Como fazer a gestão de documentos em sua clínica? Veja!

A gestão de documentos na área da saúde costuma ser um processo de bastante trabalho: envolve prontuários dos pacientes, fichas dos fornecedores, documentos das operadoras de saúde, notas fiscais e demais dados. Portanto, trata-se de uma tarefa que exige organização, segurança no armazenamento e, sobretudo, facilidade de acesso aos documentos.

É possível facilitar o trabalho de gestão de documentos, não apenas para otimizar o tempo dos profissionais, mas também para melhorar a qualidade do serviço prestado aos pacientes.

Há legislação própria quanto ao cuidado e à guarda documental. Um dos requisitos legais é a forma correta de armazenar as informações e a segurança dos dados apontados nesses documentos.

É preciso lembrar que neles há registros de todo o histórico médico dos pacientes, que servem de base para a tomada de decisão clínica e para dar continuidade a ações futuras, registrando todos os serviços prestados. Portanto, são dados sensíveis e que exigem cuidado extra.

Para ajudar sua instituição na organização e na gestão de documentos, trouxemos neste artigo algumas dicas de como gerenciar todo esse volume de informações. Acompanhe!

O que a clínica ganha ao realizar uma gestão de documentos eficiente?

O prontuário médico é um tipo de documento que deve seguir a resolução 1.639/2002 do Conselho Federal de Medicina, responsável por definir o tempo de guarda, e a Lei 13.787, que dispõe sobre a proteção dos dados dos pacientes.

Com essas exigências legais, quando os documentos são físicos, é necessário amplo espaço para que sejam armazenados na instituição. Além disso, é preciso bastante organização para que as informações e respostas às solicitações médicas sejam encontradas de forma rápida.

Nesse caso, é comum ter mais de um profissional cuidando da guarda de documentos físicos. Afinal, o volume de prontuários costuma ser extenso e exige cuidados específicos. Por causa dessas questões, as clínicas estão recorrendo ao prontuário eletrônico do paciente (PEP).

Com esse recurso, apoiado por um software específico, o ganho da gestão de documentos da clínica é enorme, já que dispensa o espaço físico para armazenamento e a necessidade de muitos profissionais responsáveis por essa guarda, além de muitas outras vantagens como:

• Otimização do tempo dos profissionais ao estudar os casos dos pacientes;
• Melhores resultados nas buscas por informações;
• Mais êxito nos diagnósticos por parte dos médicos;
• Ganho de espaço físico na clínica, já que os dados ficam armazenados on-line;
• Restrição do acesso aos dados, sendo autorizados apenas os profissionais necessários;
• Segurança das informações, evitando que sejam perdidas ou extraviadas;
• Redução de custos.

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Então, como organizar a gestão de documentos com ferramentas digitais?

O primeiro passo para começar a usar ferramentas digitais na gestão de documentos é escolher esses recursos de acordo com as necessidades da clínica. É fundamental fazer uma pesquisa para avaliar as funcionalidades dos sistemas e optar por aquele que oferece mais vantagens para o dia a dia da instituição.

Procure conhecer os fornecedores que podem assessorar e apresentar soluções para a gestão de documentos da clínica. Entre as ferramentas utilizadas para esse gerenciamento, estão os softwares de gestão eletrônica de documentos, que potencializam as ações administrativas.

Existem tecnologias com propostas inovadoras, que além de digitalizar os prontuários, trazem diferentes recursos. Um deles é o agendamento de consultas on-line, que torna mais prático esse processo dentro da clínica. 

O paciente pode agendar sua consulta de forma independente, a qualquer hora do dia, tendo acesso aos horários disponíveis. É uma maneira de garantir satisfação para o paciente e mais organização para a agenda da instituição.

Esse recurso contribui para a gestão de documentos da clínica, uma vez que automatiza o processo de registro de dados pessoais dos pacientes. A Pixeon Lumia, por exemplo, nossa plataforma dotada de inteligência artificial, é capaz de solicitar os documentos do paciente no momento do agendamento e já fazer o registro deles, eliminando esse trabalho para a recepção.

Isso garante padronização no armazenamento dos documentos, além de proporcionar um atendimento mais humanizado, já que os profissionais têm mais tempo para se dedicar ao contato com o paciente, em vez de perdê-lo com tarefas burocráticas.

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