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Não deixe dinheiro na mesa: controle efetivo do faturamento hospitalar

Por André Silveira em 5 de outubro de 2017

 

Há alguns segredos para garantir uma gestão eficiente e um faturamento hospitalar saudável. O primeiro deles é ter processos bem definidos e alinhados com o planejamento estratégico da instituição. A estratégia de gestão deve ser um direcionador e a base para estruturar os processos de atendimento, seguindo seu fluxo até o faturamento para garantir uma eficiência operacional.

 

A partir de um processo bem definido, é importante que todos os controles e as validações que devem acontecer ao longo do processo, sejam realizados o mais cedo possível. Dessa forma, é possível ter um fluxo de atendimento do paciente que vai resultar no faturamento hospitalar. É importante fazer com que as regras contratuais determinadas entre a instituição e os planos de saúde sejam validadas o mais cedo possível dentro da instituição de saúde.

 

Um exemplo que evidencia esse ponto é quando as regras de convênios já são validados no agendamento dos procedimentos ou no atendimento do paciente na recepção da instituição. Assim, o sistema já indica quais aspectos precisam ser preenchidos adequadamente para que mais a adiante o convênio possa faturar aquela conta de forma adequada, sem gerar glosa. Algo que sempre assombra o faturamento hospitalar são as glosas, ou seja, os insucessos do faturamento. Por isso, o que for possível validar o quanto antes, evitará erros, perdas e desgaste com o paciente que pode passar por um procedimento que eventualmente terá que ser cobrado particular do paciente, caso o convênio negue o pagamento.

 

Como obter o controle efetivo do faturamento hospitalar

 

Realizar as validações dos convênios o mais cedo possível é apenas o primeiro passo desse processo. Na sequência é imprescindível configurar as regras de cada convênio e SUS de forma bem estruturadas e amarradas dentro do sistema. O gestor hospitalar deve estar atento para manter sempre atualizadas as regras contratuais, os níveis de cobertura e tabelas de preços de convênios para que todas as ordens de serviço possam ser conferidas e validadas com as regras em vigência.

 

Isso fará com que a unidade hospitalar não tenha perdas financeiras e possa cobrar adequadamente dos planos de saúde todos os procedimentos realizados de acordo com o que está contratado.Manter os dados desatualizados oferecem o risco de perdas financeiras significativas no faturamento hospitalar.

 

Todas essas informações e regras necessitam estar inseridas e devidamente estruturadas dentro de um HIS (Hospital Information System), que permita rastreabilidade da informação.

 

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Quando for necessário fazer um ajuste em uma conta ou um cancelamento de processo, por exemplo,o sistema deve registrar de forma estruturada informações como: quem o fez, quando o fez e o motivo da alteração – . Dessa forma, é possível construir indicadores que monitorem a eficiência e que possam indicar onde há gargalos ou problemas a serem corrigidos. Assim, com as informações extraídas do sistema é possível fazer ajustes para corrigir a rota nos processos registrados no sistema.

 

O último segredo para o controle efetivo do faturamento hospitalar é cuidar da capacitação do usuários do sistema, desde aqueles que estão fazendo o atendimento aos pacientes ou o atendimento via call center e, até mesmo, os responsáveis pela gestão dos processos. Todos os usuários devem estar bem treinados e capacitados sobre os processos que precisam executar, como devem interagir com o paciente, quais documentos precisam ser solicitados para que todo o processo flua de forma eficiente e não ocorram erros.

 

Boas práticas para o controle do faturamento hospitalar

 

Vale ressaltar também que um gestor de faturamento hospitalar não poderá deixar de acompanhar os indicadores da instituição para garantir a eficiência. Acompanhar os indicadores mais clássicos como volume do faturamento, volume de contas a represadas, o aging das contas, é o primeiro passo. No entanto, um bom gestor deve ir além e monitorar os indicadores mais específicos como o tempo de espera, que impacta diretamente na qualidade do atendimento e satisfação do paciente. Esse ponto pode impactar no aumento do faturamento com um maior número de atendimentos.

 

Outro fator relevante para acompanhamento são os índices de motivos de ajustes em contas, tanto por auditoria interna como por auditoria externa, para poder fazer correções. Ao perceber que as auditorias estão apontando sempre um mesmo motivo para ajuste, deve-se avaliar como atacar a causa raiz e eliminar o problema.

 

O acompanhamento das informações permite que sejam feitos esses ajustes finos e a otimização do processo como um todo. As informações geradas pelo sistema para que as decisões sejam tomadas precisam vir de dados confiáveis. Ou seja, deve haver uma preocupação e zelo ao registrar os dados no sistema. Assim como essas informações precisam estar estruturadas, o sistema também precisa ter capacidade de dar respostas para a hipóteses criadas a partir dessas informações. Caso se observe que há perdas por um determinado motivo, o gestor precisa poder entender esses pontos de acordo com os dados do sistema.

 

Para que se tenha o controle devido desde o agendamento até o faturamento hospitalar, não só é importante registrar as informações de forma devida, mas é imprescindível também que a gestão acompanhe os indicadores dos processos. Dessa forma, os processos podem ser ajustados de forma contínua para que evitar perdas e aumentar a eficiência da unidade. Afinal, não existe mágica quando o assunto é gerenciamento e sistema de gestão hospitalar. Saiba mais neste artigo.  

 

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