O que considerar ao buscar um sistema para laboratórios?

Manter os processos de um laboratório organizados é um trabalho que, inevitavelmente, depende de tecnologia. São muitas etapas e normas que não podem ser negligenciadas. Por isso, só um bom sistema para laboratório é capaz de automatizar processos e garantir a eficiência necessária, já que controlá-los manualmente é não apenas muito mais trabalhoso, como também pode colocar a segurança do seu laboratório em risco.

Mas, como um sistema para laboratório pode aumentar a eficiência desses processos? Neste artigo, apresentamos uma lista com 5 recursos que um sistema para laboratório precisa ter para garantir esse objetivo, deixando tudo organizado e funcionando perfeitamente no seu laboratório. Ao final, você também pode acessar um checklist da Pixeon, para verificar outros aspectos que devem ser considerados ao investir em uma solução para laboratórios. Confira!

5 recursos essenciais de um sistema para laboratório para aumentar a eficiência

A cada ano surgem novas soluções no mercado, e por isso pode ser um pouco desafiador escolher o sistema ideal para o seu laboratório. De modo geral, um bom sistema para instituições de saúde deve contemplar os processos de ponta a ponta, desde a recepção até o controle de compras e estoque, dando uma visualização completa das atividades, gastos e outros indicadores.

Nesse sentido, um bom sistema para laboratório deve conter recursos para:

• evitar erros;
• melhorar a produtividade dos profissionais;
• possibilitar a localização de informações;
• fornecer dados para tomada de decisões estratégicas.

Levantamos os recursos mais interessantes oferecidos pelas soluções de gestão para laboratórios para ter mais eficiência no dia a dia.

1. Autorização de exames junto ao convênio do paciente

Quando o processo de autorização do exame do paciente pelo convênio é realizado manualmente, seja por telefone ou mesmo pelo portal on-line do convênio, pode ser bastante demorado e o tempo gasto é um indicador que precisa ser monitorado pela instituição.

Por isso, o mais recomendado é ter a autorização do convênio integrada ao sistema do laboratório, sendo possível garantir muito mais eficiência e qualidade laboratorial ao processo.

2. Análise da quantidade de coletas refeitas

A quantidade de coletas refeitas precisa ser acompanhada pelo laboratório, uma vez que contribui para a gestão de compras de materiais, além de apontar possíveis problemas que estão provocando esses retrabalhos.

Por exemplo, por meio de uma análise feita pelo sistema, é possível identificar se há falhas na etiquetagem das amostras, que podem ser responsáveis por muitas perdas nas coletas, ao não serem enviadas para análise no tempo correto ou para o local correto.

Sendo assim, um dos recursos mais importantes para se ter em um sistema para laboratório é o registro de coletas refeitas. Na solução da Pixeon, essa funcionalidade ajuda a identificar as razões que estão levando às perdas e resolvê-las antes que gerem um prejuízo maior para a instituição.

Leia também: A importância de controlar validades e lotes dos insumos no estoque da sua clínica

3. Monitoramento de coletas domiciliares 

Com a pandemia do Covid-19, o número de coletas domiciliares aumentou muito nos laboratórios, uma vez que os pacientes, para manterem as recomendações de isolamento social, passaram a solicitar que as coletas fossem realizadas em casa.

Por isso, é importante que o sistema para laboratório conte com um recurso para monitorar o número desse tipo de coleta. Essa funcionalidade é essencial para o planejamento da quantidade de materiais necessários, do número de profissionais dedicados a essa função, além do investimento em deslocamentos para atender os pacientes em suas residências. 

4. Acompanhamento dos envios de materiais para laboratórios de apoio

Atualmente, é comum encontrarmos laboratórios que funcionam com a parceria de outras instituições para realização de grande parte de suas análises clínicas. Existem até mesmo laboratórios que terceirizam 100% das análises, fazendo apenas a coleta de material.

Por isso, é fundamental que a instituição tenha um sistema para laboratório que forneça informações organizadas, para saber a qual laboratório os exames devem ser encaminhados, considerando a vantagem financeira e especialidade técnica.

Se a instituição conta com vários laboratórios de apoio, o nosso sistema, por exemplo, pode ser programado para identificar qual deles oferece o melhor valor para determinado exame e já etiquetar o material coletado com a marcação específica do laboratório em questão, sem que isso precise ser analisado manualmente na hora da coleta.

Saiba Por quanto tempo preciso guardar os exames de pacientes?

5. Registro do tempo de permanência do paciente no laboratório

O sistema para laboratório também precisa monitorar o tempo de permanência do paciente dentro do laboratório, registrando o tempo de abrir uma ficha de cadastro, o tempo que o paciente fica em espera, o tempo que o paciente fica aguardando para preparo do exame, o tempo de colher a amostra para a análise clínica, etc.

Na nossa solução para laboratórios, essas informações são coletadas para que o laboratório saiba onde está o gargalo da demora no atendimento e o que fazer para oferecer um serviço mais ágil e de mais qualidade para o paciente.

Leia também: Tempo de atendimento: seu laboratório está fazendo esse controle?

6. Interfaceamento no sistema para laboratório

O interfaceamento gera uma comunicação entre equipamentos. Imagine que dentro da sua instituição existam diversas máquinas: fica impossível ter produtividade e total segurança quando a extração de informações é realizada manualmente. Por isso, a interação é muito importante. Basta uma configuração do sistema para importar e transferir os dados automaticamente.

Sabemos que cada equipamento tem um layout específico e um sistema para laboratório deve estar preparado para isso — afinal, todos os dias surgem novas máquinas e soluções. Para o laboratório crescer, é imprescindível que ocorra essa comunicação, evitando retrabalho e aumentando a performance dos colaboradores.

Saiba mais: Guia do Interfaceamento: por que implantar e como escolher

7. Fluxo de exames e retorno de resultado

Para organizar e otimizar os exames realizados, um sistema para laboratório robusto deve garantir a rastreabilidade e controle de status das amostras, registrando por onde cada item passou, o que evoluiu e todas as alterações ocorridas ao longo do processo.

Já para facilitar a liberação de resultados, o sistema deve possuir uma funcionalidade que garanta a liberação de resultados “normais” de forma mais rápida. Assim, apenas o que está fora dos padrões pré-determinados será analisado. O que não estiver dentro do padrão, será represado e olhado de forma mais criteriosa, de acordo com as características do paciente, dados apresentados, etc. 

Confira: Laboratório SC inova com sistema para laboratório de análises clínicas da Pixeon

Gestão de ponta a ponta: o que esperar de um software para laboratórios?

Oferecer um atendimento humanizado para seus pacientes é um dos grandes desafios de diversas organizações do setor de saúde. Em grande medida, isso ocorre porque hospitais, clínicas e laboratórios precisam lidar cada vez mais com um grande volume de informações e processos. Um agravante nesse cenário é o nível elevado de tarefas manuais que geram retrabalho, dificultam a gestão e a rastreabilidade dos dados. Em alguns casos, por exemplo, pode ocorrer a troca de resultados ou perda de documentos dos pacientes. Ou ainda, problemas com glosas e outros processos. 

Para casos como esses se tornarem raros, é preciso investir não apenas na capacitação de pessoal, como também em sistemas de gestão mais eficientes, que ofereçam recursos de ponta a ponta.  Assim, reduz-se os erros, os serviços se tornam mais rápidos e seguros, recursos são otimizados e a satisfação das pessoas atendidas aumenta, gerando valor para a instituição. 

Checklist: o que considerar ao buscar um sistema para laboratório?

Mas diante de um mercado com tantas tecnologias para laboratórios, como acertar na escolha de um software de gestão?

Para ajudá-lo nessa busca, nós elaboramos um material com uma lista dos recursos que uma solução robusta precisa ter para contemplar as principais demandas dos laboratórios. São tecnologias para agendamento, recepção ao paciente, coleta de material, triagem, interfaceamento, resultados e faturamento, que você deve buscar nos fornecedores.

No final deste conteúdo especial, você ainda tem acesso a um checklist para preencher ao pesquisar soluções de diferentes empresas.

Aproveite e baixe agora mesmo o Checklist: o que considerar ao buscar um sistema para laboratórios!