O que considerar ao buscar um sistema para laboratórios?

Um sistema para laboratórios é essencial para gerenciar um alto volume de exames, especialmente aqueles de alta complexidade. Além disso, se você visa aumentar a eficiência da equipe e melhorar a experiência dos pacientes, não tem como ignorar a tecnologia.

Manter os processos de um laboratório organizados é um trabalho que, inevitavelmente, depende de um software eficaz. São muitas etapas e normas que não podem ser negligenciadas. Afinal, elas impactam a sustentabilidade e o crescimento do seu negócio.

Mas como um sistema para laboratório pode aumentar a eficiência dos processos? Neste artigo, apresentamos uma lista com 6 vantagens. Veja também os recursos essenciais de um bom sistema para laboratório. Confira!

Sistema para laboratórios: 6 vantagens

Para garantir redução de erros nos laboratórios, é preciso investir em capacitação de pessoal, mas também em sistemas de gestão mais eficientes. A seguir, confira 6 vantagens de apostar neste recurso.

1. Maior produtividade

A automatização dos processos manuais contribui para aumentar produtividade e reduzir o retrabalho, desperdícios e perdas. Isso é possível por meio de fluxos ajustáveis e interdependentes, do atendimento ao backoffice.

2. Melhor experiência do paciente

Oferecer um atendimento humanizado aos pacientes é um dos grandes desafios de diversas organizações do setor de saúde. Em grande medida, isso ocorre porque os laboratórios precisam lidar com um grande volume de informações e processos. 

Os softwares para laboratórios contam com recursos que permitem um melhor gerenciamento dos processos, fluxos de coleta e canais de atendimento. Assim, é possível garantir a escalabilidade sem perder a qualidade no atendimento aos pacientes.

3. Controle da qualidade

Outra vantagem de um bom sistema para laboratórios diz respeito à facilidade no controle de qualidade. Recursos para essa finalidade podem ser usados para checagem, acompanhamento, calibragem de equipamentos e análises das regras múltiplas de Westgard (para análise de desvio de padrão) dentro do gráfico de Levey-Jennings na corrida analítica. 

Contar um software de interfaceamento laboratorial que contemple as rotinas de controle de qualidade gera ganhos de eficiência na rotinas dos profissionais que, sem esses recursos, fariam essas atividades manualmente. 

4. Segurança dos dados

Não dá para pensar em inovação dos sistemas para laboratórios sem considerar a segurança das informações. Nesse sentido, é importante investir em um software que garanta a proteção dos dados dos pacientes, além do acesso em nuvem para um menor custo de armazenamento e infraestrutura local. 

5. Gestão facilitada

Um bom sistema para laboratórios conta com relatórios gerenciais para acompanhamento de KPIs que abrangem todas as etapas do fluxo laboratorial (atendimento, fase pré-analítica, analítica, pós-analítica e backoffice). 

Alguns oferecem até mesmo uma ferramenta completa de Business Intelligence para análise de indicadores que ajudam nas tomadas de decisões.

6. Rastreabilidade

O nível elevado de tarefas manuais gera retrabalho, dificulta a gestão e compromete a rastreabilidade das amostras. Isso favorece possíveis erros, como troca de resultados ou perda de documentos dos pacientes. Ou ainda, problemas com glosas e outros processos. 

Desse modo, a interoperabilidade entre o sistema de gestão e o interfaceamento possibilita uma comunicação ágil entre equipamentos de análises biomédicas. Os melhores sistemas para laboratórios também dão a possibilidade de customizar regras de priorização de exames e comunicação de resultados críticos, dando suporte ao analista clínico.

Checklist para escolher o melhor sistema para laboratórios

A cada ano surgem novas soluções no mercado e, por isso, pode ser desafiador escolher o sistema ideal para o seu laboratório. Nesse sentido, um bom software deve conter algumas funcionalidades. Veja quais são: 

1. Autorização de exames junto ao convênio do paciente

Quando o processo de autorização do exame do paciente pelo convênio é realizado manualmente, seja por telefone ou mesmo pelo portal on-line do convênio, o tempo gasto é um indicador que precisa ser monitorado pela instituição.

Por isso, o mais recomendado é contar com um sistema que ofereça autorização do convênio integrada ao sistema do laboratório, sendo possível garantir muito mais eficiência e qualidade laboratorial ao processo.

2. Análise da quantidade de coletas refeitas

A quantidade de coletas refeitas precisa ser acompanhada pelo laboratório, uma vez que contribui para a gestão de compras de materiais. Isso também pode apontar outros problemas que estão provocando esses retrabalhos.

Um software para laboratórios permite identificar vários desses gargalos, como se há falhas na etiquetagem das amostras que podem ser responsáveis por retrabalhos  nas coletas. 

3. Monitoramento de coletas domiciliares 

É importante que o sistema para laboratório conte com um recurso para monitorar o número desse tipo de coleta. Essa funcionalidade é essencial para o planejamento da quantidade de materiais necessários, do número de profissionais dedicados a essa função, além do investimento em deslocamentos para atender os pacientes em suas residências. 

4. Acompanhamento dos envios de materiais para laboratórios de apoio

Atualmente, é comum encontrarmos laboratórios que funcionam com a parceria de outras instituições para realização de grande parte de suas análises clínicas. Existem até mesmo alguns que terceirizam 100% das análises, fazendo apenas a coleta de material.

Para acompanhar cada uma dessas tarefas, um software para laboratórios é indispensável. 

Se a instituição conta com vários laboratórios de apoio, alguns softwares podem ser aliados neste processo, como por exemplo para imprimir etiquetas já no padrão do laboratório de apoio. 

5. Registro do tempo de permanência do paciente no laboratório

O sistema também precisa monitorar o tempo de permanência do paciente dentro do laboratório. O registro considera tempo de abrir uma ficha de cadastro, em espera e o tempo aguardado para preparo do exame e coleta da amostra para a análise clínica.

Assim, é possível identificar onde está o gargalo da demora no atendimento e tomar decisões mais assertivas para oferecer um serviço mais ágil e de mais qualidade para o paciente.

6. Interfaceamento no sistema para laboratório

O interfaceamento gera uma comunicação entre equipamentos. Imagine que dentro da sua instituição existam diversas máquinas: manter produtividade e segurança quando a extração de informações é realizada manualmente não é uma tarefa fácil. 

Por isso, contar com um mesmo fornecedor de software de interfaceamento e de gestão laboratorial é importante, já que a integração de dados fica facilitada quando não depende de duas empresas distintas. Basta uma configuração do sistema para importar e transferir os dados automaticamente. Sabemos que cada equipamento tem um layout específico e um sistema para laboratórios deve estar preparado para isso — afinal, todos os dias surgem novas máquinas e soluções. 

7. Atendimento às normativas e legislação

O cumprimento de diversas normativas é obrigatório para o funcionamento de laboratórios. Um exemplo é a RDC 786/2023, a qual regulamenta, entre outros assuntos, a gestão de qualidade e rastreabilidade de dados, de modo a garantir que os laboratórios trabalhem em conformidade com processos seguros de análise de dados e uso de recursos tecnológicos para diagnósticos mais precisos.

Para organizar e otimizar os exames realizados, um sistema para laboratório robusto deve garantir a rastreabilidade e controle de status das amostras, registrando por onde cada item passou, o que evoluiu e todas as alterações ocorridas ao longo do processo.

8. Experiência digital no agendamento e entrega de resultados

Atualmente, é comum que pacientes esperem contar com plataformas digitais para apoiar no seu cuidado com a saúde. Seja via site ou WhatsApp, um sistema com agendamento de exames e entrega online de resultados já não é mais um diferencial, e sim um item básico a se considerar na hora de procurar um sistema para laboratório.

Software para laboratório de análises clínicas na prática

O Laboratório Santa Catarina tinha um desafio: modernizar o atendimento ao cliente, otimizar e integrar os processos internos. Isso para gerenciar mais de 60 mil exames por mês com 9 unidades diferentes. 

A solução foi investir em ferramentas da Pixeon com o LIS, BackOffice e Recepção Digital. A parceria entre as empresas foi essencial para obter um sistema que realmente facilita a rotina de clientes, médicos, fornecedores e colaboradores.

Entre as principais vantagens observadas pelo laboratório estão:

• Atendimento mais ágil e produtivo; 
• Otimização de processos;
• Centralização de informações;
• Integrações com outras soluções e muito mais! 

Quer conhecer mais detalhes desta história? Confira o case completo: Laboratório SC inova com sistema para laboratório de análises clínicas da Pixeon. 

A Pixeon oferece todos esses benefícios. Invista em  praticidade e confiança: entre em contato com um especialista agora!

Sobre a Pixeon  

Pixeon é a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem laboratórios, hospitais, clínicas e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (LIS, HIS, CIS e RIS), quanto no processo diagnóstico (Interfaceamento laboratorial e PACS para radiologia), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

Nosso sistema de gestão para medicina diagnóstica, Pixeon Korus, atende quase 2 milhões de pacientes e processa mais de 9 milhões de exames anualmente. 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia que confiam nas nossas tecnologias.  

Ainda não sabe qual sistema escolher para o seu laboratório? Solicite um contato comercial e surpreenda-se com tudo que nosso sistema de gestão laboratorial é capaz!