Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Cuidar da gestão clínica e manter a organização interna nos centros médicos, clínicas e policlínicas são tarefas que exigem muito planejamento e atenção. O setor de saúde é um segmento complexo e que não permite negligências, portanto, todos os processos devem ser tratados com o máximo de eficiência.

Pequenas falhas de comunicação ou pontos negligenciados nos fluxos de atendimento, por exemplo, podem ser decisivos para a gestão orçamentária e para a qualidade dos serviços de saúde. Os resultados vão desde prejuízo financeiro até uma experiência pouco satisfatória para os pacientes, o que inclusive pode comprometer a segurança e o bem-estar dos indivíduos.

Nesse sentido, o caminho mais adequado para uma gestão clínica eficiente é por meio do controle de dados e da execução adequada de todas as atividades institucionais – da recepção até a saída dos pacientes. É isso que vai manter a credibilidade e o crescimento sustentável da instituição. Portanto, todos os aspectos administrativos e operacionais precisam ser observados com cautela por gestores que buscam expansão no mercado.

Na teoria, parece fácil. No entanto, manter uma instituição bem organizada, com atendimentos ágeis, sem erros nem atrasos e livre de glosas é um desafio constante no setor da saúde. Um software de gestão clínica viabiliza essa prática, possibilitando que os gestores estruturem adequadamente os fluxos e as rotinas de atendimento a partir de uma gestão de recursos eficiente e de equipes bem treinadas.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo que reúne dicas de como organizar os processos de ponta a ponta e realizar a gestão clínica com eficiência máxima em centros médicos, clínicas e policlínicas. Continue a leitura e entenda porque é fundamental contar com suporte tecnológico para dar suporte às atividades institucionais e, ao mesmo tempo, garantir a satisfação dos pacientes.

 

Principais desafios da gestão clínica

Os centros de saúde geralmente têm um fluxo elevado de demandas e pacientes. Essas demandas, somadas aos processos internos da instituição, geram uma base de informações numerosa. Nesse sentido, se não houver sistemas digitais para auxiliar no funcionamento adequado dos processos, os profissionais provavelmente ficarão sobrecarregados. Sem falar nas falhas operacionais, que também serão recorrentes.

Uma gestão clínica eficiente é aquela guiada por um bom suporte tecnológico, que ajuda a otimizar o fluxo de trabalho de ponta a ponta para manter os colaboradores sempre alinhados. Um software especializado, por exemplo, permite que os profissionais da equipe:

 

• Concluam tarefas em menos tempo;
• Concluam tarefas com menos esforço;
• Gastem menos tempo aguardando que outros processos sejam finalizados;
• Colaborem com outros profissionais de forma mais eficiente;
• Prestem atendimento aprimorado, o que pode ser medido pelos indicadores de resultado e pela satisfação dos pacientes.

 

A seguir, listamos os principais desafios da gestão clínica que podem ser solucionados com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

 

Desafio 1: realizar um bom controle financeiro

O controle financeiro é, sem dúvidas, um dos maiores desafios da gestão clínica. Os recursos geralmente são bem limitados, enquanto os custos de funcionamento da instituição são bastante altos. Por isso, garantir um gerenciamento eficiente dos gastos do centro médico é essencial.

É preciso ter atenção absoluta em relação ao que sai e ao que entra no caixa da instituição, minimizando o risco de despesas não registradas que levem a dívidas desnecessárias. Para obter esse controle seguro, a recomendação é investir em tecnologia, buscando uma plataforma de gestão clínica que permita acompanhamento prático e eficiente das finanças.

Vale lembrar, ainda, que o ideal é contar com um software que possibilite não apenas a centralização dos dados e das informações financeiras da instituição, mas também gere relatórios estratégicos que ampliem a visão do todo e auxiliem o gestor a não ser surpreendido negativamente quanto à gestão orçamentária da clínica.

 

Desafio 2: ter uma gestão adequada da agenda

Manter total controle sobre a agenda é algo decisivo para uma gestão clínica eficaz, uma vez que atrasos e problemas nos horários resultam em pacientes insatisfeitos. Isso pode significar menores índices de fidelização e até mesmo estimular o boca a boca negativo.

Uma clínica que faz agendamentos em excesso, por exemplo, desencadeia problemas em todos os processos subsequentes da clínica, o que prejudica a reputação da instituição e reduz a qualidade do serviço prestado. Por outro lado, muitos horários vagos podem levar a gestão a não alcançar os rendimentos necessários para honrar todas as despesas, tendo como resultado prejuízo no fim do mês.

Portanto, o equilíbrio é fundamental. Um software especializado auxilia nessa tarefa porque organiza os agendamentos conforme a capacidade dos profissionais da clínica. Essa gestão guiada por ferramentas inteligentes centraliza os dados relacionados à agenda da instituição e garante a compatibilidade dos processos, evitando atrasos e outras falhas operacionais.

 

Desafio 3: estabelecer metas claras e alcançáveis

Compartilhar os objetivos, os valores e a missão da instituição com os colaboradores é muito importante para obter êxito no segmento da saúde. Contudo, para o crescimento sustentável do centro médico, é preciso ter em mente que essas metas devem ser claras e alcançáveis, de modo a orientar de forma racional a participação dos colaboradores.

Um bom software de gestão clínica também ajuda a traçar essas metas. Com esse auxílio, o gestor terá uma visão global de todos os processos internos, o que é crucial para tomar decisões mais assertivas e definir objetivos com mais precisão na rotina hospitalar.

 

Desafio 4: oferecer um atendimento humanizado

A gestão clínica não deve se ater apenas a números. A qualidade do atendimento também precisa ser uma preocupação recorrente. Mas sabemos que, com a correria do dia a dia e com tantos processos para cuidar, oferecer um atendimento humanizado se torna um grande desafio.

Nesse sentido, contar com a tecnologia também é uma forma de possibilitar condições para que o paciente tenha uma experiência mais satisfatória. A comunicação da clínica precisa ser sempre respeitosa e empática, desde o primeiro contato do paciente até a consulta médica e a realização dos procedimentos necessários.

Se a sua instituição estiver falhando nesse aspecto, talvez seja a hora de organizar os processos internamente para torná-los mais ágeis e seguros, pois é isso que resultará em uma prática mais humanizada ao longo da jornada.

Os sistemas inteligentes cumprem com maestria essa função, justamente porque otimizam os processos internos para que os colaboradores tenham mais tempo livre. Assim, poderão redirecionar seus esforços para uma assistência mais personalizada e empática aos pacientes, seja no atendimento remoto, seja no atendimento presencial.

 

Entenda como melhorar por completo a jornada do paciente on-line com o auxílio dos sistemas inteligentes! 

 

Como a tecnologia apoia a gestão clínica

Tanto o agendamento e o pronto-atendimento quanto as etapas pré-analíticas, analíticas e de pós-atendimento devem ser estruturadas e organizadas com o auxílio de tecnologias eficientes, que melhorem a produtividade dos colaboradores e evitem falhas administrativas e operacionais.

Isso é imprescindível para a consolidação de uma imagem positiva da instituição e, consequentemente, para a atração de novos pacientes e fidelização dos que já fazem parte da carteira.

Um fator crucial nesse sentido é a integração das soluções tecnológicas utilizadas pela clínica. Muitos gestores de centros médicos acabam recorrendo a inúmeros softwares que não trabalham de forma integrada. Isso gera desperdício de tempo e baixa produtividade.

Quando os sistemas estão devidamente integrados e centralizados, a base de informações e indicadores hospitalares segue alimentada em tempo real. Dessa forma, é possível identificar gargalos com mais rapidez e resolvê-los imediatamente, reduzindo as queixas dos pacientes em relação a atrasos e filas, por exemplo.

Ou seja, tanto a integração de ferramentas quanto a rastreabilidade de dados são essenciais para o controle das informações e o acompanhamento de métricas do centro médico, pois favorecem a resolução de problemas que prejudicam a produtividade dos profissionais e afetam a credibilidade da clínica.

Soluções integradas dão agilidade e fluidez ao fluxo de tarefas corporativas, otimizando as atividades desde a recepção até o atendimento médico. Assim, evita-se retrabalho, desperdício de tempo, prejuízo financeiro e falhas humanas, já que muitos processos internos deixarão de ser realizados manualmente.

A seguir, falaremos dos aspectos que podem ser aprimorados na sua gestão clínica a partir do uso de softwares especializados que operam de forma integrada.

 

Gestão financeira

Manter o equilíbrio orçamentário da instituição é um grande desafio para os centros de saúde, como falamos em tópicos anteriores. Afinal, são muitas informações em circulação e muitos processos ocorrendo simultaneamente, o que pode gerar falhas de comunicação e levar a erros. Alguns exemplos são a realização de consultas repetitivas ou procedimentos desnecessários.

As ferramentas inteligentes evitam esse tipo de ocorrência porque permitem trabalhar com a confiabilidade das estatísticas. Isso significa que os quadros clínicos poderão ser compreendidos em maior profundidade por todos os colaboradores do time hospitalar. O acesso facilitado à uma base de dados unificada favorece a relação médico-paciente e aprimora o processo de tomada de decisões visando não desperdiçar recursos financeiros.

 

Análise de indicadores

A análise estratégica dos indicadores clínicos é outro aspecto otimizado por um sistema de gestão. Fazer esse trabalho com a inteligência de dados é importantíssimo para validar o planejamento estratégico do gestor e replicar os padrões de sucesso da instituição.

Por meio de uma base de indicadores sólidos a clínica poderá avaliar os atendimentos depois de concluídos, identificando eventuais falhas e obtendo insights de como aprimorar o processo.

Os softwares de gestão clínica reúnem informações como o tempo de espera do atendimento, o tempo de consulta médica, o prazo de conclusão de exames, entre outros dados relevantes para compreender a qualidade dos serviços prestados.

 

Prontuário Eletrônico

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) reúne todas as informações clínicas relacionadas aos atendimentos. Uma das principais vantagens desse recurso é facilitar o acesso aos protocolos, prescrições e catálogo de doenças baseado no CID (Classificação Internacional de Doenças). Com esse recurso, o médico consegue, por exemplo, avaliar mais a fundo a situação de cada paciente e o histórico de evolução no quadro clínico.

Além disso, caso o paciente realize algum exame clínico na mesma instituição, seus resultados serão registrados na plataforma. Assim, as equipes médicas poderão avaliar os exames com mais agilidade, acelerando a entrega do resultado para os pacientes e contando com o parecer de demais especialistas sempre que necessário.

 

Sistema para consultas

Os sistemas inteligentes também são fundamentais para as tarefas de agendamento de consultas, pois evitam erros clássicos como atrasos, filas e confusão de horários. Isso vale tanto para as consultas presenciais quanto para os serviços de telemedicina.

A intenção é facilitar a vida do paciente e também dos funcionários da clínica por meio da automatização dos agendamentos – que poderão ser feitos on-line –, da emissão de lembretes e das mensagens de confirmação.

 

Saiba mais sobre agendamento de consultas on-line e entenda como esse recurso ajuda a atrair mais pacientes para a sua instituição!

 

Vale lembrar ainda que, depois do agendamento da consulta, o pré-atendimento será o próximo contato que o paciente terá com a clínica. Nesse sentido, a recepção da instituição deve estar composta por profissionais capacitados, que recebam os pacientes de forma empática, transmitindo segurança e confiança para que os demais encaminhamentos se deem de forma fluida.

 

Vantagens de utilizar um software de gestão clínica

No tópico anterior, falamos dos aspectos que podem ser aprimorados com o auxílio de um software de gestão clínica. A seguir, falaremos também das vantagens que esse tipo de ferramenta inteligente traz para os processos clínicos de ponta a ponta: desde a administração até a experiência dos pacientes.

 

Reduz a ocorrência de glosas

Sabemos que as glosas são problemas corriqueiros em instituições de saúde, sobretudo devido ao excesso de informações em circulação entre um processo e outro. Essa falha está relacionada a faturamentos não recebidos ou recusados em decorrência de erros na comunicação da clínica com as operadoras de saúde.

A maneira mais eficiente de reduzir a ocorrência de glosas é tendo uma base de dados centralizada e alimentada em tempo real, pois assim a troca de informações se manterá transparente, segura e correta. Um software especializado faz essa função ao unificar os indicadores hospitalares e as informações clínicas dos pacientes, tornando-os acessíveis a todos os colaboradores que fazem a mediação com os planos de saúde.

 

Fim das glosas: entenda como os softwares de gestão clínica aumentam a rastreabilidade e controle de dados para evitar falhas de comunicação!

 

Organiza o fluxo de atendimento

A organização dos fluxos de atendimento ajuda os gestores a entenderem os processos dentro das clínicas e policlínicas, bem como a sequência de procedimentos que devem ser realizados do momento da entrada até a saída do paciente.

Esse entendimento vai nortear as atividades que os profissionais devem executar, além de apresentar informações importantes sobre o que já foi feito, eventuais falhas ocorridas no atendimento, procedimentos internos da instituição, entre outros indicadores relevantes.

Ter um fluxo de atendimento organizado exige que a unidade conte com ferramentas que automatizem os processos internos ao longo de toda a jornada do paciente. Isso evita a inserção incorreta de dados no sistema, por exemplo, além de dar mais agilidade aos encaminhamentos.

Isso é possível porque o sistema digital elimina uma série de atividades repetitivas que antes eram realizadas manualmente e que poderiam gerar falhas operacionais, como problemas no entendimento da escrita à mão, erros de transcrição de nomes de pacientes, consultas duplicadas etc. 

Erros como esses geram sérios prejuízos para a instituição, afetando todo o seu fluxo de atendimento e ainda refletindo uma imagem negativa da clínica para os pacientes. Isso sem falar na perda da receita devido ao prejuízo gerado pelo retrabalho ou por encaminhamentos inadequados.

 

Realiza uma triagem efetiva

Definir corretamente a ordem de prioridade dos atendimentos é algo indispensável no dia a dia dos centros médicos. O Protocolo Manchester é um padrão de triagem internacional utilizado para padronizar e organizar o atendimento, de acordo com o grau de prioridade.

O profissional responsável pela triagem classifica o nível de urgência de cada paciente para otimizar o atendimento médico. Assim, os pacientes em situação de maior risco são atendidos primeiro.

Outros protocolos de atendimento também podem ser adotados pelas instituições de saúde para uma triagem efetiva. Os sistemas de gestão clínica contribuem para essa tarefa porque coletam e registram as informações sobre o estado de saúde de cada paciente, facilitando a organização das filas para que os casos mais críticos sejam priorizados.

 

Garante a segurança dos dados

A segurança dos dados dos pacientes é outra preocupação latente nas instituições de saúde, sobretudo em relação ao que diz a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Contar com sistemas inteligentes que operem em conformidade com essas normas é essencial para garantir a segurança das informações prestadas e evitar vazamentos ou erros por correlações inadequadas.

Outro aspecto relevante em relação à segurança do paciente diz respeito ao registro desse histórico de dados clínicos no sistema. Isso permite que as equipes médicas consigam compreender os quadros mais a fundo, fazendo comparações com consultas anteriores e analisando exames já dispostos no Prontuário Eletrônico para prestar um atendimento mais eficaz e acurado.

 

Torna os atendimentos mais ágeis

Ao longo do conteúdo, falamos bastante sobre as funcionalidades dos softwares de gestão clínica em relação à organização da rotina corporativa e à humanização dos tratamentos. Como vimos, um fluxo de trabalho bem estruturado contribui para a agilidade dos atendimentos, evitando filas e retrabalho.

Além disso, os sistemas inteligentes reúnem outras funcionalidades que aceleram o fluxo de atendimento, como os mecanismos de inteligência artificial que sinalizam os quadros em deterioração clínica a partir da análise de dados dos pacientes e do monitoramento de sua condição clínica. Isso permite que as equipes médicas consigam intervir sempre no timing certo.

 

Favorece a experiência do paciente

Mais especificamente em relação à experiência do paciente, ressaltamos as melhorias trazidas pelos softwares de gestão clínica quanto à agilidade nos encaminhamentos, ao rigor dos diagnósticos e ao aprofundamento na relação médico-paciente. Todos esses fatores contribuem para que os pacientes tenham uma jornada clínica mais empática e satisfatória desde o primeiro contato com a instituição.

Falar em empatia no setor de saúde é importantíssimo porque se trata de um aspecto intrínseco aos processos hospitalares. Compreender as demandas de cada paciente e proporcionar um atendimento acolhedor é decisivo para o sucesso dos tratamentos – o que auxilia também no engajamento dos pacientes com os programas preventivos e demais ações estratégicas de promoção da saúde.

 

Sistema para gestão clínica: excelência no cuidado

Todas as funcionalidades e os benefícios de um software de gestão clínica resultam na excelência do cuidado em relação aos pacientes. Os sistemas inteligentes fazem parte do contexto da saúde 5.0 e foram elaborados para atender às diversas necessidades das instituições, de modo a otimizar a gestão e manter os colaboradores alinhados para prestarem um serviço de qualidade exemplar à população.

 

Falando em saúde 5.0, conheça as vantagens, aplicações e tecnologias essenciais nessa nova era do cuidado!

 

Ao longo deste conteúdo, destacamos os aparatos que são utilizados para cumprir esse objetivo, como as funcionalidades para agendamento e cadastro dos pacientes, o Prontuário Eletrônico, a centralização da base de indicadores hospitalares, a gestão de recursos financeiros, entre outros fatores pertinentes ao dia a dia da instituição.

Para finalizar, resumimos os principais benefícios desse processo que envolve a humanização da jornada do paciente e a organização do fluxo corporativo de ponta a ponta:

 

• Cuidado centrado nos pacientes;
• Relação médico-paciente mais aprofundada;
• Aumento na capacidade de atendimento da instituição;
• Eficiência na análise das evoluções clínicas em cada quadro;
• Diagnósticos mais rigorosos e acurados;
• Promoção e prevenção da saúde em larga escala;
• Redução de glosas e despesas desnecessárias.

 

A Pixeon é a empresa brasileira com um dos maiores portfólios de softwares para o mercado da saúde, os quais tornam a jornada do  paciente mais rápida e segura desde o primeiro contato com a clínica. Trabalhamos aliando tecnologia e cuidado à saúde para uma gestão eficiente e livre de glosas.

Se você também deseja fazer parte do contexto da saúde 5.0 e implementar processos inteligentes na sua instituição, entre em contato conosco e saiba tudo o que podemos fazer por hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem!