Quando um administrador busca um novo sistema para otimizar os processos internos de sua clínica é importante, primeiramente, avaliar a atual situação da instituição e então seguir alguns passos simples. Para ajudar, criamos uma lista com 5 passos para implantar o sistema PACS em sua clínica:
1º Passo: Identificar o fluxo de trabalho
Primeiramente, para encontrar uma solução é necessário identificar necessidades ou problemas dentro do fluxo de diagnóstico. Para isso, é necessário analisar o fluxo completo de trabalho atual e identificar passo a passo o seu funcionamento. Se de fato o processo for ineficiente ou estiver gerando gargalos em sua produtividade, antes de implementar o PACS, é necessário levantar os pontos de atenção que deverão ser otimizados dentro deste fluxo de trabalho.
2º Passo – Identificar as necessidades e problemas dos processos
Após definir os passos de fluxo do trabalho, é preciso diagnosticar os problemas no funcionamento da clínica. É importante levantar o status de todas as funções e entender se alguma delas tem históricos de déficit ou atraso. Por exemplo, se um médico radiologista narrou exames em casa e, em seguida, enviou fisicamente as gravações para que os laudos fossem transcritos por uma segunda pessoa, este processo pode gerar problemas no fluxo, atendendo a problemas de atraso, perda, assertividade ou extravio. É importante, também, verificar a performance dos equipamentos: algumas vezes, eles não recebem dados adequadamente, ou têm problemas de armazenamento.
3º – Defina os objetivos
O que você planeja atingir com as alterações após implantar o sistema PACS? Definir objetivos e o tempo em que pretende alcançá-los é crucial para escolher o melhor método de abordagem do sistema. Toda e qualquer ferramenta funciona melhor quando você sabe o que precisa dela. Assim, trace alguns objetivos macro, tais como:
• Aumentar o número de pacientes atendidos;
• Melhorar o fluxo de atendimento na sala de espera;
• Diminuir o espaço de armazenamento de exames;
• Diminuir o tempo das consultas, sem afetar a qualidade.
Somente definindo isso será possível seguir para o próximo passo da implantação.
4º – Desenvolver expertise
Neste passo é importante contar com seu time de profissionais especializados. Eles são peças chave para encontrar a melhor resposta disponível no mercado para sanar os problemas encontrados no fluxo, assim como para atingir os objetivos traçados após a implantação do sistema PACS.
Além disso, ter uma equipe de TI interna, ou até mesmo contratar algum perito, é o melhor para se comunicar bem com o fornecedor do sistema, para facilitar no processo de obtenção, instalação e treinamento do PACS.
5º – Dispor de infraestrutura e revisão
Após definido o sistema e a equipe necessária para geri-lo, é importante que ele caiba na infraestrutura da sua clínica. Certifique-se de que possui espaço destinado aos novos aparelhos e também ao treinamento de profissionais.
Após seguir esses passos e implantar o sistema PACS, acompanhe de perto a evolução dos processos de sua clínica e mantenha controle dos seus objetivos. O ideal é que seis meses após a implantação, você retorne ao segundo passo e identifique novamente as dificuldades, déficits e necessidades. A partir disso, pense novamente em melhorias de processo para resolver o que for necessário e trace novos objetivos, a serem analisados novamente em seis meses. Afinal, administrar um centro de radiologia é um trabalho contínuo, que com a ajuda de ferramentas como o PACS, pode tornar os processos automatizados e mais simples de realizar.
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