Gestão hospitalar: tudo o que você precisa saber

Independente do porte da instituição, a gestão hospitalar é permeada por desafios, ainda mais num cenário de crescimento do acesso da população aos serviços de saúde. Mas com a transformação digital, os hospitais estão conseguindo atender mais pessoas e, ainda, estão otimizando o atendimento aos pacientes. 

O uso de equipamentos mais avançados e de softwares de gestão está aumentando a assertividade dos diagnósticos e tratamentos, bem como os processos internos e a produtividade dos profissionais.

Controlar o estoque de materiais, insumos e medicamentos, evitar glosas, reduzir a taxa de no-show da agenda e averiguar quantos atendimentos seus médicos fazem todos os dias, são alguns dos índices que podem ser obtidos com uso de um sistema de gestão para hospitais. A solução, quando integrada aos demais sistemas da instituição, captura e processa diversas informações, gerando insights valiosos para acelerar a tomada de decisões. O sistema, portanto, não apenas otimiza os processos e o atendimento, como também a identificação de novas oportunidades de melhorias e a expansão dos serviços.

Neste artigo, saiba quais as melhores práticas e soluções inovadoras para melhorar a sua gestão hospitalar, facilitando o controle sobre todos os setores da instituição, melhoria de processos, acompanhamento de indicadores e aperfeiçoamento do planejamento estratégico. Acompanhe!

 

Como otimizar a gestão hospitalar

A qualidade do seu atendimento e cuidado às pessoas, a infraestrutura da recepção, dos leitos, consultórios e salas cirúrgicas do seu hospital, assim como a tecnologia e o estado dos equipamentos são muito importantes para atrair e fidelizar clientes, garantindo a credibilidade da sua instituição. No entanto, para aumentar seu faturamento e expandir seus serviços, é fundamental otimizar processos de todos os seus setores, assim como obter mais eficiência e segurança no controle de dados da sua organização.

Sua instituição certamente dispõe de dispositivos médicos, equipamentos e outros aparelhos modernos, o setor financeiro utiliza alguma aplicação para gerir os custos de estoque  — nem que seja uma planilha — e sua equipe de médicos, enfermeiros e técnicos salva todas as informações do atendimento a um paciente em um prontuário. 

Todas essas atividades produzem informações importantes para a gestão hospitalar, mas dependendo da maneira como um hospital as administra, elas podem não apenas causar problemas — limitando, inclusive, a produtividade dos colaboradores —, como não serem aproveitadas de forma estratégica.

O que fazer, então, para otimizar sua gestão hospitalar e, assim, expandir seus negócios?

Para ajudá-lo, nossos especialistas recomendaram as melhores práticas e soluções a serem aplicadas em cinco áreas estratégicas da gestão hospitalar:

• Atendimento ao paciente;
• Assistência clínica;
• Backoffice;
• Gestão operacional;
• Gestão estratégica.

Confira!

 

Atendimento ao paciente

A recepção e o pronto socorro da sua instituição são a porta de entrada dos seus pacientes, e é por aí que sua gestão hospitalar deve começar. Quando o registro da entrada de pacientes é feito de forma adequada — o que requer, por exemplo, o preenchimento correto de informações —, muitos problemas são evitados nas etapas seguintes da jornada de atendimento e a produtividade dos seus colaboradores pode ser maior.

Lembre-se de que o atendimento de muitos dos seus pacientes começa no agendamento. Para otimizar essa etapa, é interessante diversificar os canais de atendimento — permanecer restrito ao atendimento telefônico é desvantajoso — e oferecer, por exemplo, a possibilidade de agendar exames on-line, seja por aplicativo de mensagens ou diretamente no site do seu hospital. 

Você também pode enviar lembretes automáticos para recordar seus pacientes das consultas agendadas, evitando, assim, altas taxas de no-show da sua agenda.

Leia também: 5 dicas para aperfeiçoar o atendimento médico

O uso de sistemas digitais também contribui para que instituições de saúde se tornem paperless e mais inovadoras. Além de contribuir com o meio ambiente, a eliminação do uso de papel reduz a perda de informações — facilitando o atendimento aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) — e agiliza os processos. 

Quando os dados circulam em ambiente digital, fica mais fácil garantir sua segurança, assim como o preenchimento correto de informações — dados pessoais, por exemplo, só precisam ser inseridos uma única vez.

Quando integrado a um Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), o sistema de gestão garante que o médico, no momento do atendimento, possa acessar todos os dados do paciente, eliminando a necessidade de solicitações de informações já coletadas e otimizando o tempo de atendimento. Os resultados de exames também podem ser disponibilizados em plataformas on-line. 

A comunicação com o centro cirúrgico e obstétrico, a gestão de autorização pré-internação, exames e consultas aos convênios também é facilitada com uso da tecnologia, que pode interagir com mais velocidade aos sistemas do plano de saúde. Com a redução dos erros por preenchimentos de dados, esse processo também é realizado mais rapidamente.

Garanta o compliance com a LGDP:

Assistência clínica

Essa área estratégica se refere aos processos e recursos aplicados à gestão dos cuidados com o seu paciente. É preciso oferecer condições de assistência médica e de enfermagem, assim como infraestrutura, equipamentos adequados e apoio ao atendimento no consultório médico. Os profissionais precisam ter facilidade para acessar e registrar informações do paciente, assim como contato ágil e seguro com a farmácia.

Hospitais com setor oncológico, por exemplo, requerem muita organização da enfermagem para que não ocorram erros na administração de medicamentos aos pacientes. Falhas como uso do medicamento errado ou aplicação de dosagem incorreta podem prejudicar o tratamento das pessoas e causar desperdício de recursos.

Mas diante da diversidade de especialidades que os hospitais possuem, é imprescindível contar com um sistema único de prontuário.

Leia também: 10 vantagens do uso do Prontuário Eletrônico – PEP

Ao dar entrada em um hospital, um paciente pode ser encaminhado a diferentes setores: enfermagem, centro de diagnóstico por imagem (CDI), fisioterapia, oftalmologia ou algum outro. Tal deslocamento — que pode envolver a ida a diferentes áreas ou unidades de uma instituição — exige a disponibilidade de profissionais competentes e eficiência na troca de informações para que todos os profissionais envolvidos no cuidado daquele paciente tenham acesso a dados atualizados.

O PEP se torna fundamental nesse processo, pois é uma tecnologia que ajuda a organizar as informações geradas em todos os setores da instituição. 

Se um paciente foi encaminhado para a fisioterapia depois de passar pela recepção, por exemplo, o profissional que irá atendê-lo consegue conferir no PEP os dados já fornecidos na entrada. Se a mesma pessoa for encaminhada para outro setor, o próximo profissional já saberá o que foi feito com ele anteriormente — inclusive poderá conferir resultados de exames.

Como o PEP é um solução digital, os prontuários físicos podem ser eliminados, o que também ajuda a aumentar a segurança, agilidade e produtividade. Os dados do paciente são armazenados em um único lugar e podem ser acessados on-line a partir de computadores autorizados. A solução facilita, ainda, a prescrição médica sempre legível, sem riscos de erros.

Saiba mais >> Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): vantagens para o atendimento e gestão de pacientes

 

Backoffice

Um backoffice inteligente e automatizado é essencial para instituições de saúde. A gestão financeira e contábil, o controle de fluxo de caixa, repasses médicos, administração de orçamentos e custos, entrada e saída de medicamentos, insumos e materiais são atividades que precisam ser bem executadas para que não haja perda de recursos, tampouco prejuízo a experiência do paciente.

A gestão de custos, por exemplo, envolve a categorização deles — custos fixos e variáveis, diretos e indiretos. O gerenciamento do setor cirúrgico deve permitir a solicitação, com antecedência, dos materiais e medicamentos que serão utilizados na cirurgia, e comunicação direta com o estoque, farmácia e setor de compras para que não falte nada.

Não menos importante é obter controle sobre o tempo de realização do procedimento, custo-hora do espaço físico, quantidade de minutos e tempo do equipamento e materiais médicos.

Leia também: Como utilizar a tecnologia para controlar os custos hospitalares?

A implantação de um sistema de gestão para hospitais ou HIS (Hospital Information System) proporciona diversas vantagens ao setor financeiro e de suprimentos de uma instituição. No software é possível visualizar, em detalhes, os custos do trabalho realizado por médicos, enfermeiros e técnicos, custos para manter um consultório ou sala cirúrgica e o valor gasto com dispositivos médicos e equipamentos.

Um dos diferenciais do sistema da Pixeon é a possibilidade do monitoramento em tempo real dos dados. Isso facilita o trabalho de gestores, que podem acompanhar informações financeiras e de uso de materiais por setor, paciente ou procedimento. A partir dessas informações, fica mais fácil identificar gargalos em processos e empreender melhorias, tomar melhores decisões e elaborar um planejamento mais assertivo.

O HIS também viabiliza a gestão eletrônica de medicamentos, o que melhora a administração e otimiza o tempo nessa atividade, reduzindo custos com o estoque, a frequência e o volume de compras, bem como o controle de dosagem, lotes e validade. A solução facilita, ainda, a autorização e liberação de OPME e a uniformização da nomenclatura dos medicamentos — o que é fundamental para tornar o processo de dispensação simples e fluido.

Entenda o que o futuro da saúde promete para a gestão hospitalar:

 

Gestão operacional

A gestão operacional envolve processos em duas áreas: faturamento e apoio. A primeira está relacionada à gestão financeira e a administração de informações e regras de convênio, glosas e envio de faturas. Já a segunda se refere a atividades mais básicas que, quando não promovidas com eficiência, impactam negativamente na percepção do paciente sobre o atendimento.

São rotinas de apoio à operação hospitalar e clínica, como auditorias, fluxo de prontuário físico, manutenção de equipamentos e espaços físicos, controle do fluxo de entrada dos itens enviados a lavanderia, esterilização, controle de pacientes com prontuários duplicados, aplicação de pesquisa de avaliação e científica e definição do cardápio. 

As atividades do apoio, quando não atingem a excelência, são então percebidas pelos pacientes, que acabam tendo uma experiência ruim com a instituição. Quando “passam despercebidas”, muito provavelmente isso indica eficiência operacional.

Leia também: Como os softwares de saúde contribuem para evitar glosas

As glosas são um dos maiores problemas para o faturamento de instituições de saúde. O não recebimento de pagamentos dos planos representa, em média, 4,10% da receita líquida dos hospitais, segundo o Observatório 2021 — publicação da Associação Nacional  de Hospitais Privados (Anahp).

Na maioria das vezes, as glosas são ocasionadas por erros no preenchimento de dados e registros de um atendimento, falhas técnicas e científicas dos profissionais e não envio — ou envio equivocado e incompleto — de documentos. Os convênios são bastante rígidos quanto aos dados que recebem, por isso não fazem o pagamento quando detectam incompatibilidades.

Um software de gestão de saúde pode resolver o problema das glosas na sua instituição, pois a tecnologia rastreia todos os faturamentos não recebidos ou recusados e pode identificar o motivo dessas glosas, promovendo maior controle sobre os dados. 

O uso de PEP integrado ao sistema aumenta a eficiência do processo, pois as informações dos atendimentos são atualizadas em tempo real. Com o HIS, o controle sobre o faturamento SUS e a exportação de faturas também são simplificados e o controle de contas a pagar e receber é mais eficiente.

Saiba como aumentar a rastreabilidade e o controle de dados:

 

Gestão estratégica

A gestão estratégica dos hospitais está cada vez mais relacionada à análise de dados, o que é consequência da crescente transformação digital da saúde. O uso de sistemas digitais integrados abre, portanto, uma nova possibilidade para gestores. Afinal, muitas informações valiosas são geradas todos os dias — algo pode ser feito a partir da interpretação delas, certo?

O Business Intelligence (BI) — recurso disponível no HIS da Pixeon — permite que as organizações possam ir além da mera visualização do número de atendimentos. A ferramenta permite visualizar diversas informações a partir da perspectiva dos profissionais, pacientes, planos de saúde e dos demais atores envolvidos no ecossistema, assim como obter insights para subsidiar ações preditivas.

Todas as informações são apresentadas em dashboards no próprio sistema de gestão. O BI faz o tratamento dos dados, ou seja, a sumarização, sintetização e geração de dados relevantes para o seu hospital, para ajudá-lo a otimizar processos e recursos, e descobrir novas oportunidades. Suportados por essas informações, decisões são tomadas com maior segurança e confiança e novas metas são elaboradas para alcançar os resultados.

Leia também: Como potencializar a gestão estratégica e análise de dados em hospitais

Sistemas de gestão com BI, como da Pixeon, fornecem dados em tempo real e permitem que você crie seus próprios indicadores para serem acompanhados. A partir daí, você pode compreender melhor quem são seus pacientes — se pessoas mais jovens ou mais velhas, do sexo masculino ou feminino, por exemplo — e identificar quais são os serviços mais e menos requisitados.

Existem, basicamente, três tipos de indicadores: 

• Operacionais — para medir processos, como volume de exames realizados por médicos; 
• Táticos — aproveitados para criação de novos processos; 
• Estratégicos — que fomentam a tomada de decisão estratégica.

Cada hospital deve elaborar seus próprios indicadores, mas existem aqueles que são relevantes para qualquer instituição, pois contribuem para otimizar a produtividade e a gestão financeira. É o caso de índice de glosas, taxa de no-show, tempo médio de atendimento, controle de estoque, faturamento por serviço, faturamento por plano de saúde, rendimento por médico, entre outros.

Saiba mais >> 9 indicadores hospitalares para melhorar a produtividade

 

Integre seu hospital de ponta a ponta com a Pixeon

A Pixeon desenvolve soluções completas para a gestão hospitalar. Nosso sistema HIS permite o controle e a integração de todas as áreas e processos de um hospital, promovendo uma assistência segura e eficiente. 

Implemente tecnologia Pixeon no seu hospital, empodere seus colaboradores e torne a experiência do seu paciente ainda melhor.