Autoatendimento para clínicas e consultórios: 6 benefícios

O atendimento em clínicas e consultórios costuma enfrentar desafios como filas longas, falta de organização e excesso de demandas administrativas.

Os pacientes precisam lidar com esperanças demoradas, enquanto a equipe da recepção se divide entre obrigações, registros e cobranças.

Esse cenário compromete a experiência de quem busca atendimento e sobrecarrega profissionais que poderiam se dedicar a tarefas estratégicas.

A tecnologia tem um papel importante para resolver esses problemas. O autoatendimento digital oferece soluções que reduzem burocracias, aumentam a eficiência e garantem mais autonomia aos pacientes. 

Totens, plataformas integradas e sistemas automatizados já fazem parte de outros setores e podem transformar a gestão de clínicas e consultórios. Entenda mais neste artigo!

Importância do autoatendimento para a experiência do paciente

O autoatendimento em saúde permite que os pacientes realizem procedimentos administrativos sem a necessidade de interação direta com a recepção.

Totens, aplicativos e plataformas digitais possibilitam o check-in, agendamentos e pagamentos de forma independente. O modelo já é adotado em diversos setores e, nas clínicas, contribui para melhorar a gestão e melhorar a experiência do paciente.

A tecnologia reduz filas, otimiza o tempo da equipe e agiliza processos administrativos. As clínicas e consultórios que implementam essa solução conseguem melhorar a organização do atendimento, minimizar erros operacionais e diminuir a sobrecarga dos funcionários. 

Assim, os profissionais da área passam a focar em atividades estratégicas, sem interrupções constantes. A experiência do paciente também se torna mais fluida.

A possibilidade de resolver demandas sem esperanças desnecessárias melhora a satisfação e reduz as resistências. O acesso digital às informações, como exames e histórico médico, facilita a comunicação entre médicos e pacientes.

6 benefícios do autoatendimento para clínicas e consultórios

O autoatendimento não substitui o contato humano, mas otimiza etapas operacionais e melhora a experiência do paciente.  Além dos ganhos operacionais, a automação permite que a equipe médica e administrativa direcione o tempo para demandas estratégicas.

Com menos interferência e maior previsibilidade na gestão, as clínicas conseguem manter um atendimento ágil e estruturado.

1. Redução do tempo de espera e filas no atendimento

O autoatendimento agiliza processos como check-in, atualização cadastral e pagamento, permitindo que os pacientes resolvam demandas rapidamente.

A redução do tempo na recepção melhora a organização do fluxo de atendimento, chegando até a eliminar aglomerações em horários movimentados. Com menos filas, a espera se torna mais previsível e confortável, evitando desistências e garantindo um atendimento mais eficiente.

2. Mais autonomia para os pacientes

A possibilidade de acessar serviços sem precisar de contato direto com a recepção torna o atendimento mais prático. Agendamentos, confirmações e atualizações cadastrais podem ser feitas de forma independente, o que diminui a necessidade de interações demoradas.

A clínica também ganha eficiência, já que uma equipe administrativa consegue se concentrar em atendimentos mais complexos, sem interrupções constantes.

3. Agendamento online para otimizar a gestão de consultas

Consultas agendadas digitalmente, com lembretes automáticos, ajudam a reduzir faltas e cancelamentos inesperados.

A previsibilidade na agenda permite um melhor aproveitamento dos horários disponíveis e melhora a produtividade da equipe médica. Os ajustes e remanejamentos de horários tornam-se mais simples, garantindo um fluxo de atendimento mais equilibrado.

4. Pagamentos automatizados 

A realização de pagamentos no momento do atendimento evita filas na caixa e reduz atrasos no fluxo da clínica.  Totens e plataformas digitais permitem transações diretas, sem a necessidade de um intermediário.

A automatização desse processo melhora o controle financeiro e garante mais praticidade para pacientes e gestores.

5. Redução da carga administrativa para os profissionais 

A automação de tarefas operacionais libera a equipe administrativa para atividades estratégicas.

Conferências de cadastros, notificações de consultas e processamento de pagamentos passam a ser realizadas digitalmente, gerando a necessidade de retrabalho.

Sem a sobrecarga de tarefas repetitivas, os profissionais podem se dedicar ao atendimento de demandas que exigem atenção especializada.

6. Segurança e conformidade no atendimento digital

A digitalização do atendimento exige cuidados específicos com a proteção de dados. As informações confidenciais precisam ser armazenadas de forma segura e em conformidade com a LGPD. 

Soluções de autoatendimento devem contar com autenticação e criptografia para evitar acessos indevidos e garantir a privacidade dos pacientes.

Como implementar o autoatendimento em clínicas e consultórios

A adoção do autoatendimento requer uma análise do fluxo atual de atendimento, da infraestrutura disponível e do perfil dos pacientes.

Soluções como check-in digital, terminais de autoatendimento e plataformas integradas podem ser inovadoras de forma gradual, conforme a demanda. Avaliar o fluxo de atendimento e a infraestrutura disponível ajuda na escolha do melhor modelo para cada realidade.

Faça uma análise das necessidades da instituição 

Antes de escolher uma solução de autoatendimento, é essencial avaliar quais são as reais demandas da clínica ou consultório.

Considere fatores como o volume diário de pacientes, o tempo médio de espera, as principais dificuldades enfrentadas pela equipe administrativa e o perfil tecnológico dos pacientes atendidos.

Identifique quais processos podem ser agilizados ou automatizados, como o agendamento de consultas, confirmação de presença ou esclarecimento de dúvidas comuns.

Essa avaliação preliminar permite selecionar soluções que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos e operacionais da instituição, otimizando recursos e melhorando a experiência geral do paciente.

Agendamento digital e canais automatizados

O agendamento online é uma das formas mais acessíveis de iniciar o autoatendimento. Este processo  pode ser feito de várias formas, seja por site, aplicativos ou canais como o WhatsApp.

A solução Lumia, da Pixeon, é um exemplo de aplicação de inteligência artificial nessa tarefa, pois permite que o paciente agende consultas, tire dúvidas sobre convênios, receba orientações sobre exames e acesse o laudo diretamente pelo WhatsApp, sem mediação humana.

A Lumia pode ser configurada conforme as necessidades da clínica e ainda oferece a possibilidade de transferir o paciente para o atendimento humano caso solicitado.

Dessa forma, a equipe ganha tempo e agilidade para focar no contato presencial com os pacientes. 

Busque integração com sistemas da clínica

Para que o autoatendimento seja realmente eficaz, é fundamental que as ferramentas digitais estejam conectadas aos sistemas já utilizados pela clínica, como o software de gestão, o prontuário eletrônico e o faturamento.

A integração garante consistência e atualização das informações em tempo real, independentemente do canal utilizado pelo paciente.

Além disso, evita retrabalho e reduz o risco de erros administrativos, proporcionando um atendimento mais fluido e organizado.  Automatizar processos como confirmação de consultas, pagamentos digitais e atualização de históricos médicos torna as rotinas internas mais eficientes e previsíveis.

Estude oferecer atendimento digital para tarefas administrativas

Além do agendamento, canais digitais também podem ser usados para consultas simples, como horários disponíveis, orientações para exames e informações sobre convênios. 

Automatizar essas interações ajuda a reduzir o número de atendimentos presenciais e contribui para um fluxo mais leve na recepção.

Foque na segurança e conformidade no atendimento digital

A adoção do autoatendimento exige medidas para garantir a proteção de dados dos pacientes.  As soluções precisam seguir as diretrizes da LGPD e contar com mecanismos de autenticação.

O uso de criptografia e restrição de acessos evita vazamentos e reforça a confiabilidade dos serviços digitais. O autoatendimento traz benefícios para pacientes e gestores, melhorando a organização do atendimento e tornando os processos mais rápidos e acessíveis.

A implementação dessas soluções exige soluções de planejamento, mas os ganhos operacionais e a redução da sobrecarga da equipe compensam o investimento.

A tecnologia continua avançando e impactando o setor da saúde de diversas formas.

Para entender as melhores inovações para a experiência do paciente, assista ao episódio do nosso podcast sobre tecnologia na saúde: como a tecnologia na saúde contribui para a melhoria da experiência do paciente nas instituições.

Pontos de atenção no autoatendimento

A implantação de autoatendimento traz benefícios claros, mas exige cuidado em alguns aspectos para garantir que o investimento atenda aos objetivos propostos.

Considerar desde o perfil dos pacientes até a manutenção técnica das soluções ajuda a garantir que os processos automatizados funcionem corretamente e sejam bem recebidos por todos os envolvidos.

Adaptação ao perfil dos pacientes

Nem todos têm familiaridade com tecnologia. Avalie se o público atendido conseguirá utilizar os canais digitais sem dificuldades ou resistências.

É necessário prever opções mais tradicionais para garantir que todos consigam ser atendidos adequadamente. Ignorar essa análise limita o alcance das ferramentas digitais e causa resistência entre os usuários.

Gestão de exceções e casos fora do padrão

Mesmo com o uso de tecnologia, algumas situações exigem intervenção direta de pessoas.

Preveja um processo claro para situações atípicas ou problemas técnicos que possam surgir.  Dúvidas complexas ou atendimentos prioritários também precisam ser tratados diretamente pela equipe. Definir com antecedência como lidar com essas situações evita atrasos e melhora a satisfação dos pacientes.

Capacitação da equipe para suporte ao autoatendimento

A automação exige que a equipe esteja preparada para dar suporte ao paciente quando necessário. Promova treinamentos regulares sobre o funcionamento dos sistemas utilizados e suas atualizações. 

Os colaboradores devem saber as condutas para resolver pequenos problemas  e orientar os pacientes com dúvidas específicas. Quando bem preparadas, as equipes contribuem para aumentar a eficiência dos processos digitais.

Periodicidade da atualização dos sistemas

Terminais de autoatendimento e plataformas digitais demandam manutenção constante para evitar falhas técnicas.

Estabeleça uma rotina de revisões e atualizações frequentes para garantir a estabilidade e segurança dos sistemas. Sistemas desatualizados prejudicam a operação da clínica e a experiência do paciente, pois aumentam a possibilidade de falhas no atendimento.

Agilize a rotina da recepção com a Lumia: conheça a IA da Pixeon que facilita a jornada do paciente e ajuda a equipe a economizar tempo! 

Sobre a Pixeon  

Somos a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde.

O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.