Gestão laboratorial: como vencer os desafios na rotina estratégica e operacional

Gerenciar a rotina de um laboratório não é uma tarefa fácil. Todas as etapas na gestão laboratorial precisam ser tratadas com total eficiência e segurança, desde a chegada do paciente na recepção. Com a rotina laboratorial bem estabelecida, apoiada num bom sistema de gestão, é possível garantir o gerenciamento e o acompanhamento de todo o fluxo laboratorial com amplo controle das diversas áreas.

Com o LIS, é possível ter um maior controle na organização do fluxo de atendimento. A ferramenta auxilia na coleta do material e identificação das amostras. Entre suas principais vantagens estão a rastreabilidade e interfaceamento com aparelhos de análise, crítica, liberação de resultados. O processo finaliza na emissão e entrega dos laudos, seja na própria unidade ou via web para acesso dos médicos solicitantes e pacientes. Dessa forma, garante-se uma gestão laboratorial eficiente.

Do mesmo modo, toda a gestão laboratorial de faturamento é amplamente controlada por recursos eficazes. Esses recursos contribuem para a excelência do laboratório, gerando alto índice de lucratividade e otimização dos processos.

Além disso, o LIS possui total integração com os principais laboratórios de apoio ao diagnóstico existentes no país. Isso proporciona mais vantagens competitivas, principalmente para laboratórios de análises clínicas de pequeno porte.

É possível perceber que o volume de trabalho dentro de um laboratório é gigantesco. Portanto, é um ambiente mais propício a falhas, que exige máxima atenção do gestor. O LIS contribui para a redução das falhas e dos gastos no setor laboratorial, pois atua de forma automatizada: 

 Assista ao vídeo “Os Segredos de sucesso da Gestão Laboratorial”

 

 

 

Controle de qualidade na gestão laboratorial

Na gestão laboratorial, o processo chamado de controle de qualidade garante que os resultados de exames, feitos pela clínica sejam fidedignos. Isso quer dizer que não haverá erros que possam comprometer a instituição e a saúde do paciente. 

O teste é feito com um kit reagente que simula um procedimento real. No entanto, o kit deve sempre render um resultado padrão, já esperado pelo profissional que o executa. Caso apresente erro, significa que o equipamento precisa ser recalibrado e acionado novamente.

O procedimento também pode ser realizado de forma automática, proporcionando diversos benefícios, como:

• Otimização da entrega de exames;
• Realização de testes simultâneos;
• Ajuda a aumentar a fidelidade dos pacientes;
• Reduz o risco de erro nessa primeira etapa e até nas seguintes;
• Bloqueio via software de equipamentos que ficaram foram do padrão.

A automatização, por fim, ainda pode ajudar a unificar os sistemas utilizados em laboratório. Para isso, utiliza o interfaceamento de todos os procedimentos oferecidos no local, melhorando o gerenciamento de tudo o que for automatizado.

Interfaceamento laboratorial

O interfaceamento laboratorial substitui o registro de pacientes manual por um sistema digital que realiza a mesma tarefa, mas com maior eficiência e segurança. Por meio desse recurso, é possível evitar erros e falhas em diferentes etapas na análise das amostras. 

O diagnóstico dos exames se torna mais rápido e preciso, pois a comunicação entre os sistemas é feita de forma automatizada. Sem a necessidade da interação ou interferência humana, eliminando possíveis erros e retrabalho. 

Dessa forma, o laboratório gera as etiquetas de identificação das amostras de forma automática. As identificações são geradas com o número de identificação do paciente e as referências sobre os exames que serão realizados. 

Um processo completamente diferente do manual, onde o profissional responsável confere o cadastro do paciente para verificar os exames que precisam ser feitos e para realizar a coleta. Ou seja, o código de barras torna o procedimento mais rápido e seguro.

Além disso, as informações sobre os exames que serão realizados são encaminhados automaticamente para o equipamento. A máquina identifica o código de barras de cada amostra. 

Soroteca

Nas instituições tradicionais, o controle da soroteca é feito manualmente e não há uma categorização das amostras. A ação dificulta o trabalho dos bioquímicos e pode causar perda ou mistura de algumas amostras com outras. Com isso, uma série de complicações em relação ao diagnóstico podem ser geradas.

A adoção de um software para gestão da soroteca traz inúmeras vantagens. A começar pela melhoria na organização: todas as amostras são dispostas em racks, com etiquetas com código de barra. A identificação facilita na pesquisa. Basta informar os dados referentes ao paciente para encontrar a amostra.

Além dos ganhos em tempo e agilidade, a clínica que automatiza o sistema de soroteca pode ter um retorno na parte financeira. Com uma gestão mais eficiente do acervo, evita-se repetições desnecessárias de exames, que acontecem quando última amostra fornecida venceu ou foi perdida, por exemplo.

5 dicas para o gestor laboratorial

A gestão laboratorial envolve diferentes aspectos de um laboratório. O gestor precisa estar constantemente atento aos procedimentos realizados no local, tanto em relação ao paciente, quanto aos processos operacionais. 

No que se refere ao atendimento ao paciente, é preciso garantir que o tempo dispensado para a realização dos exames seja otimizado. O tempo deve ser contabilizado para que leve o mínimo necessário para a realização dos exames.

Para que isso aconteça, todo o processo de coleta deve estar devidamente organizado. A agilidade no atendimento ao paciente é uma consequência de processos bem alinhados. 

Esse, porém, é apenas um ponto dentro de toda a gestão laboratorial. O gestor precisa ter um olhar amplo para conseguir acompanhar todos os processos e garantir a boa execução de cada tarefa. Com tantos detalhes, como é possível ter sucesso na gestão? 

Algumas medidas ajudam a tornar o trabalho do gestor laboratorial menos complicado e até evitar problemas mais graves. Separamos cinco dicas para ajudá-lo!

1. Unifique processos para torná-los mais eficientes

Quando feitos de forma organizada e conjunta, os processos realizados em um laboratório ganham agilidade e eficiência. Unificar tarefas colabora para minimizar eventuais erros, como um exame feito por engano.

2. Foque em aumentar a capacidade de atendimento do laboratório

A ideia é melhorar a recepção aos pacientes com um atendimento humanizado e, assim, garantir maior taxa de fidelização. Coleta domiciliar, para pacientes com dificuldades de locomoção, e uma área de vacinação própria são diferenciais importantes, por exemplo. O investimento gera retorno não só nesse aspecto – um laboratório maior tem melhor capacidade de negociação com parceiros.

 

3. Fique atento ao controle de qualidade

Não adianta oferecer um serviço completo se a qualidade ficar aquém do esperado. Um bom gestor deve ficar atento a esse ponto e definir regras e processos para evitar que um exame delicado seja feito de forma errada ou precise ser refeito. Além disso, é interessante focar nas acreditações, que garantem maior credibilidade ao laboratório.

4. Realizar benchmarking dos indicadores de desempenho

O benchmarking é uma prática comum entre os serviços de saúde que buscam realizar melhorias em seus processos. Basicamente, a ação está baseada na comparação entre os processos realizados internamente com os de outras instituições. 

O objetivo é identificar onde o laboratório está em desvantagem diante de outras instituições, pontuar o que pode ser melhorado e investir no aprimoramento. 

Por meio do benchmarking, o gestor terá acesso a informações que podem ajudam no desenvolvimento de novas práticas e melhorias para o laboratório de forma geral. Além disso, o benchmarking:

• apresenta informações sobre o desempenho e identifica áreas e processos que podem ser melhorados;
• amplia a consciência das pessoas sobre o seu desempenho e da organização;
• implanta uma nova mentalidade e a consolidação da cultura de melhoria contínua de processos;
• define expectativas de desempenho dentro do laboratório;
• desenvolve um conjunto padronizado de processos e métricas para mensurar desempenho;
• inova e melhorar os produtos e serviços disponibilizados ao mercado;
• reduz custos, aumentando a produtividade e a eficiência;
• monitora o desempenho da empresa e gerenciar as mudanças.

Apesar de fundamental, o processo de benchmarking não é simples ou fácil. Por isso, grandes laboratórios adotam ferramentas inovadoras e integradas, que otimizam e facilitam o processo. 

5. Invista no treinamento das equipes

Todos os membros de equipes que atuam em laboratórios estão suscetíveis a um desgaste no conhecimento quando seguem uma rotina – por mais intensa que ela seja. Por isso, é importante investir em treinamentos para os funcionários. Fazê-los participar de diferentes atividades e aprendizados ajuda a manter a curva de conhecimento de todos eles sempre em alto nível.

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