Glosas são faturamentos não recebidos ou recusados nas organizações de saúde, por problemas de comunicação entre clínicas e convênios. Em geral, as glosas acontecem quando as informações sobre um atendimento, fornecidas pelo prestador, não batem com o registro no banco de dados do plano de saúde.
Esse é um dos problemas mais críticos em hospitais, clínicas e laboratórios, gerando retrabalho, perda de tempo, atraso nos recebimentos e até prejuízos financeiros.
Nesse artigo você irá saber:
Confira!
Existem diferentes tipos de glosas, que podem ser causadas por erros administrativos, falhas de procedimento, desatualização dos dados, entre outros fatores. Conhecer cada um deles e entender suas causas ajuda a evitar que aconteçam. As glosas podem ser classificadas em:
Em 2019, os hospitais associados à Anahp perderam 4,19% de receita líquida com glosas. (Dados do Observatório 2019 – Relatório da Associação Nacional de Hospitais Privados, Anahp) |
Geralmente, as glosas estão associadas com erros na fase pré-analítica, ou seja, no agendamento e atendimento ao paciente. Como muitos hospitais ainda realizam esses processos de forma manual, as chances de erros aumentam e, consequentemente, de glosas também.
Erros no preenchimento de formulários e planilhas, falta de conhecimento sobre as datas de vencimento e questões contratuais, falhas no faturamento e burocracia para autorizar procedimentos são apenas alguns exemplos de situações que podem ocasionar glosas no sistema de saúde.
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Como consequência, as glosas prejudicam as instituições de saúde em diversos aspectos. A começar pelo financeiro, que é um dos maiores problemas. Quando a operadora do plano de saúde se recusa a pagar por um procedimento que foi realizado, os custos sobram para o hospital que precisa arcar com aquele prejuízo.
O faturamento da instituição é prejudicado e quando há casos frequentes de glosas, os atendimentos e os serviços do hospital podem ser afetados. A falta de materiais, a indisponibilidade de serviços, a redução da mão de obra e outros fatores vão influenciar na percepção negativa dos pacientes.
Vale lembrar que, as operadoras de convênio médico buscam pagar o menor valor possível nos atendimentos de saúde. Por esse motivo, o monitoramento de eventuais falhas que possam gerar glosas é constante. Basta um simples erro de digitação para acarretar em uma glosa. O mesmo vale para as demais regras de cada parceiro conveniado, que mudam com bastante frequência.
Assim, é necessário fazer um controle ativo, monitorando todas as atividades desde que o paciente dá entrada no local, cumprindo adequadamente as etapas do registro até o envio final das informações ao convênio.
Além de indicar corretamente as informações necessárias para a devida configuração no sistema de gestão, seja ele o RIS, LIS ou HIS, é preciso estar atento ao preenchimento dos dados na recepção, bem como a indicação e o vínculo de materiais e medicamentos utilizados.
No laudo médico deve ser evidenciada a técnica do exame aplicado, e posteriormente, a análise da guia final de faturamento antes do envio ao plano de saúde.
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Um aspecto primordial para evitar glosas é substituir o registro manual de informações por sistemas digitais que realizam todo o controle e a gestão dos processos do fluxo de atendimento das organizações de saúde. É o caso do RIS, LIS ou HIS, que permitem automatizar e padronizar as atividades das instituições de saúde.
A maior parte dos problemas que geram glosas são resultados de erros nos cadastros manuais das guias de autorizações dos convênios, que muitas vezes acabam sendo rasuradas ou até extraviadas. Mesmo na digitação manual podem ocorrer erros ou esquecimento de alguma informação, sem falar que cada convênio possui particularidades que devem ser levadas em consideração.
Por isso é tão importante utilizar softwares especializados para o setor da saúde e que aceitam configurações e customizações de acordo com as exigências de cada organização. Os sistemas da Pixeon, por exemplo, são ótimas soluções para evitar glosas e retrabalho no setor de faturamento, pois garantem mais eficiência através da automatização de processos e não são engessados, ou seja, permitem que configurações personalizadas sejam feitas para funcionar de acordo com a administração da sua instituição. Na prática, nossos clientes que utilizam o sistema HIS experimentam uma diminuição de glosas de 5% para 1%. Quer saber como alcançar esse resultado na sua instituição? Converse com nossos especialistas clicando aqui ou no ícone do chat.
Abaixo listamos os cuidados que devem ser tomados para evitar glosas:
Os sistemas digitais têm ferramentas que identificam todos os campos que precisam de dados no cadastro do paciente, indicando o preenchimento correto — o que evita uma possível troca de nomes ou números. Os sistemas mais avançados do mercado contam com uma função que permite o escaneamento da guia de atendimento. Esse meio permite controlar com exatidão o documento necessário para a confirmação do exame.
Há algumas décadas, quando todos os processos realizados nas instituições de saúde eram manuais, os erros humanos eram frequentes. Atualmente existem diversas formas de prevenir falhas e evitar glosas com sistemas digitais, como o RIS, o LIS e o HIS. Com um fluxo alinhado e um sistema que auxilie na prevenção de erros, a incidência de glosas tende a ser totalmente eliminada.
Adotar um sistema digital e suas integrações ajuda a evitar glosas e impede que a credibilidade da clínica seja posta em risco. A tecnologia fornece mais segurança ao cálculo de faturamento e meios de entrar com recursos para receber o que é da clínica por direito. Ou seja, com certeza é um investimento que vale a pena! E não precisa ficar perdido ou perdida em meio a tantas opções de sistemas: nosso time de especialistas em gestão para área da saúde está pronto para analisar o seu cenário e ajudar na escolha da melhor opção. Você pode dar o primeiro passo para reduzir glosas entrando em contato com nosso time clicando aqui ou no ícone do chat.
Além dos sistemas de gestão, as ferramentas de Business Intelligence (BI) na saúde podem ser aplicados para rastrear e monitorar erros nas instituições. De modo geral, são utilizados para coletar e processar grandes volumes de dados não estruturados, que podem ser capturados de sistemas internos e externos.
O BI compila os indicadores das instituições para que os gestores possam tomar decisões mais inteligentes, baseadas em dados. A tecnologia também entrega informações mais rápidas e atualizadas, mede o desempenho do passado e ajuda no planejamento futuro. Assim, é possível entender os retornos dos investimentos feitos e reduzir custos, falhas e prejuízos.
Com relação às glosas, especificamente, o BI faz o monitoramento em tempo real das glosas. O sistema apresenta relatórios das glosas por convênio, por setor, análise por motivos de glosas, comparativo por períodos, comparativo entre valores recebidos e glosados, entre outras informações. Tudo isso, ajuda os gestores das instituições a organizarem melhor seus processos e identificar falhas para evitar que novas glosas aconteçam.
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Publicado originalmente em 14 de agosto de 2018.
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