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Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Por Pixeon em 2 de junho de 2020
gestão clínica

A gestão clínica e a organização de qualquer centro de saúde de médio a grande porte exige muito planejamento e atenção. Pequenas falhas de comunicação ou pontos negligenciados nos fluxos de atendimento, por exemplo, podem gerar grandes problemas financeiros e prejudicar a qualidade dos serviços de saúde.

O controle de dados e a correta execução de todas as atividades, desde a recepção até a saída dos pacientes, são fatores decisivos para uma gestão clínica eficiente que visa manter a credibilidade e o crescimento saudável da organização. Além disso, são pontos que devem ser observados com cautela por quem está pensando na expansão do negócio.

No entanto, manter uma instituição bem organizada, com atendimentos ágeis, sem erros, glosas ou atrasos é um desafio constante para qualquer centro médico. Por isso, é essencial que os gestores estruturem adequadamente os fluxos e rotinas de atendimento, fornecendo recursos e ferramentas que auxiliem os colaboradores na realização das tarefas com maior praticidade e segurança.

Entenda a seguir como organizar os processos de ponta a ponta nas clínicas e policlínicas. Ao final desse artigo, acesse também um conteúdo completo sobre o tema!

Controle das diferentes etapas de atendimento com softwares para gestão clínica

O agendamento, o pronto-atendimento, bem como as etapas pré-analíticas, analíticas e de pós-atendimento devem ser estruturadas e organizadas com tecnologias eficientes, que aumentem o desempenho dos colaboradores e evitam falhas. Essa medida vai ajudar na manutenção de uma imagem positiva para a instituição, em sua divulgação e na atração de novos pacientes. 

Um fator essencial nesse sentido é a integração das ferramentas. Muitos gestores e unidades médicas utilizam inúmeros softwares, gerando desperdício de tempo e baixa produtividade. O uso de sistemas integrados e centralizados, que forneçam informações em tempo real aos gestores, permite que vários problemas sejam identificados e resolvidos imediatamente, reduzindo as queixas dos pacientes com atrasos e filas, por exemplo. 

Veja como organizar os processos de sua gestão clínica, nas diferentes etapas de atendimento.

Fluxo de atendimento organizado

A organização dos fluxos de atendimento ajuda os gestores a entenderem os processos dentro das clínicas, bem como a sequência de procedimentos que devem ser realizados do momento da entrada até a saída do paciente. Esse entendimento vai nortear quais são as atividades que os profissionais devem executar, além de apresentar informações importantes sobre o que já foi feito, falhas no atendimento, e procedimentos da instituição, etc. 

Ter um fluxo de atendimento organizado, exige que a unidade conte com ferramentas que automatizem os processos desde o agendamento da consulta até a saída dos pacientes. Com um sistema digital é possível eliminar as atividades manuais, reduzindo as falhas operacionais, como falta de entendimento de escrita, erros de transcrição de nomes de pacientes, consultas duplicadas, etc.  

Falhas como essas podem gerar sérios prejuízos para a instituição, afetando todo seu fluxo de atendimento, e ainda causar uma imagem negativa aos pacientes e perda de receita. 

Atendimento por critérios de prioridade

O Protocolo Manchester é um padrão de triagem internacional usado para padronizar e organizar o atendimento, de acordo com a prioridade. O profissional responsável pela triagem classifica o grau de urgência de cada paciente para otimizar o atendimento médico. Os pacientes que apresentam maiores riscos são atendidos primeiros.

Outros protocolos de atendimento também podem ser adotados pelas instituições de saúde. Por meio de sistemas de gestão clínica, é possível incluir as informações sobre o estado de cada paciente. Dessa forma, o próprio sistema organiza a fila de atendimento para que os pacientes com casos mais críticos, sejam priorizados. 

Pré-atendimento 

Depois do agendamento de consulta, o pré-atendimento é o primeiro contato que o paciente tem com a clínica. Uma recepção deve ser composta por profissionais capacitados, que recebam os pacientes de forma empática, transmitindo segurança e confiança. 

É nesse momento, em geral, que o cadastro do paciente é preenchido, uma etapa que acaba aumentando o tempo de espera. Quando a instituição utiliza um sistema de agendamento de consultas, como a Recepção Digital, é possível eliminar essa etapa. O paciente faz o preenchimento do cadastro com suas informações e evita erros de entendimento por parte do profissional. 

A ferramenta reduz os gargalos na recepção, pois elimina os processos manuais e permite que os profissionais se dediquem a outras atividades, proporcionando um atendimento mais humanizado

Atendimento médico otimizado

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) reúne todas as informações do paciente. Uma das principais vantagens desse recurso é permitir a fácil consulta a protocolos, prescrições, catálogo de doenças baseado no CID (Classificação Internacional de Doenças). O médico consegue usar esses recursos para fazer consultas sobre o caso do paciente, comparando com seu caso clínico. 

O sistema também permite que o médico consulte a opinião de outro especialista de forma rápida, basta o profissional acessar a ferramenta em qualquer dispositivo móvel. Caso o paciente realize algum exame clínico na mesma instituição, seus resultados são enviados diretamente para a plataforma. Isso permite que o médico tenha uma visão geral e detalhada do caso. 

Indicadores de desempenho

Após ter o atendimento concluído, a instituição deve avaliá-lo, identificar as falhas e entender os acertos do processo. Os sistemas digitais apresentam informações sobre o tempo de espera do atendimento, tempo de consulta médica, prazo de conclusão dos exames, entre outras informações importantes para entender a qualidade do serviço. 

O uso de sistemas digitais permite que a instituição organize seus processos e entenda o que ainda precisa ser corrigido. Com sistemas digitais, como os da Pixeon, vários problemas são eliminados das clínicas, como o retrabalho na digitação de informações, eventuais equívocos e falhas de comunicação.


Pensando nos diferentes processos e necessidades das organizações, lançamos um material especial focado na organização de atividades e dos fluxos de trabalho para clínicas. Acesse gratuitamente e saiba como potencializar a gestão e ampliar os resultados da sua unidade! 

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No material você irá saber mais sobre:

  • recursos para o agendamento e cadastro digital dos pacientes;
  • fluxos de atendimento e protocolos adotados por organizações de saúde;
  • ferramentas essenciais para gestão e controle de dados;
  • humanização dos serviços com o apoio de novas tecnologias, e muito mais.

Tenha uma ótima leitura!

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