Quando um paciente precisa marcar um exame, na maioria dos casos ele liga para a clínica, confere todas as opções de horários e escolhe o que melhor se encaixa na sua rotina. Nesse caso, o atendente precisa verificar manualmente os dias e horários livres para agendar o exame do paciente. Mas as instituições mais avançadas já utilizam os sistemas de agendamento em clínicas, que facilitam o trabalho diário e aumentam a produtividade dos atendentes.
Dentro dos sistemas, existem diversas funcionalidades, como é o caso da agenda inteligente, que funciona da seguinte forma:
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o paciente liga para a clínica para marcar um exame
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nesse momento, o atendente já pergunta quais dias e horários ele tem disponível
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o paciente responde “segundas e quartas à tarde”, por exemplo
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o atendente seleciona no sistema a modalidade do exame e os dias e horários escolhidos pelo paciente
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o sistema mostra apenas as opções livres daqueles dias, evitando que o atendente precise falar todos os horários disponíveis da semana, sendo que o paciente não poderia nos outros dias
Com o uso da agenda inteligente, reduz-se o tempo de atendimento. Além disso, é possível selecionar todos os exames que o paciente precisa realizar para marcar em horários seguidos, evitando que seja necessário que a pessoa retorne em dias diferentes para realizar os outros exames. O sistema também organiza o agendamento de acordo com a prioridade dos exames. Por exemplo, os exames que exigem algum tipo de preparo (trocar de roupa, contraste) são realizados primeiro.
Os sistemas de agendamento em clínicas viabilizam ainda a geração de relatórios personalizados. Por meio dessa ferramenta, é possível analisar a agenda de um médico ou uma modalidade específica. Também pode-se optar por mostrar apenas a taxa de no-show (quando um paciente marca o exame, mas não comparece para realizá-lo), indicador fundamental para ser avaliado pelos gestores, a fim de definir novas estratégias para diminuir o índice.
Nesses casos, alguns sistemas de agendamento em clínicas automatizam a função de enviar lembrete por SMS para o celular do paciente. É possível ainda colocar a opção de resposta, como “1 para SIM” e “2 para NÃO”. Caso a resposta seja não, o atendente recebe um alerta e liga para o paciente para remarcar o exame. Dessa forma, os horários vazios são preenchidos e o tempo dos profissionais é otimizado.
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