Uma gestão de pacientes estratégica garante agilidade e qualidade dos serviços de saúde, especialmente em um cenário onde a humanização do atendimento e a otimização de processos são cada vez mais valorizadas.
Implementar práticas padronizadas permite que instituições de saúde acompanhem toda a jornada do paciente, desde a triagem até o pós-atendimento, além de contribuir para uma melhor organização interna.
Neste artigo, entenda por que a gestão de pacientes evoluiu e conheça as 6 principais dicas para aperfeiçoar esse gerenciamento. Confira!
Por que a gestão de pacientes evoluiu?
A gestão do fluxo de pacientes evoluiu em resposta às novas demandas do setor de saúde, guiadas tanto pelas necessidades das instituições quanto pelas expectativas dos próprios pacientes.
Com a busca por um atendimento mais humanizado e rápido, as empresas da saúde adotaram práticas mais organizadas e tecnologias que permitem o acompanhamento integral da jornada desse público.
Hoje, a gestão de pacientes é parte fundamental para manter a qualidade do atendimento, proporcionar uma melhor experiência ao usuário e assegurar a sustentabilidade financeira das organizações de saúde.
Dentre as vantagens para as organizações, estão:
- Melhora na organização dos fluxos de atendimento e internações;
- Otimização do uso de recursos humanos, tecnológicos e materiais;
- Redução de custos operacionais e aumento da agilidade financeira;
- Aumento da satisfação e da fidelização das pessoas;
- Maior segurança e qualidade no atendimento clínico;
- Facilidade na tomada de decisões estratégicas com base em dados consolidados.
Como uma boa gestão de pacientes impacta a experiência?
Uma gestão de pacientes assertiva vai além da rapidez interna, pois influencia a percepção do paciente ao longo da sua jornada de atendimento.
Um fluxo organizado, uma comunicação assertiva e um acompanhamento personalizado tornam a experiência positiva. Veja a seguir como cada um desses aspectos da gestão de pacientes é importante:
Redução do tempo de espera
Com processos organizados e integração entre setores, o paciente passa menos tempo aguardando.
A sensação de agilidade no atendimento melhora a percepção de qualidade do serviço, além de contribuir para a redução da ansiedade e do estresse. Ao final, a experiência se torna mais confortável e satisfatória.
Comunicação clara durante todas as etapas do atendimento
Um bom gerenciamento de pacientes permite o envio de confirmações, lembretes, orientações e resultados com mais assertividade, evitando dúvidas e reduzindo o número de faltas ou desencontros.
Assim, o paciente se sente mais seguro sabendo que está bem informado. A comunicação clara, direta e acolhedora são essenciais para o tratamento e também para a percepção do público.
Acompanhamento mais próximo do histórico do paciente
Com dados centralizados, cada atendimento considera o histórico anterior do paciente, eliminando repetições desnecessárias e torna a atividade mais personalizada.
A pessoa percebe que a instituição valoriza sua trajetória e suas necessidades. Esse cuidado aumenta a confiança e a fidelização.
Mais previsibilidade e organização para o paciente
Uma gestão de excelência evita trocas de horário, atrasos e problemas na entrega de resultados, trazendo previsibilidade para o paciente e organiza melhor sua rotina. Saber que pode contar com a instituição gera mais tranquilidade.
6 dicas para aperfeiçoar a gestão de pacientes
Para fazer uma gestão do fluxo de pacientes com excelência, o gestor deve olhar para as necessidades e os objetivos da instituição, desenvolvendo, assim, estratégias para atingi-los.
O primeiro passo é fazer um planejamento minucioso que vise o engajamento e a participação de todos os colaboradores, possibilitando uma mudança integral e a aplicação correta de recursos.
Confira algumas orientações importantes:
1. Otimize os agendamentos de consulta
Otimizar os agendamentos de consulta é uma estratégia para aperfeiçoar a gestão de pacientes e aumentar a eficácia operacional. Recursos como o autoagendamento e a confirmação automática reduzem o número de faltas, além de melhorar o aproveitamento da agenda médica.
Com a agenda bem organizada, a instituição atende mais pessoas sem sobrecarregar os profissionais, gerando impacto direto na receita e fortalece a sustentabilidade financeira do serviço de saúde.
2. Garanta a organização das agendas da clínica
Um dos problemas mais frequentes nas clínicas é a superlotação de agendas, o que pode levar a um alto índice de atrasos e um ambiente estressante e de insatisfação, tanto para os pacientes quanto para colaboradores.
Como consequência, é comum a queda na qualidade do serviço e também na reputação da clínica, prejudicando a manutenção no mercado e reduzindo as chances da instituição crescer.
Para organizar tudo isso, é preciso alinhar a demanda com a capacidade de atendimento. É imprescindível contar com uma agenda unificada e atualizada, principalmente se os profissionais atuam em mais de uma instituição.
É importante que a agenda tenha também horários separados para primeiras consultas, que costumam ser mais longas, assim como intervalos para almoço e café. Desse modo, o médico terá um melhor rendimento, sem exigir além da sua capacidade com uma agenda muito cheia.
3. Mantenha as informações do prontuário atualizadas
Ter todas as informações referentes à condição de saúde do paciente atualizada garante um atendimento e uma gestão de pacientes de qualidade.
Com uma base de dados estruturada e recursos como o prontuário eletrônico, a comunicação entre médico e paciente é otimizada, diminuindo o tempo gasto para entender a sua atual condição de saúde.
Assim, a instituição tem todas as informações em mãos na hora que precisar, agilizando a rotina no consultório médico e possibilitando que o profissional aumente o número de consultas diariamente.
Dentre os dados que não podem faltar no prontuário, estão:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Idade;
- Doenças crônicas;
- Tratamentos realizados;
- Resultados de exames;
- Alergias;
- Medicamentos em uso.
4. Acompanhe relatórios e indicadores
Acompanhar relatórios e avaliar métricas como taxa de retorno, cancelamentos, tempo médio de espera e taxa de ocupação da agenda ajuda a identificar falhas e direcionar melhorias.
Com o apoio de ferramentas de BI, transforma-se esses dados em insights para aumentar a fidelização e otimizar os recursos da clínica. Decisões embasadas em indicadores tornam o atendimento mais ágil e impulsionam o crescimento da instituição.
5. Treine a equipe
Para atingir um objetivo na clínica, toda a equipe deve estar alinhada, visto que ela participa ativamente de todas as tarefas. Por esse motivo, o trabalho em sinergia é indispensável para uma boa gestão de pacientes.
Avalie a experiência da pessoa desde a chegada à clínica até o atendimento médico, considerando o contato com toda a equipe. Para garantir uma jornada positiva, treine os colaboradores para oferecer um atendimento humanizado e alinhado às expectativas.
Investir em capacitação fortalece a cultura da clínica e eleva a qualidade dos serviços. Além disso, os profissionais passam a atuar com mais excelência e segurança.
6. Invista em tecnologias para gestão dos processos
Investir em tecnologias específicas para a gestão de pacientes reduz retrabalho, agiliza processos e otimiza o uso dos recursos da clínica.
Com um bom software, é possível automatizar tarefas como agendamentos, atualizações cadastrais e comunicação com pacientes, liberando a equipe para focar em um atendimento mais estratégico e personalizado.
Dessa forma, a instituição ganha mais produtividade, uma melhor experiência para o paciente e obtém um crescimento sustentável.
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