Gestão de indicadores de produtividade no processo de laudo

Esse é um momento de transição das instituições de saúde: a migração dos processos off-line para on-line. Atualmente, uma das grandes dificuldades das clínicas é não conseguir organizar e avaliar efetivamente a performance da operação, desde o momento do primeiro cadastro do paciente até a entrega do laudo. Em uma clínica que controla os processos em um simples sistema de planilhas, ou mesmo utilizando um sistema de gestão que não permite integração com outros sistemas, é muito difícil ter indicadores de produtividade que levem em consideração todo o fluxo de um exame dentro de uma clínica.

Entretanto, toda a clínica trabalha orientada a prazos, conhecidos como SLAs, e precisam cumprir com o tempo de entrega previamente combinado com os pacientes. Desde o momento que o paciente faz o agendamento até a entrega do exame, para que a clínica cumpra o prazo de entrega é preciso ter um controle de processos muito claro. Um sistema de gestão que controla as SLAs, e organiza e controla automaticamente o fluxo, facilita o dia a dia da instituição. Normalmente as clínicas cultivam processos pouco claros e atrelados à pessoas. Desta forma, as instituições se tornam reféns de alguns colaboradores que, muitas vezes, ficam sobrecarregados.

Atualmente os sistemas das clínicas estão mais focados na execução de atividades, do que em processos estruturados e em gerar indicadores efetivos sobre a performance da clínica. Perguntas como ‘Quanto tempo um paciente espera para receber o laudo de seu exame?’, ‘Quanto tempo um médico radiologista demora para gerar um laudo?’ ou ‘Quanto tempo dura cada atividade até a entrega do laudo?’ nunca são respondidas com os sistemas de gestão comuns. As clínicas não tem visibilidade de indicadores de produtividade, importantíssimos para identificar os garlalos do processo e promover mudanças.

Muitas vezes, o administrador identifica que há um problema de produtividade, mas por não ter informações consistentes e  específicos, executa mudanças por sentimento, ou tentando adivinhar a causa do problema. Por não medirem indicadores de produtividade propriamente, a administração fica perdida na tomada de decisões e não consegue entender como estão rodando os processos da própria clínica.

Tornar uma instituição de saúde produtiva e eficiente é cada vez mais crucial para fidelizar pacientes e promover o crescimento da clínica de forma sustentável. A atualização nas tabelas de convênios, a cada ano, torna-se mais defasada em relação ao crescimento de custos de se manter uma unidade. Assim, medir indicadores de produtividade e tornar a clínica mais eficiente é crucial para mantê-la rentável.

Para isso, o ideal é utilizar um sistema que gerencia o fluxo de processos, que trabalha com o conceito de workflow e filas de trabalho orientadas a SLAs. Muitas vezes, a clínica tem controle das SLAs e entrega todos os exames no prazo, mas analisando todas as fases do processo, nem sempre todas as áreas estão sendo eficientes no seu trabalho – é possível que uma fase esteja ineficiente e outra muito produtiva, por exemplo. Assim, a junção dessas duas garante que a clínica entregue tudo no prazo.

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