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Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Por Equipe Pixeon em 25 de maio de 2021

Cuidar da gestão clínica e manter a organização de centros médicos, policlínicas e clínicas de médio e grande porte são tarefas que exigem muito planejamento e atenção. A complexidade que envolve os processos na área da saúde requer que sejam tratados com o máximo de eficiência.

Isso quer dizer que pequenas falhas de comunicação ou pontos negligenciados nos fluxos de atendimento, por exemplo, podem ser significativos para as finanças e para a queda de qualidade dos serviços de saúde.

O caminho mais adequado para uma gestão clínica eficiente é por meio do controle de dados e da correta execução de todas as atividades, desde a recepção até a saída dos pacientes.

Fazer esse acompanhamento de perto é decisivo para uma gestão clínica que busca manter a credibilidade e o crescimento saudável da organização. Ou seja, esses são pontos que precisam também ser observados com cautela por gestores de instituições que estão pensando na expansão do negócio.

Na teoria, parece fácil. No entanto, manter uma instituição bem organizada, com atendimentos ágeis, sem erros nem atrasos e, até mesmo, sem gerar glosas é um desafio constante para qualquer instituição de saúde.

Por isso, é essencial que os gestores estruturem adequadamente os fluxos e as rotinas de atendimento, trazendo para o centro médico recursos e ferramentas que auxiliem os colaboradores na realização das tarefas com maior praticidade e segurança.

A seguir, trouxemos algumas dicas de como organizar os processos de ponta a ponta e realizar a gestão clínica de forma mais eficiente em centros médicos, policlínicas e clínicas de médio e grande porte. Ao final desse artigo, acesse também um conteúdo completo sobre o tema ou clique na imagem abaixo.

Gestão clínica

Transformando o fluxo de trabalho com o uso de tecnologias na gestão clínica

Em centros médicos de médio e grande porte, é comum o alto número de demandas e fluxos de pacientes. Somado a isso, se não há sistemas digitais para auxiliar no funcionamento perfeito dos processos, os profissionais geralmente estão sobrecarregados e as falhas são recorrentes.

Como o número de pacientes é alto, os cuidados precisam ser dobrados nesse tipo de instituição, sendo recomendadas soluções tecnológicas específicas para a área da saúde.

Um fluxo de trabalho clínico eficiente permite que os colaboradores de todos os departamentos:

  • Concluam tarefas em menos tempo;
  • Concluam tarefas com menos esforço;
  • Gastem menos tempo aguardando que outros processos sejam finalizados;
  • Colaborem com outros profissionais de forma mais eficiente;
  • Prestem atendimento aprimorado aos pacientes, podendo ser medido pelos resultados e pela satisfação deles.

Listamos alguns dos principais desafios de gestão clínica e como a tecnologia pode ser útil da resolução deles:

Desafio 1: realizar um bom controle financeiro

O controle financeiro é, sem dúvidas, um dos grandes desafios na gestão clínica. Os recursos geralmente são bem limitados, enquanto os custos de funcionamento da instituição são bastante altos. Por isso, garantir um gerenciamento eficiente dos gastos do centro médico é essencial.

É preciso ter atenção absoluta em relação ao que sai e ao que entra no caixa da instituição, minimizando o risco de despesas não registradas que levem a dívidas desnecessárias.

Para obter esse controle seguro, a recomendação é investir em tecnologia, buscando uma plataforma de gestão clínica que permita acompanhamento prático e eficiente das finanças.Mas é fundamental contar com um software que possibilite não apenas a centralização dos dados e das informações financeiras da instituição, mas também gere relatórios estratégicos que ampliem a visão do todo e auxiliem o gestor a não ser surpreendido negativamente sobre a situação da clínica.

Desafio 2: ter uma gestão adequada da agenda

A agenda de centros médicos é outro dos grandes desafios da gestão clínica e que também exige o uso da tecnologia.

Fazer um bom controle de agenda é crucial, uma vez que atrasos e problemas nos horários podem resultar em pacientes insatisfeitos. Isso pode significar menores índices de fidelização e até mesmo estimular marketing espontâneo negativo.

Quando a instituição faz agendamentos em excesso, por exemplo, podem ser gerados problemas em todos os processos da clínica, prejudicando a reputação da instituição e reduzindo a qualidade do serviço. Por outro lado, muitos horários vagos podem levar a gestão a não alcançar os rendimentos necessários para honrar todas as despesas, tendo como resultado prejuízo no fim do mês.

Para que os agendamentos sejam alinhados à capacidade dos profissionais da clínica, é essencial contar com um sistema que faça um controle de agenda unificado e seguro.

Leia também Gestão de Clínicas: Por que acompanhar indicadores de agendamento e cancelamento de consultas?

Desafio 3: estabelecer metas claras e alcançáveis

Compartilhar os objetivos, os valores e a missão da instituição com os colaboradores é muito importante para obter êxito no segmento de saúde. Mas, para o crescimento saudável do centro médico, é fundamental estabelecer metas claras e alcançáveis, que orientem de forma eficiente a participação dos colaboradores.

Um bom software de gestão clínica também auxilia a traçar essas metas. Como o gestor tem uma visão geral de todos os processos, consegue tomar melhores decisões e definir objetivos com mais precisão.

Desafio 4: oferecer um atendimento humanizado

A gestão clínica não deve se ater apenas a números. A qualidade do atendimento também precisa ser uma preocupação. Mas, com a correria do dia a dia e tantos processos para cuidar, oferecer um atendimento humanizado se torna um grande desafio.

Nesse sentido, contar com a tecnologia também é uma forma de possibilitar condições para uma melhor experiência do paciente. A comunicação com cada pessoa precisa ser respeitosa e empática, desde o primeiro contato com o recepcionista até a consulta médica. 

Se na sua instituição isso não estiver sendo alcançado nesse momento, talvez seja a hora de organizar os processos internamente para torná-los mais ágeis e seguros, permitindo um atendimento mais humanizado na ponta. Afinal, o sistema cuida de determinadas atividades para liberar os profissionais para cuidarem de perto dos pacientes.

Controle as diferentes etapas de atendimento com softwares para gestão clínica

Tanto o agendamento e o pronto atendimento quanto as etapas pré-analíticas, analíticas e de pós-atendimento devem ser estruturadas e organizadas com tecnologias eficientes, que melhorem a produtividade dos colaboradores e evitem falhas. Isso contribui para uma imagem positiva para a instituição e para a atração de novos pacientes

Um fator essencial nesse sentido é a integração das soluções usadas pela clínica. É comum em muitas unidades médicas que os gestores utilizem inúmeros softwares, gerando desperdício de tempo e baixa produtividade.

O uso de sistemas integrados e centralizados, que forneçam informações em tempo real aos gestores, permite que várias falhas sejam identificadas e resolvidas imediatamente, reduzindo as queixas dos pacientes com atrasos e filas, por exemplo.

Tanto a integração de ferramentas quanto a rastreabilidade de dados são essenciais para o controle das informações e o acompanhamento de métricas do centro médico, contribuindo para a pronta identificação de gargalos e a resolução de problemas que prejudicam a produtividade dos profissionais.

Quando as soluções são integradas, os colaboradores ganham mais agilidade na realização de atividades internas, desde a recepção até o atendimento médico, além de haver menos retrabalho, uma vez que muitos processos deixam de ser realizados manualmente.

Veja como organizar os processos de gestão clínica nas diferentes etapas de atendimento na instituição em que você atua:

Organize o fluxo de atendimento

A organização dos fluxos de atendimento ajuda os gestores a entenderem os processos dentro das clínicas e policlínicas, bem como a sequência de procedimentos que devem ser realizados do momento da entrada até a saída do paciente.

Esse entendimento vai nortear as atividades que os profissionais devem executar, além de apresentar informações importantes sobre o que já foi feito, falhas no atendimento e procedimentos da instituição etc. 

Ter um fluxo de atendimento organizado exige que a unidade conte com ferramentas que automatizem os processos desde o agendamento da consulta até a saída dos pacientes.

Com um sistema digital, é possível eliminar as atividades manuais, reduzindo as falhas operacionais, como problemas no entendimento de escrita à mão, erros de transcrição de nomes de pacientes, consultas duplicadas etc.  

Falhas como essas podem gerar sérios prejuízos para a instituição, afetando todo o seu fluxo de atendimento, e ainda causar uma imagem negativa aos pacientes, além de perda de receita para a clínica.

Realize o atendimento por critérios de prioridade

O Protocolo Manchester é um padrão de triagem internacional usado para padronizar e organizar o atendimento, de acordo com a prioridade. O profissional responsável pela triagem classifica o grau de urgência de cada paciente para otimizar o atendimento médico. Os pacientes que apresentam maiores riscos são atendidos primeiro.

Outros protocolos de atendimento também podem ser adotados pelas instituições de saúde. Por meio de sistemas de gestão clínica, é possível incluir as informações sobre o estado de cada paciente.

Dessa forma, o próprio sistema organiza a fila de atendimento para que os pacientes com casos mais críticos sejam priorizados. 

Estabeleça um processo eficiente de pré-atendimento

Depois do agendamento de consulta, o pré-atendimento é o primeiro contato que o paciente tem com a clínica. Uma recepção deve ser composta por profissionais capacitados, que recebam os pacientes de forma empática, transmitindo segurança e confiança

É nesse momento, em geral, que o cadastro do paciente é preenchido, uma etapa que acaba aumentando o tempo de espera.

Otimize o atendimento médico

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) reúne todas as informações do paciente. Uma das principais vantagens desse recurso é permitir a fácil consulta a protocolos, prescrições e catálogo de doenças baseado no CID (Classificação Internacional de Doenças). O médico consegue usar esses recursos para fazer consultas sobre o caso do paciente, comparando com o seu caso clínico. 

O sistema também permite que o médico consulte a opinião de outro especialista de forma rápida. Basta o profissional acessar a ferramenta em qualquer dispositivo móvel.

Caso o paciente realize algum exame clínico na mesma instituição, seus resultados são enviados diretamente para a plataforma. Isso permite que o médico tenha uma visão geral e detalhada do caso.

Acompanhe indicadores de desempenho

Após ter o atendimento concluído, a instituição deve avaliá-lo, identificar as falhas e entender os acertos do processo.

Os sistemas digitais para gestão clínica apresentam informações sobre o tempo de espera do atendimento, tempo de consulta médica, prazo de conclusão dos exames, entre outras informações importantes para entender a qualidade do serviço. 

O uso de sistemas digitais permite que a instituição organize seus processos e entenda o que ainda precisa ser corrigido.

Com sistemas digitais, como os da Pixeon, vários problemas são eliminados de clínicas, policlínicas e centros médicos, como o retrabalho na digitação de informações, eventuais equívocos e falhas de comunicação.

Saiba mais sobre organização de fluxos para clínicas

Pensando nos diferentes processos e nas necessidades das organizações, produzimos um material especial focado na organização das atividades e dos fluxos de trabalho para clínicas

Você pode acessá-lo gratuitamente e saber como potencializar a gestão e ampliar os resultados da sua unidade.

Neste material, você terá acesso a conteúdos como:

  • os melhores recursos para agendamento e cadastro digital dos pacientes;
  • boas práticas de fluxos de atendimento e protocolos adotados por organizações de saúde;
  • quais ferramentas são indispensáveis para gestão e controle de dados e clínicas e policlínicas;
  • como humanizar os serviços com o apoio de novas tecnologias, e muito mais.

A gestão clínica da instituição em que você trabalha precisa de processos organizados para que você tenha mais tempo e mais recursos para tomar as melhores decisões. Confira este material e saiba como.

Quero saber como resolver problemas de processos e otimizar minha gestão clínica

Gestão clínica
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