Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

​​Fazer uma boa gestão de clínica médica exige caprichar na organização dos processos internos, sempre prezando pelo planejamento na rotina e pela atenção aos detalhes. Como o setor de saúde é um segmento complexo e que não permite negligências, é fundamental que todos os processos sejam tratados com máxima eficiência e segurança.

Pequenas falhas de comunicação ou pontos negligenciados nos fluxos de atendimento, podem gerar impactos bastante negativos na gestão orçamentária e na qualidade dos serviços de saúde. Os resultados vão desde prejuízo financeiro até uma experiência pouco satisfatória para os pacientes, afetando a segurança das pessoas e a credibilidade da instituição.

Nesse sentido, o caminho mais eficiente na administração de clínica médica é por meio do controle de dados e da tomada de decisões assertivas em todas as atividades institucionais — desde a recepção até a saída dos pacientes.

Um software de gestão clínica viabiliza essa prática, possibilitando que os gestores estruturem adequadamente os fluxos de trabalho e as rotinas de atendimento a partir de uma gestão de recursos eficiente e de equipes bem treinadas.

Quer entender como fazer isso na prática? Continue a leitura e entenda como uma ferramenta inteligente te ajuda a driblar os desafios da administração e otimiza o dia a dia da gestão de clínica médica.

Principais desafios da gestão de clínica médica

Administrar clínica médica não é tarefa fácil por um simples motivo: centros de saúde têm um fluxo diário muito elevado de demandas e pacientes. Essas demandas, somadas aos processos internos da instituição geram uma base de informações vasta e complexa.

Nesse sentido, se não houver uma ferramenta de gestão para auxiliar no funcionamento adequado dos processos, os profissionais provavelmente ficarão sobrecarregados. Sem falar nas falhas operacionais, que também serão recorrentes.

Uma gestão clínica eficiente é aquela guiada por um bom suporte tecnológico, que ajuda a otimizar o fluxo de trabalho de ponta a ponta para manter os colaboradores sempre alinhados.

Um software especializado, por exemplo, permite que os profissionais da equipe:

• Concluam tarefas em menos tempo e menos esforço;
• Centralizem informações sobre o paciente em um único prontuário eletrônico, mesmo quando uma equipe multidisciplinar precisa acessar o documento;
• Eliminem ociosidades de agenda, espaços de consultório e equipamentos;
• Gastem menos tempo aguardando que outros processos sejam finalizados;
• Colaborem com outros profissionais de forma mais eficiente;
• Reduzam as perdas financeiras por glosas e atritos no faturamento de convênios e SUS;
• Prestem atendimento aprimorado, o que pode ser medido pelos indicadores de resultado e pela satisfação dos pacientes.

A seguir, listamos os principais desafios da gestão clínica que podem ser solucionados com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

Desafio 1: realizar um bom controle financeiro

O controle financeiro é um dos maiores desafios na gestão de clínica médica. Os recursos em geral são limitados, enquanto os custos de funcionamento são bastante altos. Por isso, garantir o equilíbrio no fluxo de caixa é fundamental.

É preciso ter atenção absoluta em relação ao que sai e ao que entra no caixa da instituição, minimizando o risco de despesas não registradas que levem a dívidas desnecessárias. Para obter esse controle seguro, a recomendação é investir em tecnologia, buscando uma ferramenta de gestão clínica que permita acompanhamento prático e eficiente das finanças.

Vale lembrar, ainda, que o ideal é contar com um software que possibilite não apenas a centralização dos dados financeiros da instituição, mas também gere relatórios estratégicos para favorecer os processos decisórios do gestor.

Desafio 2: ter uma gestão adequada da agenda

Manter total controle sobre as agendas médicas também é um ponto decisivo ao administrar clínica, já que atrasos e problemas nos horários resultam em pacientes insatisfeitos. Isso pode significar menores índices de fidelização e até mesmo estimular o boca a boca negativo.

Uma clínica que faz agendamentos em excesso, por exemplo, desencadeia problemas em todos os processos subsequentes, o que prejudica a reputação da instituição e reduz a qualidade do serviço prestado. Por outro lado, muitos horários vagos podem levar a gestão a não alcançar os rendimentos necessários para honrar todas as despesas. E aí o controle financeiro fica afetado.

Nesse contexto, contar com tecnologias para agendamento on-line e ter um controle digital e unificado agiliza o processo de marcação de consultas e evita que os pacientes faltem.

Existem sistemas que enviam lembretes automáticos do horário e dia da consulta, além de, na mesma solução, permitir o agendamento e visualização de resultados de exames. Essa medida é muito simples e efetiva, pois reduz a taxa de não comparecimento, alivia o trabalho da equipe de recepção e, ao mesmo tempo, facilita a vida do paciente.

Desafio 3: estabelecer metas claras e alcançáveis

Compartilhar os objetivos, os valores e a missão da instituição com os colaboradores é muito importante para obter êxito no segmento da saúde. Contudo, quando falamos em administração de clínica médica, é preciso ter em mente que essas metas devem ser claras e alcançáveis.

Objetivos impossíveis de se alcançar acabariam desestimulando os colaboradores. Um bom software de gestão clínica ajuda a orientar melhor essas metas, de modo que o gestor possa construí-las a partir da base de indicadores do software.

Desafio 4: oferecer um atendimento humanizado

A gestão clínica não deve se ater apenas a números. A qualidade do atendimento também precisa ser uma preocupação recorrente. Mas sabemos que, com a correria do dia a dia e com tantos processos para cuidar, oferecer um atendimento humanizado se torna um grande desafio.

Nesse sentido, contar com a tecnologia também é uma forma de possibilitar condições para que o paciente tenha uma experiência mais satisfatória. A comunicação da clínica precisa ser sempre respeitosa e empática, desde o primeiro contato do paciente até a consulta médica e a realização dos procedimentos necessários.

Se a sua instituição estiver falhando nesse aspecto, talvez seja a hora de organizar os processos internamente para torná-los mais ágeis e seguros, pois é isso que resultará em uma prática mais humanizada ao longo da jornada.

Os sistemas inteligentes apoiam com maestria essa função, justamente porque otimizam os processos internos para que os colaboradores tenham mais tempo livre. Assim, poderão redirecionar seus esforços para uma assistência mais personalizada e empática aos pacientes, seja no atendimento remoto, seja no atendimento presencial.

Desafio 5: gerenciar com segurança os dados dos pacientes

As clínicas médicas são responsáveis por um grande volume de informações coletadas de seus pacientes: dados pessoais, prontuários, prescrições, entre outros. A quantidade enorme de documentos é acumulada rapidamente, o que faz com que eles fiquem desorganizados e possam, até mesmo, se perder.

Para impedir esse grande risco, os prontuários eletrônicos se tornaram grandes aliados. Isso porque, com um sistema digital, não é necessário espaço físico para armazenar a papelada.

Além disso, prontuários eletrônicos centralizam todas as informações em uma mesma plataforma. Como consequência direta desse benefício, a busca pelos dados ganha bastante agilidade.

Por fim, outra vantagem que não deve ser deixada de lado quando falamos em sistemas de prontuários digitais é a segurança. Por meio de login e senha, além de criptografia dos dados, é possível garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações dos pacientes e da clínica.

Desafio 6: ter uma boa visibilidade no mercado

Ao prestar um serviço de qualidade, a clínica transmite confiança e responsabilidade às pessoas atendidas. Assim, elas tendem a recomendar a clínica para parentes, amigos, vizinhos e colegas de trabalho, por exemplo. Por isso, fazer um atendimento de excelência é indispensável para alavancar a imagem do negócio em curto e longo prazo.

Outra estratégia eficiente hoje em dia diz respeito ao investimento em visibilidade on-line, especialmente nas redes sociais. A divulgação de informações relevantes sobre a clínica, como especialidades atendidas, endereço e horário de atendimento, auxilia o processo de atração de um número maior de pacientes em potencial.

Para isso, entretanto, é preciso fazer um estudo do seu público-alvo para identificar qual a melhor rede social e os tipos de posts para investir e conquistar um número maior de pacientes. Aproveite a oportunidade para escrever conteúdos relevantes sobre a sua área e aumentar a credibilidade do negócio.

Desafio 7: contar com uma ferramenta de gestão inteligente

Problemas comuns na gestão de clínica médica podem ser solucionados com o uso de um software especializado nesse segmento. Com um sistema digital, é possível ter o prontuário eletrônico dos pacientes, agenda, controle financeiro e outros dados importantes em mãos de forma simples e otimizada.

Quando você passa a acompanhar a situação dos pacientes por meio de uma ferramenta de gestão clínica, tem uma série de ganhos na qualidade do atendimento. Há a  oportunidade de promover uma análise mais aprofundada da condição de cada pessoa, otimizando o diagnóstico e o tratamento.

Além disso, as prescrições podem ser feitas diretamente pelo computador e o gestor é capaz, inclusive, de monitorar o tempo médio das consultas. A partir daí, fica mais fácil analisar os dados e propor medidas para que a instituição tenha resultados cada vez melhores.

Saiba mais sobre Saúde Conectada e veja o que os especialistas têm a dizer sobre o uso da tecnologia nas clínicas e hospitais.

Como a tecnologia apoia a gestão de clínica médica

Tanto o agendamento e o pronto-atendimento quanto as etapas pré-analíticas, analíticas e de pós-atendimento devem ser estruturadas e organizadas com o auxílio de tecnologias eficientes, que melhorem a produtividade dos colaboradores e evitem falhas administrativas e operacionais.

Um fator crucial nesse sentido é a integração das soluções tecnológicas utilizadas pela clínica. Muitos gestores de centros médicos acabam recorrendo a inúmeros softwares que não trabalham de forma integrada. Isso gera desperdício de tempo e baixa produtividade.

Quando os sistemas estão devidamente integrados e centralizados, a base de informações e indicadores segue alimentada em tempo real. Dessa forma, é possível identificar gargalos com mais rapidez e resolvê-los imediatamente, reduzindo as queixas dos pacientes em relação a atrasos e filas, por exemplo.

Soluções integradas dão agilidade e fluidez ao fluxo da administração de clínica médica, otimizando as atividades desde a recepção até o atendimento. Assim, evita-se retrabalho, desperdício de tempo, prejuízo financeiro e falhas humanas, já que muitos processos internos deixarão de ser realizados manualmente.

A seguir, falaremos dos aspectos que podem ser aprimorados na sua gestão clínica a partir do uso de softwares especializados que operam de forma integrada.

Gestão financeira

Como vimos, manter o controle financeiro da instituição é um dos grandes desafios da gestão clínica. Afinal, são muitas informações em circulação e muitos processos ocorrendo simultaneamente, o que pode gerar falhas de comunicação e levar a erros.

Um software especializado permite, entre outras coisas, que o quadro clínico do paciente possa ser compreendido em maior profundidade por todos os colaboradores do time. O acesso facilitado à uma base de dados unificada favorece também a relação médico-paciente e aprimora o processo de tomada de decisões visando não desperdiçar recursos financeiros.

Análise de indicadores

A análise estratégica dos indicadores clínicos é outro aspecto otimizado por uma ferramenta de gestão. Fazer esse trabalho com a inteligência de dados é importantíssimo para validar o planejamento estratégico do gestor e replicar os padrões de sucesso da instituição.

Por meio de uma base de indicadores sólidos a clínica poderá avaliar os atendimentos depois de concluídos, identificando eventuais falhas e obtendo insights de como aprimorar o processo.

Os softwares de gestão clínica reúnem informações como o tempo de espera do atendimento, o tempo de consulta médica, o prazo de conclusão de exames, entre outros dados relevantes para compreender a qualidade dos serviços prestados.

Os maiores ganhos e pontos decisivos na análise de indicadores clínicos são:

• O estudo dos equipamentos e do investimento em inovações;
• A capacitação e alinhamento das equipes;
• A descentralização do conhecimento entre setores;
• A assertividade na negociação com operadoras de planos de saúde;
• A escalabilidade de serviços e aumento do faturamento.

Prontuário Eletrônico

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) reúne todas as informações clínicas relacionadas aos atendimentos. Uma das principais vantagens desse recurso é facilitar o acesso aos protocolos, prescrições e catálogo de doenças baseado no CID (Classificação Internacional de Doenças).

Com esse recurso, o médico consegue, por exemplo, avaliar mais a fundo a situação de cada paciente e o histórico de evolução no quadro clínico. Além disso, caso o paciente realize algum exame clínico na mesma instituição, seus resultados serão registrados na plataforma.

Assim, as equipes médicas poderão avaliar os exames com mais agilidade, acelerando a entrega do resultado para os pacientes e contando com o parecer de demais especialistas sempre que necessário.

Sistema para consultas

Os sistemas inteligentes também são fundamentais para as tarefas de agendamento de consultas, pois evitam horários ociosos e o não comparecimento de pacientes. Isso vale tanto para as consultas presenciais quanto para os serviços de telemedicina.

A intenção é facilitar a vida do paciente e também dos funcionários da clínica por meio da automatização dos agendamentos — que poderão ser feitos on-line —, da emissão de lembretes e das mensagens de confirmação. Tudo isso favorece uma relação mais acolhedora com os pacientes.

Quer saber mais sobre o cuidado centrado no paciente? Baixe nosso infográfico e entenda como a tecnologia possibilita um olhar acurado para os pacientes.

6 vantagens de utilizar uma ferramenta de gestão clínica

No tópico anterior, falamos dos aspectos que podem ser aprimorados com o auxílio de um software de gestão de clínica médica. A seguir, falaremos também das vantagens que esse tipo de ferramenta inteligente traz para os processos clínicos de ponta a ponta, desde a administração até a experiência dos pacientes.

1. Reduz a ocorrência de glosas

Sabemos que as glosas são problemas corriqueiros em instituições de saúde, sobretudo devido ao excesso de informações em circulação entre um processo e outro. Essa falha está relacionada a faturamentos não recebidos ou recusados em decorrência de erros na comunicação da clínica com as operadoras de saúde.

A maneira mais eficiente de reduzir a ocorrência de glosas é tendo uma base de dados centralizada e alimentada em tempo real, pois assim a troca de informações se manterá transparente, segura e correta.

Um software especializado faz essa função ao unificar os indicadores e as informações clínicas dos pacientes, tornando-os acessíveis a todos os colaboradores que fazem a mediação com os planos de saúde.

2. Organiza o fluxo de atendimento

A organização dos fluxos de atendimento ajuda os gestores a entenderem os processos dentro das clínicas e policlínicas, bem como a sequência de procedimentos que devem ser realizados do momento da entrada até a saída do paciente.

Esse entendimento vai nortear as atividades que os profissionais devem executar, além de apresentar informações importantes sobre o que já foi feito, eventuais falhas ocorridas no atendimento, procedimentos internos da instituição, entre outros indicadores relevantes para a administração da clínica médica.

Ter um fluxo de atendimento organizado exige que a unidade conte com ferramentas que automatizem os processos internos ao longo de toda a jornada do paciente. Isso evita a inserção incorreta de dados no sistema, por exemplo, além de dar mais agilidade aos encaminhamentos.

Isso é possível porque o sistema digital elimina uma série de atividades repetitivas que antes eram realizadas manualmente e que poderiam gerar falhas operacionais, como problemas no entendimento da escrita à mão, erros de transcrição de nomes de pacientes, consultas duplicadas etc.

3. Realiza uma triagem efetiva

Definir corretamente a ordem de prioridade dos atendimentos é algo indispensável no dia a dia dos centros médicos. O Protocolo Manchester é um padrão de triagem internacional utilizado para padronizar e organizar o atendimento, de acordo com o grau de prioridade.

O profissional responsável pela triagem classifica o nível de urgência de cada paciente para otimizar o atendimento médico. Assim, os pacientes em situação de maior risco são atendidos primeiro.

Outros protocolos de atendimento também podem ser adotados pelas instituições de saúde para uma triagem efetiva. Os sistemas de gestão clínica contribuem para essa tarefa porque coletam e registram as informações sobre o estado de saúde de cada paciente, facilitando a organização das filas para que os casos mais críticos sejam priorizados.

4. Garante a segurança dos dados

A segurança dos dados dos pacientes é outra preocupação latente nas instituições de saúde, sobretudo em relação ao que diz a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Contar com uma ferramenta de gestão que opere em conformidade com essas normas é essencial para garantir a segurança das informações prestadas e evitar vazamentos ou erros por correlações inadequadas.

Outro aspecto relevante em relação à segurança do paciente diz respeito ao registro desse histórico de dados clínicos no sistema. Isso permite que as equipes médicas consigam compreender os quadros mais a fundo, fazendo comparações com consultas anteriores e analisando exames já dispostos no Prontuário Eletrônico para prestar um atendimento mais eficaz e acurado.

5. Torna os atendimentos mais ágeis

Ao longo do conteúdo, falamos bastante sobre as funcionalidades dos softwares de gestão clínica em relação à organização da rotina corporativa e à humanização dos tratamentos. Como vimos, um fluxo de trabalho bem estruturado contribui para a agilidade dos atendimentos, evitando filas e retrabalho.

6. Favorece a experiência do paciente

Mais especificamente em relação à experiência do paciente, ressaltamos as melhorias trazidas pelos softwares de gestão clínica quanto à agilidade nos encaminhamentos, ao rigor dos diagnósticos e ao aprofundamento na relação médico-paciente.

Todos esses fatores contribuem para que os pacientes tenham uma jornada clínica mais empática e satisfatória desde o primeiro contato com a instituição.

Compreender as demandas de cada paciente e proporcionar um atendimento acolhedor é decisivo para o sucesso dos tratamentos – o que auxilia também no engajamento dos pacientes com os programas preventivos e demais ações estratégicas de promoção da saúde.

Sistema para administração de clínica médica: excelência no cuidado

Todas as funcionalidades e os benefícios de uma ferramenta de gestão clínica resultam na excelência do cuidado em relação aos pacientes. Os sistemas inteligentes fazem parte do contexto da saúde 5.0 e foram elaborados para atender às diversas necessidades das instituições.

O objetivo principal do uso da tecnologia em saúde é justamente otimizar a gestão e manter os colaboradores alinhados para prestarem um serviço de qualidade exemplar à população.

Ao longo deste conteúdo, vimos que alguns recursos são indispensáveis na hora de escolher um software de gestão clínica, como o Prontuário Eletrônico, os mecanismos para agendamento online, os relatórios completos para gestão de indicadores, entre outros.

As soluções da Pixeon contemplam todos esses e muitos outros recursos que funcionam de forma integrada para uma gestão clínica de alto desempenho e baseada em dados.

Sobre a Pixeon  

Somos a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.  

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