Como potencializar a administração da farmácia hospitalar

Um hospital tem áreas que são de extrema relevância para que sua rotina transcorra sem problemas. Nisso, uma das áreas mais importantes no tratamento dos pacientes é a farmácia. Ela é considerada o coração dos centros de saúde, principalmente em unidades de grande porte. Sem os insumos e medicamentos corretos, o tratamento de pacientes torna-se inviável. Por isso, ter uma administração correta e coerente da farmácia hospitalar é essencial para qualquer instituição. O controle dos processos realizados neste setor contempla desde a gestão de compras e redução de custos até a adoção de mecanismos que ampliam a segurança do paciente.

Tal como abordado no artigo Tecnologia na saúde: como otimizar processos com ferramentas digitais, um dos maiores desafios das instituições de todo o mundo é a ocorrência de falhas nos processos. Esses equívocos podem resultar de diferentes eventos adversos, como erros na prescrição de medicamentos, ou até a confusão de remédios na farmácia por conta de embalagens semelhantes. Outro problema é o desperdício de recursos ocasionado pelo vencimento dos produtos acumulados no estoque, que geram prejuízos nas instituições de saúde.  

Como administrar a farmácia hospitalar?

Para reduzir custos e os riscos para os pacientes, é fundamental aperfeiçoar os fluxos de trabalho e os processos realizados na farmácia hospitalar. Para isso, é possível contar com o auxílio de sistemas de gestão integrados, que ampliam o controle dos materiais e possuem recursos que impedem a troca ou a ocorrência de erros comuns nas instituições.  Confira alguns aspectos fundamentais para otimizar a gestão de toda farmácia hospitalar:

• Uniformização dos medicamentos: todo processo de dispensação de medicamentos deve ocorrer a partir de uma prescrição médica adequada. É essencial ter uma uniformização das nomenclaturas utilizadas para cada medicamento prescrito. Um problema comum registrado nas farmácias hospitalares é a variação das nomenclaturas dos remédios, que podem ter designações diferentes por conta do fabricante. Contudo, o item de prescrição indicado pelo médico deve corresponder ao material disponível na farmácia. A simples troca de nome pode causar confusões ou graves erros. Por exemplo, a medicação Morfina é nomeada por algumas instituições como Dimorf, que é o nome comercial do produto.
  
  Para evitar equívocos, muitas unidades têm adotado a prescrição pelo nome da substância, padronizando com a nomenclatura dos medicamentos disponíveis na farmácia. Com um sistema de gestão digital esse processo torna-se totalmente facilitado, uma vez que é possível cadastrar detalhadamente os produtos, indicando as marcas e as variações de nomenclatura utilizadas pelos laboratórios parceiros.

• Redução de custos: existem itens que jamais podem faltar em um hospital, pois podem comprometer a realização de procedimentos essenciais da unidade. Nesse sentido, é importante buscar fornecedores que trabalhem com medicações com um valor inferior e tenham a mesma composição, favorecendo a redução dos custos fixos com determinados remédios. As instituições podem contar tanto com as medicações genéricas quanto com as medicações de referência, que são produzidas por laboratórios certificados pela Anvisa e apresentam um valor inferior, tendo a mesma composição e efeito no tratamento dos pacientes.  
  
  Ademais com a individualização de medicamentos e a dispensação adequada das quantidades indicadas na prescrição do paciente, é reduzido o desperdício de material. No processo de individualização, a equipe da farmácia faz a divisão de caixa, pacote ou cartelas,  identificando cada item separadamente, com o respectivo lote e a validade do medicamento. Por exemplo, uma caixa de Dipirona com 30 comprimidos terá o registro individual de cada comprimido.
  
  Caso um item não seja utilizado no atendimento médico, cabe ao profissional responsável fazer a devolução para o estoque. Este registro pode ser realizado com o uso de leitura de código de barras. E para que não haja cobrança indevida ao paciente, o material/medicamento é retirado automaticamente da conta no registro da devolução.

• Controle de quantidade: como citado anteriormente, um dos grandes problemas das unidades hospitalares é o volume de medicamentos que são desperdiçados por acúmulo nos estoques. Muitas instituições perdem o controle dos itens armazenados, da data de compra e vencimento dos mesmos. Assim, é fundamental adotar indicadores de parâmetros por meio de sistemas digitais. Eles permitem acompanhar diversas informações relacionadas ao armazenamento com base nas movimentações de materiais realizadas na unidade, como:
  
  – estoque máximo;
  – ponto de ressuprimento;
  – ponto de segurança;
  – intervalo de ressuprimento;
  – consumo médio mensal, etc.

  Esses indicadores de parâmetros viabilizam que os gestores tenham o controle dos itens que precisam ser repostos e a quantidade que deve ser solicitada num processo de compras ou transferência. Essa quantia é indicada a partir da diferença do saldo atual para o estoque máximo, que é contabilizado a partir das movimentações (saídas e entradas) no estoque.

  Em hospitais de grande porte, é comum que haja farmácias satélites para dispensação mais ágil às unidades assistenciais, e o controle de estoque precisa ser feito pelo mesmo sistema da farmácia central.  Assim, além dos parâmetros globais, também possui os indicadores por estoque que servirão de base para reposições (transferências) realizadas pela farmácia central às farmácias satélites.

• Análise de ociosidade: outro aspecto essencial no controle de quantidade do estoque da farmácia hospitalar é a análise de medicamentos que não são utilizados. Com os recursos dos sistemas digitais é possível averiguar quais produtos têm baixa movimentação na unidade e podem representar alguma forma de desperdício. Os materiais identificados nessa situação podem ser suspensos do cadastro de itens para as próximas compras e priorizados para utilização.
  
  Em geral, essa priorização no uso de medicamentos é controlada a partir da data de vencimento mais próxima de cada produto, priorizando os que têm menor tempo para utilização.
  
  Com o sistema digital para gestão da farmácia é possível configurar o modelo de priorização de medicamentos, que alerta o gestor sobre os prazos de validade, fornece relatórios de lotes próximo ao vencimento e vencidos e ainda, outros dados para entender as perdas e ociosidade de materiais. No artigo O cálculo de parâmetro e a personalização de acordo com as necessidades da instituição de saúde abordamos outros parâmetros que podem ser acompanhados pelo sistema que auxiliam na gestão financeira e do estoque da organização.

Vantagens de usar sistemas integrados na farmácia hospital

Os sistemas digitais integrados permitem controlar todos os dados relacionados à farmácia hospitalar em uma única plataforma, ampliando a visão dos processos e necessidades do setor. Com os diferentes recursos disponibilizados, os gestores podem:

– evitar a troca e confusão de medicamentos, bem como a ocorrência de eventos adversos pela medicação errônea dos pacientes;
– reduzir o número de glosas;
– otimizar o uso dos produtos do estoque e a compra de materiais;
– eliminar o desperdício de produtos fora da validade;
– ampliar o controle de dados para os gestores e profissionais envolvidos no tratamento dos pacientes.

Com o uso das ferramentas digitais na farmácia hospitalar, pacientes, médicos e os profissionais de saúde são totalmente beneficiados. Além de eliminar processos ultrapassados e lentos que geram retrabalho, desorganização e equívocos no atendimento, os colaboradores têm maior segurança e agilidade para realizar suas tarefas.

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Texto publicado originalmente no dia 14 de abril de 2016.