Gestão hospitalar: tudo o que você precisa saber

Independentemente do porte da instituição, a gestão hospitalar é permeada por desafios, ainda mais em um cenário de crescimento do acesso da população aos serviços de saúde. Felizmente, com a transformação digital, os hospitais estão conseguindo atender mais pessoas a partir de um atendimento otimizado.

O investimento em um sistema hospitalar avançado e em equipamentos tecnológicos de primeira linha aumenta a assertividade dos diagnósticos e tratamentos, bem como agiliza os processos internos e impulsiona a produtividade dos profissionais.

Neste conteúdo, falaremos das melhores práticas de gestão hospitalar e sobre as soluções inovadoras que podem ajudar você nesse processo, facilitando o controle de dados e aperfeiçoando seu planejamento estratégico. Acompanhe!

O que é gestão hospitalar?

A gestão hospitalar engloba uma série de processos internos que são fundamentais para um atendimento de excelência, que seja capaz de aliar segurança, eficácia e agilidade nos serviços de saúde.

Controlar o estoque de materiais, insumos e medicamentos, evitar glosas, reduzir a taxa de no-show da agenda, avaliar a saúde financeira da empresa e averiguar quantos atendimentos seus médicos fazem todos os dias são alguns exemplos práticos das demandas de uma gestão hospitalar.

Atualmente, as instituições têm investido em tecnologia para otimizar essas demandas por meio de um sistema hospitalar robusto e avançado. Esse tipo de solução, quando contempla todos os setores do hospital, captura e processa diversas informações, gerando insights valiosos para embasar e acelerar a tomada de decisões.

Um sistema hospitalar, portanto, otimiza não somente os processos internos e o atendimento, mas também permite identificar novas oportunidades de melhorias financeira, contribuindo para a expansão dos serviços de saúde prestados à população.

Saiba mais sobre o uso da tecnologia em saúde e veja o manual dos indicadores que você precisa acompanhar para tomar decisões estratégicas.

Como otimizar a gestão hospitalar

A qualidade do seu atendimento e cuidado às pessoas, a infraestrutura da recepção, dos leitos, consultórios e bloco cirúrgico do seu hospital, assim como a tecnologia e o estado dos equipamentos são muito importantes para atrair e fidelizar clientes, garantindo a credibilidade da sua instituição.

No entanto, para aumentar seu faturamento e expandir seus serviços, é fundamental otimizar a gestão hospitalar em todos os setores, investindo em sistemas que proporcionem mais eficiência e segurança no controle de dados da sua organização.

Sua instituição certamente dispõe de dispositivos médicos, equipamentos e outros aparelhos modernos, o setor financeiro utiliza alguma aplicação para gerir os custos de estoque – nem que seja uma planilha – e sua equipe de médicos, enfermeiros e técnicos salva todas as informações do atendimento a um paciente em um prontuário.

Todas essas atividades produzem informações importantes para a gestão hospitalar, mas, se não estiverem interligadas entre si, elas podem não apenas causar problemas – limitando, inclusive, a produtividade dos colaboradores –, como não serem aproveitadas de forma estratégica.

O que fazer, então, para otimizar sua gestão hospitalar e, assim, expandir seus negócios? É aí que entra a importância de escolher um sistema hospitalar robusto e que funcione a partir de mecanismos avançados, otimizando os processos internos para uma gestão inteligente de ponta a ponta no hospital.

A seguir, daremos algumas dicas de gestão hospitalar que podem ser potencializadas com o uso de sistemas digitais especializados.

Favoreça o atendimento ao paciente

A recepção e o pronto socorro da sua instituição são a porta de entrada dos seus pacientes, e é por aí que sua gestão hospitalar deve começar. Quando o registro da entrada de pacientes é feito de forma adequada – o que requer, por exemplo, o preenchimento correto de informações cadastrais – , muitos problemas são evitados nas etapas seguintes da jornada de atendimento e, principalmente, do rcebimento da conta com os convênios/SUS.

Lembre-se de que o atendimento de muitos dos seus pacientes começa já no agendamento. Para otimizar essa etapa, é interessante diversificar os canais de atendimento, pois permanecer restrito ao atendimento telefônico é desvantajoso.

Ofereça, por exemplo, a possibilidade de agendar consultas e exames on-line, seja por WhatsApp ou diretamente em um site/aplicativo próprio do seu hospital. Você também pode enviar lembretes automáticos para recordar seus pacientes dos horários agendados, evitando, assim, altas taxas de no-show da sua agenda.

Escolha um bom sistema hospitalar

O uso de sistemas digitais também contribui para que instituições de saúde se tornem paperless e mais inovadoras. Além de reduzir custos e contribuir com o meio ambiente, a eliminação do uso de papel reduz a perda de informações. Isso também ajuda a cumprir os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e agiliza os processos decisórios.

Quando os dados circulam em ambiente digital, fica mais fácil garantir sua segurança, assim como o preenchimento correto de informações. Os dados pessoais, por exemplo, só precisam ser inseridos uma única vez no sistema hospitalar.

Quando integrado a um Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), o sistema de gestão garante que o médico, no momento do atendimento, possa acessar todos os dados do paciente, eliminando a necessidade de solicitações de informações já coletadas e otimizando o tempo de atendimento. Os resultados de exames também podem ser enviados direto para o PEP, além de serem disponibilizados em plataformas on-line para consulta do paciente.

A comunicação com o centro cirúrgico e obstétrico, a gestão de autorização pré-internação, OPMEs, exames e consultas aos convênios também é facilitada com uso da tecnologia na gestão hospitalar.

Isso permite aos colaboradores do faturamento interagirem com mais velocidade junto aos sistemas dos convênios de saúde. Nesse processo, dá para eliminar por completo falhas por preenchimento incorreto dos dados, entre outros inconvenientes que possam atrasar as operações ou comprometer o faturamento do hospital com glosas.

Aprimore a tomada de decisões

A gestão hospitalar estratégica se refere também aos processos e recursos aplicados no cuidado com o seu paciente. É preciso oferecer as melhores condições de assistência médica e de enfermagem, assim como infraestrutura, equipamentos adequados e apoio ao atendimento no consultório médico.

Os profissionais precisam ter facilidade para acessar e registrar informações do paciente, assim como contato ágil e seguro com a farmácia. Hospitais com setor oncológico, por exemplo, requerem muita organização da enfermagem para que não ocorram erros na administração de medicamentos aos pacientes.

Falhas como uso do medicamento errado ou aplicação de dosagem incorreta podem prejudicar o tratamento das pessoas e causar desperdício de recursos. Nesse sentido, o uso de sistemas hospitalares é fundamental para aprimorar os processos decisórios a partir de uma base de dados completa e confiável acerca dos procedimentos de cada paciente.

Trabalhe com Prontuários Eletrônicos

Ao dar entrada em um hospital, um paciente pode ser encaminhado a diferentes setores: enfermagem, centro de diagnóstico por imagem (CDI), centro cirúrgico, fisioterapia, oftalmologia ou algum outro.

Tal deslocamento, que pode envolver a ida a diferentes áreas ou unidades de uma instituição,  exige a disponibilidade de profissionais competentes e eficiência na troca de informações para que todos os colaboradores envolvidos no cuidado daquele paciente tenham acesso a dados atualizados.

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é esse instrumento que unifica as informações do histórico de cada paciente, tornando-se assim uma ferramenta fundamental em toda a jornada de atendimento.

Se um paciente foi encaminhado para a fisioterapia depois de passar pela recepção, por exemplo, o profissional que irá atendê-lo consegue conferir no PEP os dados já fornecidos na entrada. Se a mesma pessoa for encaminhada para outro setor, o próximo profissional já saberá o que foi feito com ele anteriormente, inclusive poderá conferir resultados de exames.

Como o PEP é um solução digital, os prontuários físicos podem ser eliminados, o que reduz custos de armazenamento de documentos antigos, ajuda a aumentar a segurança dos dados e ainda traz mais agilidade aos processos, impulsionando a produtividade das equipes.

Os dados do paciente são armazenados em um único lugar e podem ser acessados on-line a partir de computadores autorizados. A solução facilita, ainda, a prescrição médica sempre legível, sem riscos de erros.

E aqui vale fazer um adendo: um documento no Microsoft Word ou Google Docs não é um prontuário eletrônico. Essas ferramentas de uso comum podem até ser digitais, mas estão longe de trazer a segurança necessária que um prontuário exige, além de não contar com as  configurações/campos específicos para atendimentos de saúde.

Por isso, conte sempre com uma solução desenvolvida por especialistas em softwares de saúde, como prontuário eletrônico da Pixeon.

Tenha um backoffice ágil e inteligente

Um backoffice inteligente e automatizado é essencial para uma gestão hospitalar eficaz. A gestão financeira e contábil, o controle de fluxo de caixa, repasses médicos, administração de orçamentos e custos, entrada e saída de medicamentos, insumos e materiais são atividades que precisam ser bem executadas para que não haja perda de recursos, tampouco prejuízo na experiência do paciente.

A gestão de custos, por exemplo, envolve a categorização de todas as despesas – custos fixos e variáveis, diretos e indiretos. O gerenciamento do setor cirúrgico deve permitir a solicitação, com antecedência, dos materiais e medicamentos que serão utilizados na cirurgia, além de favorecer a comunicação direta com o estoque, farmácia e setor de compras.

Não menos importante é obter controle sobre o tempo de realização do procedimento, custo-hora do espaço físico, quantidade de minutos e tempo do equipamento e materiais médicos. Tudo isso influencia não só na eficiência dos serviços prestados, mas, sobretudo, na experiência clínica do paciente.

Ainda não sabe o que incluir no seu planejamento estratégico hospitalar? Veja o nosso template com os itens indispensáveis para uma gestão inteligente e eficaz.

Por que implantar um sistema hospitalar?

Ao longo do conteúdo, vimos que uma gestão hospitalar bem-sucedida exige contar com tecnologia de ponta para otimizar processos internos e, assim, impulsionar a produtividade dos colaboradores e proporcionar um atendimento de excelência aos pacientes.

A implantação de um sistema de gestão para hospitais ou HIS (Hospital Information System) proporciona diversas vantagens ao setor financeiro e de suprimentos de uma instituição.

No software é possível visualizar, em detalhes, os custos do trabalho realizado por médicos, enfermeiros e técnicos, custos para manter um consultório ou sala cirúrgica e o valor gasto com dispositivos médicos e equipamentos.

Ou seja, a gestão financeira está garantida com o uso de um bom sistema hospitalar. Outra frente de atuação importante nesse tipo de ferramenta é o trabalho com a inteligência de dados. Um software especializado permite acompanhar indicadores hospitalares em tempo real, facilitando assim a  identificação de gargalos e a replicação de padrões de sucesso.

A solução facilita, ainda, a autorização e liberação de OPME e a uniformização da nomenclatura dos medicamentos – o que é fundamental para tornar o processo de dispensação simples e fluido. Isto é, todos os setores clínicos saem ganhando com a implantação de um sistema hospitalar robusto e avançado.

Vantagens de utilizar um sistema hospitalar

A seguir, resumimos os principais benefícios do investimento em sistemas digitais para uma gestão hospitalar bem-sucedida.

Melhora a sua gestão operacional

A gestão operacional envolve processos em duas áreas: faturamento e apoio. A primeira está relacionada à gestão financeira e à administração de informações e regras de convênio, glosas e envio de faturas. Já a segunda se refere a atividades mais básicas que, quando não promovidas com eficiência, impactam negativamente na percepção do paciente sobre o atendimento.

São rotinas de apoio à gestão hospitalar e clínica: auditorias, fluxo de prontuário físico, manutenção de equipamentos e espaços físicos, controle do fluxo de entrada dos itens enviados à lavanderia, esterilização, controle de pacientes com prontuários duplicados, aplicação de pesquisa de avaliação e definição do cardápio.

As atividades do apoio, quando não atingem a excelência, acabam impactando na jornada dos pacientes, que acabam tendo uma experiência ruim com a instituição. Quando essas atividades “passam despercebidas”, muito provavelmente isso indica eficiência operacional.

Reduz glosas de faturamento

As glosas são um dos maiores problemas para o faturamento de instituições de saúde. O não recebimento de pagamentos dos planos representa, em média, 4,10% da receita líquida dos hospitais, segundo o Observatório 2021 – publicação da Associação Nacional  de Hospitais Privados (Anahp).

Na maioria das vezes, as glosas são ocasionadas por erros no preenchimento de dados e registros de um atendimento, falhas técnicas e científicas dos profissionais e não envio – ou envio equivocado e incompleto – de documentos. Os convênios são bastante rígidos quanto aos dados que recebem, por isso não fazem o pagamento quando detectam incompatibilidades.

Um software de gestão de saúde pode resolver o problema das glosas na sua instituição, pois a tecnologia rastreia todos os faturamentos não recebidos ou recusados e pode identificar o motivo dessas glosas, promovendo maior controle sobre os dados. 

O uso de PEP integrado ao sistema aumenta a eficiência do processo, pois as informações dos atendimentos são atualizadas em tempo real. Com o HIS, o controle sobre o faturamento SUS e a exportação de faturas também são simplificados e o controle de contas a pagar e receber é mais eficiente.

Permite uma visão estratégica dos processos

A gestão estratégica dos hospitais está cada vez mais relacionada à análise de dados, o que é consequência da crescente transformação digital da saúde. O uso de sistema hospitalar integrado abre uma nova possibilidade para gestores. Afinal, muitas informações valiosas são geradas todos os dias. E algo pode ser feito a partir da interpretação delas, certo?

O Business Intelligence (BI), recurso disponível nos sistemas digitais avançados, permite que as organizações possam ir além da mera visualização do número de atendimentos. A ferramenta permite visualizar diversas informações a partir da perspectiva dos profissionais e dos demais atores envolvidos na área, assim como obter insights para subsidiar ações preditivas.

Todas as informações são apresentadas em dashboards no próprio sistema de gestão. O BI faz o tratamento dos dados, ou seja, a sumarização, sintetização e geração de dados relevantes para o seu hospital, para ajudá-lo a otimizar processos e recursos, e descobrir novas oportunidades de crescimento.

Suportados por essas informações, decisões são tomadas com maior segurança e confiança e novas metas são elaboradas para alcançar resultados cada vez mais promissores.

Favorece o trabalho com a inteligência de dados

Sistemas de gestão com BI fornecem dados confiáveis em tempo real e permitem que você acompanhe os indicadores hospitalares mais relevantes para a sua instituição. A partir daí, você pode compreender melhor quem são seus pacientes – se pessoas mais jovens ou mais velhas, do sexo masculino ou feminino, por exemplo – e identificar quais são os serviços mais e menos requisitados.

Existem, basicamente, três tipos de indicadores efetivos nos processos de gestão hospitalar. São eles:

• Operacionais: para medir processos, como volume de exames realizados por médicos;
• Táticos: aproveitados para criação de novos processos e metodologias;
• Estratégicos: que fomentam a tomada de decisão estratégica.

Cada hospital deve definir seus próprios indicadores-chave, mas existem aqueles que são relevantes para qualquer instituição, pois contribuem para otimizar a produtividade e a gestão financeira. É o caso de índice de glosas, taxa de no-show, tempo médio de atendimento, controle de estoque, faturamento por serviço, entre outros.

Integre seu hospital de ponta a ponta com a Pixeon

A Pixeon é a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

O software HIS para hospitais, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.  

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