Não existe mágica quando o assunto é gerenciamento e sistema de gestão hospitalar

Não existe mágica na arte da gestão: é preciso visão, estudo de mercado e muito investimento. Segundo dados da ANAHP (Associação Nacional de Hospitais Privados), o setor de saúde investiu 6% em TI, incluindo em sistema de gestão hospitalar, durante 2015, contra 7,6% de outros setores. Ainda que seja um número tímido, a saúde apresentou investimento maior que em 2013 e 2014, no qual eram 5,4%.

Nos últimos anos, tem crescido o interesse pelas instituições na implantação de sistema de informação e sistema de gestão hospitalar. Para 72% dos médicos e 76% dos enfermeiros da rede pública, a implantação de sistemas eletrônicos possibilita a melhora da qualidade do tratamento, de acordo com a pesquisa TIC Saúde 2014. Não só na operacionalização, um software de gestão hospitalar permite dar aos gestores uma visão holística de um todo; é como se ter uma planta baixa viva do hospital nas mãos.

A importância de investir em tecnologia para a saúde, e mais ainda, em um sistema de informação para a gestão hospitalar, vai além de simplesmente cuidar da estrutura básica da instituição. É sabido que gerir os suprimentos e implementar regras de faturamento e preenchimento de guias TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar) respeitando os padrões da Agência Nacional de Saúde (ANS), são passos fundamentais para a organização primária de um hospital.

Há outros pontos que, na gestão hospitalar, devem ser levados em conta e que são considerados pilares para saúde organizacional de uma instituição de saúde.

Processos Seguros em Sistemas de Gestão Hospitalar

É necessário um sistema de gestão hospitalar robusto, integrado e completo que possa tornar os processos internos mais seguros e que privilegie a amarração da cadeia de atividades como um todo no atendimento hospitalar. Desde a marcação da consulta até o momento do recebimento do pagamento pela operadora de saúde.

A fluidez no processo ocorre no momento que o sistema de gestão hospitalar auxilia no controle de atividades que necessita de regras complexas, com o preenchimento de campos específicos com dados que não podem ser apresentados de forma equivocada, como a administração de medicamentos e aprovação de realização de procedimentos por um convênio médico para evitar faturamento divergente e ocorrência de glosa, por exemplo.

A inteligência do processo passa a não depender tanto da pessoa, mas sim do sistema, evitando assim, equívocos primários. Deixar os processos mais seguros e fluidos, não somente impacta em menos gastos financeiros, importante em momento de crise, como também em mais confiabilidade para o paciente.

Ainda dentro dos processos seguros, há dois pontos que devem ser avaliados cuidadosamente para alcançar, como falamos, a inteligência e fluidez necessárias.

Processos seguros: dois pontos de atenção

1. Processos e sistemas estruturados de acordo com a legislação: no início do artigo falamos de padrões determinados pela ANS, como a TISS. Porém, existem ainda certificações e acreditações que regem normas que contribuem com a melhoria da gestão e segurança ao paciente. Destacamos, o aval da SBIS em relação ao PEP, que tem o foco mais em tecnologia do que em gestão e está fundamentada em requisitos de normas ISO internacionais.

Há ainda: ONA (Organização Nacional de Acreditação), HIMSS (Healthcare Information and Management Systems Society), NIAHO (Acreditação Nacional Integrada para Organizações de Saúde), entre outras. Quanto mais uma instituição se esforça para estar dentro dos padrões e, indo adiante, evoluir com o apoio das instituições, mais os processos serão seguros.

2. Visão unificada da operação: para garantir a segurança dos processos, há uma união estratégica entre tecnologia, com o sistema de gestão hospitalar, e o alinhamento de objetivos estratégicos. Falaremos sobre gestão em outro tópico, no entanto, há uma conexão com os processos seguros que não pode deixar de ser abordada. Não se trata apenas de alinhar as metas das áreas administrativa e financeira, mas perpetuar os objetivos por toda instituição, incluindo os profissionais assistenciais.

No artigo “Por Que Você Abriria Um Hospital?”, do portal HMDoctors, há uma dica bem simples, que deve ser vista como um investimento de médio-longo prazo: especialização, principalmente da equipe assistencial. Dessa forma, todos se encontram num mesmo propósito. O que impacta, inclusive na utilização da tecnologia e do software de gestão hospitalar. Com expertise, não só há uma visão macro da administração unificada, mas pressupõem que os processos são conhecidos e praticados por toda a instituição. É, neste ponto, que se alcançam os processos seguros.

Informação para apoio de decisão

O software de gestão hospitalar ideal proporciona um bom acesso à informação, rápida, precisa e confiável. É preciso conseguir consultar o sistema com certa flexibilidade e obter respostas adequadas, que gerem hipóteses que possam auxiliar na tomada de decisões estratégicas.

Isso deve ocorrer nas mais diversas áreas, faturamento, atendimento, clínicas, diagnóstico por imagem, etc. O sistema deve ser visto como uma ferramenta de BI (Business Intelligence) para os gestores da instituição apoiarem suas decisões com mais confiança.

E porque é importante ter essas informações? O que a gestão tem a ver com o bem estar do paciente? Com um sistema confiável, é possível monitorar, por exemplo, o tempo de permanência de um paciente por perfil de doença apresentado e protocolo clínico. Se uma pessoa com uma doença menos grave está internada por um longo período, isso gera gastos desnecessários para a unidade e desconforto imenso ao paciente.

Esse cenário pode ser evitado se houver uma análise caso a caso, por meio de indicadores apresentados no software de gestão hospitalar. Além disso, é possível verificar casos opostos, nos quais a eficiência da resolução do problema do paciente foi efetiva, assim, pode-se tornar isso uma prática recorrente.

Analisar a performance clínica da unidade, taxa de retorno do paciente e efetividade do tratamento, embora já seja uma realidade em muitos países, aqui ainda é um processo que está em fase embrionária, mas com grandes possibilidades de se tornar algo institucionalizado. O que justifica os dados da IDC Health Insights, mostrando que por conta da maior adoção de tecnologias modernas e complexas, a demanda por capacidades de big data e analytics deve aumentar até 2018.

Bônus: como a Santa Casa de Recife utilizou o sistema de gestão hospitalar e outras tecnologias para otimizar seus processos? Confira aqui.

A informação está na tecnologia

Como o próprio nome do tópico diz, a gestão hospitalar estará bastante atrelada ao software de gestão hospitalar. Será a tecnologia que irá prover as informações necessárias para a tomada de decisão. Segundo um levantamento recente da IBM, a estimativa é que em 2020, apenas a área da saúde irá gerar globalmente 25 mil petabytes de informação. Se comparado com oito anos atrás, há um acréscimo de 5000%.

Num mesmo artigo, a empresa traz quais são as tendências da saúde do ano de 2017. Ou seja, tecnologias que precisam estar num processo de implementação ou sendo estudadas pela gestão hospitalar. Entre os apontamentos, destaca-se cloud computing e big data. O primeiro será onde ficarão os dados e o segundo é que gerará os dados e irá transformá-los em informação. É a informação que irá empoderar os diagnósticos médicos com precisão e possibilitar a evolução em pesquisas para tratamentos e curas.

Gestão da instituição de saúde

Com indicadores apresentados pelo sistema de gestão hospitalar é possível ainda, verificar outros parâmetros importantes para a instituição. Saber, por exemplo, que o hospital consegue compreender todos os procedimentos realizados e quais materiais e insumos foram utilizados evita prejuízos financeiros e administrativos. Tão relevante ou mais, é a manutenção de uma gestão adequada, que impacta diretamente na qualidade de atendimento.

Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

Do total de estabelecimentos de saúde com internet, 66% deles têm sistema eletrônico para gerenciamento e armazenamento de informações de saúde dos pacientes, segundo dados da TIC Saúde 2014. Enquanto que a pesquisa da Accenture mostra que 61% dos profissionais brasileiros utilizam sistema de prontuário eletrônico regularmente para lançar e consultar informações do paciente. Uma amostra de que a saúde brasileira pode estar no caminho certo da adoção de tecnologias para gestão que reflitam positivamente na segurança e melhor atendimento do paciente.

O prontuário eletrônico do paciente (PEP) gera uma facilidade do registro da informação, que auxilia para um atendimento mais ágil e com sensação maior de conforto e segurança ao paciente. É possível, por exemplo, verificar se já houve administração de um medicamento, se há alergias ou possíveis interações medicamentosas.

Segundo a TIC Saúde, os sistemas de informação que possibilitam alertas e lembretes de interação medicamentosa estão em 22% das instituições de saúde, enquanto que alertas e lembretes de alergia a medicamentos estão em 20% delas. Dados mostram que, embora em estágio intermediário de adoção, estas tecnologias reforçam o atendimento de qualidade.

Gestão de suprimentos

As instituições hospitalares devem estar sempre atentas aos produtos que estão em circulação: entrando e saindo. Os insumos fazem parte do processo e dos fluxos do hospital. A gestão de suprimentos possibilita criar uma padronização financeira que contabiliza e cobra corretamente os convênios, o que pode mitigar as glosas. Nisso, entra também o controle de qualidade, satisfação, rastreabilidade, serviços internos e externos. Os insumos adequados estão dentro e influenciam toda a equipe hospitalar.

Prova de sua importância é que a gestão de suprimentos não somente envolve toda a equipe, mas também é uma excelente geradora de custos. Em 2013, a pesquisa da consultoria McKinsey, apontou que os insumos médicos são o segundo maior custo de uma instituição de saúde, ficando abaixo apenas da folha de pagamento. Uma gestão adequada garantirá um bom desempenho desde o departamento de compras até os demais setores. Com isso, podem economizar em desperdício e oferecer mais qualidade ou, até mesmo, escalar. Para isso, um aliado fundamental é o sistema de gestão hospitalar.

Gerenciamento de leitos

No caso do gerenciamento de leitos, estamos entrando numa seara que traz descontentamento para todos, de pacientes até administração. O gerenciamento de leitos é uma forma, justamente, de evitar que existam picos de uso ou, em outros momentos, recursos parados. Uma atenção especial ao assunto pode promover vários benefícios. Ao acompanhar à liberação de leitos, é possível utilizar os recursos de melhor forma e aumentar a satisfação com o atendimento.

O artigo “Agilidade e eficiência como inovação no Gerenciamento de Leitos” revela dados sobre o gerenciamento de leitos. De acordo com Observatório 2016, houve um aumento de 51% de internações em hospitais particulares. Um salto de 466.639 internações, em 2010, para 961.440, em 2015. O que enfatiza a necessidade de um gerenciamento de leitos adequado com o envolvimento de toda equipe.

Todos os pontos relatados nos três pilares de gestão, impactam não apenas na reputação da instituição, como também na saúde financeira, mas principalmente no fator mais importante: a relação entre médico e paciente e entre instituição de saúde e paciente. Qualquer dúvida, utilize nossos comentários.

*Post publicado originalmente em 24 de maio de 2016 e atualizado em 01 de agosto de 2017.