste, deve-se avaliar como eliminar o problema.

O acompanhamento das informações permite que sejam feitos ajustes no processo como um todo. O sistema aumenta a acurácia no registro de informações, assim como sua estruturação, além de fornecer uma rápida resposta aos tomadores de decisão.

O uso de sistemas de BI (Business Intelligence) abre novas oportunidades a sua gestão de faturamento, pois outros dados que ajudam a melhorar o atendimento também podem ser capturados. Para saber quem são as pessoas que mais frequentam seu hospital, você pode identificar quais comorbidades mais evoluem para internação, a média de idade, sexo e gênero dos pacientes atendidos.

Controle de glosas

Segundo a última versão do Observatório Anahp — publicação da Associação Nacional de Hospitais Privados —, o prazo médio para os hospitais receberem pagamento dos planos de saúde é de 68,72 dias. Apesar desse número ser o segundo menor entre os quatro anos apresentados no estudo, o dado ainda é alarmante. A implantação do HIS ajuda a reduzir essa situação.

Isso porque com um sistema de gestão você tem mais facilidade de unificar e encontrar dados. Tudo fica em um ambiente digital seguro e os acessos a cada documento são registrados. As informações são atualizadas em tempo real e acessadas à distância, agilizando a tomada de decisões.

O sistema também facilita a criação de relatórios e visualização de processos em diferentes níveis de detalhamento, assim como a padronização destes, o que evita erros que causam glosas, como o preenchimento incorreto ou incompleto de informações sobre um paciente. 

Ao contar com o recurso para identificação dos padrões de glosas, você é notificado pelo sistema quando há campos incorretos, validando autorizações e a elegibilidade do paciente.

Por fim, tanto contas de convênios, como também do SUS e particulares, são fechadas facilmente com o HIS.

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