Atendimento via Whatsapp: saiba como integrar com sistemas de gestão para otimizar a jornada do paciente

O atendimento via WhatsApp tem se consolidado como uma ferramenta poderosa na área da saúde, permitindo uma comunicação ágil, acessível e humanizada com as pessoas.  

Integrar este recurso com sistemas de gestão torna a jornada do paciente mais fluida e segura, desde o agendamento até o pós-atendimento. Essa conexão otimiza processos internos, reduz falhas e garante maior organização das informações clínicas e administrativas.   

Neste artigo, entenda porque o atendimento via WhatsApp se tornou estratégico na saúde, os benefícios de integrar a ferramenta ao sistema de gestão e como fazê-lo assertivamente. Confira! 

Atendimento via WhatsApp: por que essa ferramenta se tornou estratégica na saúde?

 O uso do WhatsApp no setor de saúde tem crescido nos últimos anos, consolidando-se como um canal direto, rápido e familiar para o paciente.  

Segundo pesquisa da Opinion Box, 79% dos brasileiros já entraram em contato com uma empresa pelo app — o que reforça a preferência do público por esse tipo de interação.  

Com isso, clínicas e laboratórios passaram a adotá-lo como parte de suas rotinas, usando-o para agendamentos, orientações pré e pós-consulta, envios de resultados e esclarecimentos de dúvidas.  

Essa estratégia melhora a comunicação, reduz barreiras de acesso e aproxima as pessoas dos serviços de saúde de forma mais humanizada.

Outra vantagem é que facilita a organização interna e contribui para uma experiência mais fluida e resolutiva.

Benefícios de integrar o WhatsApp ao sistema de gestão

O atendimento via WhatsApp na saúde deixou de ser tendência para se tornar uma prática consolidada.

Quando conectado aos sistemas de gestão, o aplicativo ocupa um papel estratégico no dia a dia das clínicas e laboratórios.  

Essa integração abre espaço para melhorias em diferentes etapas da jornada do paciente, oferecendo inúmeros benefícios. A seguir, listamos os principais.

Agendamento de consultas

Com a integração entre WhatsApp e o software de gerenciamento, o paciente pode marcar consultas de forma rápida e prática, sem precisar ligar ou acessar portais complexos.

A sincronia automática com a agenda da clínica evita conflitos de horários e otimiza o fluxo de atendimento.  

Assim, diminuem-se as filas, o tempo de espera e até as faltas, além de liberar a equipe de tarefas repetitivas, permitindo foco no atendimento humanizado.

Verificação de coberturas de convênios médicos

O atendimento via WhatsApp pode ser automatizado para responder dúvidas sobre convênios médicos, informando de forma imediata quais planos são aceitos, quais exigem autorização prévia e quais documentos são necessários.  

Essa automatização no pré-atendimento reduz o retrabalho dos profissionais e evita surpresas no momento da consulta. A clareza das informações fortalece a confiança e melhora a experiência do paciente.

Envio de instruções para preparo de exames

Com a integração correta, automatiza-se o envio de orientações específicas de preparo para cada tipo de exame pelo WhatsApp, fazendo com que o paciente receba as informações corretas, no tempo certo e sem ruídos de comunicação.  

Além de aumentar a taxa de exames realizados com sucesso, minimiza-se a necessidade de reagendamentos. A equipe também ganha produtividade ao não precisar repetir instruções diversas vezes.

Acesso direto aos laudos e resultados de exames

Outra funcionalidade estratégica no atendimento é a entrega de laudos e resultados via WhatsApp, diretamente conectados ao sistema.

O envio é feito com segurança, controle de acesso e rastreabilidade, assegurando confidencialidade e conformidade com a LGPD.  

Para o paciente, isso representa comodidade e agilidade. Para a clínica, mais eficiência no processo e menos chamadas e filas para retirada de exames.

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Por que integrar o atendimento via WhatsApp ao sistema de gestão

Usar o WhatsApp de forma isolada nas rotinas de clínicas e laboratórios pode até oferecer praticidade momentânea, mas limita o verdadeiro potencial da ferramenta.

É a integração com a solução de gestão que transforma o canal em um recurso estratégico.   Com ela, é possível garantir personalização no atendimento, automação das atividades e rastreabilidade de toda a comunicação com o público.

Acesso aos dados do paciente em tempo real

Os atendentes têm acesso imediato ao histórico do paciente, convênios cadastrados, status de agendamentos e exames anteriores, possibilitando uma comunicação mais personalizada e assertiva, sem a necessidade de alternar entre múltiplas plataformas.  

As informações centralizadas minimizam o período de resposta e aumentam a confiança do paciente no atendimento.

Além disso, eventuais pendências ou autorizações podem ser resolvidas de forma proativa e orientada. 

Redução de erros e ganho de eficiência operacional

Ao automatizar tarefas repetitivas — como confirmações de consulta, envio de instruções e avisos sobre resultados — a integração entre WhatsApp e sistema de gestão diminui a chance de falhas humanas.  

Com isso, a refação e os erros de digitação ou informação são reduzidos. Com tarefas padronizadas e integradas, os colaboradores ganham tempo para focar em atividades mais estratégicas, como o acolhimento e a fidelização das pessoas. 

Como integrar o WhatsApp com sistemas de gestão?

Mais do que automatizar atendimentos, uma integração precisa ser bem estruturada para garantir fluidez, segurança e personalização em cada etapa da jornada do paciente.  

Entender como implementar a conexão entre o WhatsApp e as soluções de gerenciamento ajuda a obter melhores resultados e como monitorá-los.   

A seguir, veja os pontos-chave para colocar essa união em prática . 

1. Escolha um sistema de gestão que já ofereça integração

 Evitar soluções improvisadas é o primeiro passo para uma integração bem-sucedida.

O ideal é escolher um sistema de gestão que já tenha o WhatsApp integrado de forma nativa, como a plataforma da Pixeon, que oferece mais estabilidade, suporte técnico especializado e funcionalidades otimizadas.  

A integração oficial evita riscos de segurança e oferece recursos mais completos para automação e rastreabilidade. Softwares que já nascem prontos para essa conexão também reduzem o período de implementação. 

2. Defina quais fluxos serão automatizados no atendimento via WhatsApp

Antes de ativar o canal, é preciso mapear as etapas que podem ser automatizadas, como agendamento de consultas, envio de resultados e orientações pré-exames.

Esse planejamento configura o sistema com mais assertividade, garantindo que as mensagens sejam relevantes e no momento certo.  

A automação estratégica evita sobrecarga dos profissionais e mantém o paciente bem informado. Quanto mais claros os fluxos, melhor será a experiência.   

3. Garanta que os dados do paciente estejam sincronizados em tempo real

A personalização no atendimento só é possível quando os dados do paciente estão integrados ao sistema em tempo real, o que significa conectar o WhatsApp ao prontuário eletrônico, agenda, histórico de exames e convênios.  

Além de reduzir riscos de erros, essa integração fortalece a relação de confiança entre público e instituição. A sincronização contínua também facilita o acompanhamento e o direcionamento adequado em cada caso.

4. Configure respostas automáticas e fluxos personalizados

 Com recursos como chatbots, respostas programadas e fluxos personalizados, o atendimento via WhatsApp se torna mais rápido e ainda assim humanizado.

Essas configurações ajudam a tirar dúvidas frequentes, confirmar procedimentos e direcionar o paciente para o canal certo.  

É importante adaptar as mensagens conforme os serviços da instituição e o perfil do público. Dessa forma, o WhatsApp se torna um canal organizado, inteligente e integrado à experiência geral de atendimento.

5. Mantenha a segurança e a conformidade com a LGPD

Na área da saúde, manter a confidencialidade dos dados é obrigatório.

Por isso, a solução escolhida precisa seguir os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que compreende controle de acesso por perfis, criptografia nas mensagens e registro de todas as interações.  

A conformidade com a LGPD protege tanto a instituição quanto o paciente, além de reforçar a credibilidade da marca. Investir em segurança desde o início da integração evita riscos e mantém a confiança no canal de comunicação.

Lumia: a inteligência artificial da Pixeon que integra o WhatsApp aos sistemas de gestão

A Pixeon Lumia é o recurso de agendamento da Pixeon que revoluciona a experiência do paciente com inteligência artificial no chatbot e integração total aos sistemas de gestão.  

Com jornadas parametrizáveis conforme as necessidades da instituição, permite que o atendimento seja iniciado automaticamente quando o paciente entra em contato por qualquer canal digital, como site ou Instagram.  

A solução conta com fluxos ativos (quando um paciente ativamente, seja para tirar dúvidas ou agendar exames) e fluxos passivos (quando a instituição envia mensagens como confirmações de consulta, orientações pré-exames ou pesquisas NPS).  

A Pixeon Lumia também envia instruções específicas e utiliza computação cognitiva para interpretar mensagens mesmo com erros de digitação.

A ferramenta também é integrada ao sistema de gestão, automatizando agendamentos, confirmações e interações via WhatsApp, otimizando a rotina das equipes e reduzindo faltas.  

A combinação dessas tecnologias aprimora o fluxo de trabalho, fortalece a relação entre paciente e instituição e melhora a  agilidade dos diagnósticos por imagem, com até 35% de redução no tempo de análise e 98% de acerto na detecção de achados mamários.  E como garantir que o exame está sendo enviado para o paciente correto?  

A Pixeon também pensou nisso e, com a Pixeon Lumia, ela realiza a autenticação da identidade do paciente, garantindo segurança e confiabilidade.

Totalmente integrada aos sistemas da Pixeon, atualiza automaticamente os dados enviados, otimizando os processos administrativos e liberando as equipes para tarefas mais estratégicas.  

O resultado é uma jornada de atendimento mais eficiente, humanizada e conectada com a realidade digital da saúde.

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Sobre a Pixeon  

Pixeon é a empresa brasileira com um dos maiores portfólios de softwares para o mercado de saúde.  Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.  

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