Trabalhar com sistemas tecnológicos se tornou uma necessidade nas instituições de saúde. Em plena era da transformação digital, clínicas que não contam com esse tipo de ferramenta têm bastante dificuldade para gerenciar os processos internos e garantir a produtividade das equipes, bem como a satisfação dos pacientes. Contudo, é preciso estar atento na hora de escolher um sistema de gestão para radiologia.
Isso porque algumas funcionalidades são indispensáveis para que a ferramenta cumpra seu propósito de organizar o fluxo de trabalho de ponta a ponta. Neste conteúdo, mostraremos as 7 características que esse sistema precisa ter. Confira!
7 funcionalidades que um sistema de gestão para radiologia precisa ter
O sistema RIS (Radiology Information System) é uma ferramenta indispensável para o controle dos serviços em um centro de diagnóstico por imagem. Esse tipo de software abrange vários recursos que otimizam o fluxo de trabalho e tornam os diagnósticos mais acurados. A seguir, falaremos de funcionalidades que não podem faltar no seu sistema de gestão para radiologia.
1. Integração com outros sistemas
A característica fundamental de um sistema de gestão para radiologia é a possibilidade de integração com outros sistemas existentes na clínica e hospital, como um sistema de gestão financeira, HIS, PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), PACS e Central de Laudos.
Com a integração, todos os softwares funcionam de forma simultânea e complementar, permitindo inclusive o compartilhamento de informações.
Ao enviar e replicar os dados de forma automática por meio da integração dos sistemas, diminuem-se os erros que acontecem quando é necessário digitar as informações manualmente. A troca de dados pelos sistemas também permite que a clínica otimize a rotina da equipe, pois não será mais necessário contar com um colaborador exclusivo para a digitação.
2. Cadastro de faturamento de convênio
Quando a clínica utiliza um sistema de gestão, as regras de negócio acordadas com os convênios são acrescentadas diretamente na plataforma. Essa medida agiliza o atendimento e evita erros, além de facilitar a autorização de exames.
Por exemplo, se é negociado com algum convênio específico que não será realizado Raio-X, quando o recepcionista tentar agendar o exame pelo convênio, é emitido um alerta avisando que esse procedimento não está autorizado.
Ou seja, o sistema facilita o dia a dia de trabalho dos recepcionistas, além de evitar erros comuns relacionados às regras específicas de cada convênio. O sistema também avisa quando falta algum documento para finalizar o atendimento, como a guia médica. Só é possível completar o cadastro depois que todos os campos estiverem preenchidos.
Dessa forma, o atendimento se torna mais ágil e objetivo, o que ajuda a eliminar as filas de espera na recepção. Vale lembrar, ainda, que as informações de preenchimento obrigatório são personalizadas pela clínica ou hospital no momento da implantação do sistema de gestão para radiologia.
3. Adaptação à legislação brasileira
Um sistema de gestão para radiologia precisa seguir as leis brasileiras que regulamentam o funcionamento de softwares dentro de instituições de saúde. Também deve ser possível fazer a atualização do software sem ser necessário a sua reinstalação ou interrupção de funcionamento.
A maioria das empresas disponibiliza as versões atualizadas para download em sites e fornece um apoio remoto para auxiliar caso surjam dúvidas ou problemas técnicos. Por isso é tão importante contar com fornecedores de confiança: isso evita problemas que comprometem o fluxo de trabalho, como queda de sistema ou paralisações.
4. Controle de glosas
O controle de glosas – que ocorrem quando o convênio nega o pagamento à clínica de valores referentes aos procedimentos realizados pelo paciente – também fica automatizado com o uso de sistemas de gestão.
Nesses casos, quando o faturista da clínica realiza a conferência dos valores para fazer o fechamento, o sistema verifica todos os pedidos e mostra quais ainda não foram pagos (ou foram restituídos apenas parcialmente) e por qual motivo não foram pagos. Dessa forma, dá tempo de o faturista corrigir os erros e solicitar o ressarcimento antes do fechamento.
É possível fazer o controle de glosas de forma manual, mas isso demandaria muito mais tempo operacional das equipes – sem falar nos riscos de falhas. Esse controle pouco efetivo resulta em prejuízos financeiros para a clínica, portanto, investir em um sistema de gestão para evitar glosas é algo que tem um retorno garantido do ponto de vista do equilíbrio orçamentário.
O fim das glosas: saiba como evitar esse inconveniente e conheça os softwares que aumentam a rastreabilidade e controle de dados!
5. Controle do fluxo de caixa
Além do controle de glosas, um sistema de gestão para radiologia precisa fazer o controle do fluxo de caixa, ou seja, a gestão financeira da clínica. Com os relatórios financeiros em mãos, os responsáveis podem fazer a análise dos indicadores e da evolução da instituição para definir mudanças e estratégias.
Os sistemas mais completos fazem ainda a projeção de receitas futuras a partir do que já foi lançado pelo faturista. Assim, é possível prever o faturamento do mês e fazer investimentos mais assertivos. Um sistema de gestão inteligente favorece esse trabalho com indicadores sólidos, concretos e confiáveis.
6. Agendamento inteligente
O agendamento inteligente é outra característica fundamental para o gerenciamento de clínicas de radiologia. Esses recursos tornam o atendimento mais rápido e eficaz, pois o sistema busca o melhor dia e horário para agendar o procedimento a partir das opções que o paciente prefere.
Ao inserir no sistema mais de um exame a ser realizado pelo mesmo paciente, o sistema propõe agendamentos com horários próximos para que o paciente realize todos os seus exames no mesmo dia, otimizando seu tempo. Isso contribui para a experiência clínica dos pacientes, elevando o nível de satisfação deles com a instituição de saúde e impulsionando as fidelizações.
7. Modelos de laudo
Para aumentar a produtividade dos médicos, os sistemas de radiologia disponibilizam modelos de laudos prontos. Esse recurso é útil principalmente quando o exame do paciente está dentro da normalidade, o que acontece em 70% a 75% dos atendimentos.
Nesse caso, o médico pode liberar o laudo de forma automática, apenas escolhendo o texto padrão, sem precisar redigi-lo todas as vezes.
Benefícios de um sistema de gestão para radiologia
Como vimos, os avanços tecnológicos trouxeram uma série de mudanças para as instituições de saúde, proporcionando mais eficiência à rotina corporativa e tornando os processos clínicos mais seguros.
A rastreabilidade das informações, por exemplo, é um aspecto decisivo para um fluxo de trabalho adequado e seguro dentro dos centros de diagnóstico por imagem.
Um sistema de gestão para radiologia faz o mapeamento e registro automático de todo o fluxo de informações. Isso traz mais transparência para os processos internos e mais rigor para a tomada de decisões.
Outra vantagem dos sistemas inteligentes é em relação ao alinhamento das equipes, pois a base de dados da clínica fica unificada na plataforma, com fácil acesso por todos os colaboradores autorizados. Assim, eles poderão checar informações com mais agilidade e sem risco de falhas como cadastros duplicados ou erros na emissão de laudos e demais resultados.
Pontuamos os principais benefícios de contar com um sistema de gestão para radiologia:
- Mais precisão na entrega dos resultados dos exames;
- Mais agilidade nos atendimentos e satisfação dos pacientes na jornada clínica;
- Economia de infraestrutura, pois os melhores sistemas digitais operam em nuvem;
- Alinhamento e fluidez na rotina corporativa desde a recepção;
- Eficiência operacional nos encaminhamentos dos pacientes;
- Tomada de decisão guiada por indicadores sólidos;
- Redução de glosas e gestão financeira mais efetiva.
Essas vantagens são apenas algumas das muitas obtidas ao utilizar um software clínico de ponta. Portanto, esteja atento ao contratar esse tipo de serviço e avalie bem as funcionalidades oferecidas.
Sobre a Pixeon
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Nosso PACS Pixeon Aurora já foi premiado três vezes pela KLAS Research e possui recursos avançados que garantem segurança ao diagnóstico enquanto reduzem custos dos centros de diagnóstico por imagem.
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