7 dicas para tornar a sua clínica digital

A tecnologia chegou à saúde, tornando não apenas necessária, mas também urgente a adaptação das instituições, como hospitais, centros médicos, clínicas e laboratórios. Ou seja, tornar a sua clínica digital é indispensável em um cenário em que as pessoas utilizam recursos digitais cada vez mais no cotidiano.

A aplicação de soluções tecnológicas no setor da saúde vem possibilitando mais eficiência no atendimento, no acompanhamento e até mesmo na relação entre pacientes e profissionais. Os processos passaram a ser realizados com respaldo tecnológico, o que proporciona maior agilidade, praticidade e segurança ao setor da saúde. Nesse sentido, softwares, ferramentas e processos vêm sendo desenvolvidos para possibilitar uma gestão mais eficaz.

Considerando essas possibilidades e oportunidades, é sempre importante planejar a modernização da clínica ou do consultório, definir os passos a serem seguidos, o que será necessário e quais serão os responsáveis pela implementação, pelos treinamentos, entre outros pontos-chave para obter resultados positivos.

Neste artigo, listamos 7 dicas para tornar a sua clínica digital, destacando os pontos mais importantes que é preciso considerar nesse processo de modernização de atividades, sempre com foco no melhor atendimento ao paciente.

O que é preciso para tornar a sua clínica digital?

Atualmente, tornar a sua clínica digital exige ferramentas adequadas às atividades da instituição, bem como o alinhamento com os conhecimentos, experiências dos profissionais e práticas que estejam de acordo com o atendimento que ela preza por oferecer.

Para saber como deve ser feito esse processo de digitalização, destacamos pontos-chave do planejamento. Confira!

1. Adotar um software de gestão clínica

O software de gestão clínica é um sistema para dar suporte às atividades da instituição. Permite digitalizar documentos e gerenciar unidades de saúde. Um bom sistema atende às necessidades de clínicas, consultórios e hospitais, adaptando-se às suas características.

Com o software, é possível organizar e automatizar rotinas da clínica, como agendamento on-line, marcação de consultas e exames, compartilhamento do prontuário eletrônico do paciente, arquivamento de dados relevantes, controle de glosas, entre outras funções específicas.

Se a clínica ainda trabalha com agendas de papel, planilhas em Excel e prontuários em pastas, fica mais suscetível a erros e a perdas de informações, o que dificilmente acontece quando a instituição conta com um software. Toda a gestão da clínica passa a ser facilitada de forma a trazer mais segurança aos processos internos.

2. Atentar-se para quais funções um sistema pode ser útil

Entre as funções que um software de gestão clínica é capaz de auxiliar, podemos destacar:

• Prontuário eletrônico: permite que o médico e outros especialistas registrem informações do paciente colhidas na anamnese e em exames, que podem ser consultadas posteriormente por outros profissionais;
• Agendamento de consultas: marcações de consultas de forma rápida, segura e sem a possibilidade de cruzamento de horários ou outros empecilhos que gerem perda de tempo;
• Controle de convênios e planos de saúde: permite agendar consultas e administrar repasses;
• Gestão financeira: facilita a gestão com informações precisas e automação de processos financeiros;
• Emissão de relatórios: gera relatórios financeiros, de rendimento, de atendimento, entre outros relatórios para aperfeiçoar processos e o atendimento como um todo;
• Controle de fluxo de caixa: permite registrar e acompanhar contas a receber e a pagar.

O intuito é utilizar as funções conforme as demandas da instituição de saúde, de modo a agregar valor à sua clínica. Para facilitar a gestão, mesmo à distância, todas as informações ficam salvas na nuvem e podem ser acessadas de diferentes dispositivos, incluindo smartphones.

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3. Observar a segurança dos dados

Além da vantagem produtiva, um fator importante que deve ser observado no processo de tornar a clínica digital é a segurança dos dados.

Se antes era preciso contar com um arquivo, um espaço físico para armazenar os documentos e até mesmo os prontuários, com um software específico tudo fica armazenado nos servidores, livres de perdas ou rasuras e ataques de terceiros.

Essas informações também podem ser acessadas apenas por quem tem login e permissão, garantindo a proteção dos dados.

4. Verificar o que realmente é necessário para a clínica

Ao adotar um sistema de gestão, é fundamental se atentar aos requisitos básicos da clínica. Para isso, é importante avaliar as reais necessidades, fazer comparações entre os recursos disponíveis e analisar as vantagens que cada um pode proporcionar.

Portanto, os gestores precisam levar em consideração a realidade da clínica e seu público, a fim de determinar as funcionalidades que se adequam às exigências de acordo com a realidade da instituição.

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5. Oferecer atendimento por telemedicina

Uma das frentes da telemedicina é a teleconsulta, que, como o nome indica, trata-se de uma consulta médica em que o paciente está distante do profissional de saúde. Durante a pandemia do Covid-19, essa prática se tornou comum, principalmente com a permissão do Conselho Federal de Medicina (CFM).

A pandemia acabou mostrando o que muitos já sabiam: a vantagem de manter esse modelo de atendimento, sobretudo para pacientes que se encontram no grupo de risco. Dessa forma, é possível manter essas pessoas protegidas em casa sem comprometer a capacidade de atendimento. Ademais, as consultas à distância, seja por telefone, videochamada ou videoconferência, ampliaram a oferta de especialistas em áreas remotas.

A teleconsulta é agendada. Uma central coordena a distribuição de horários vagos, passa as informações para o paciente e o profissional que vai atendê-lo.

Em geral, as teleconsultas podem ser feitas como o primeiro atendimento, de acompanhamento, supervisão (com a troca de informações entre profissionais) e de urgência. O atendimento vai desde cuidados primários e enfermagem até especialidades médicas, como cardiologia, psiquiatria, reabilitação, oftalmologia, dermatologia, entre outras.

A telemedicina pode ocorrer das seguintes formas:

• Entre médicos: ocorre quando um médico busca assistência de outro especialista para obter uma segunda opinião de diagnóstico, tirar dúvida sobre medicação ou solicitar orientação quanto a um procedimento. Nesse caso, o paciente pode ou não estar presente.
• Entre médico e paciente: é a mais comum. Nela, o médico atende o paciente de forma direta, sem mediação de outro profissional da saúde.
• Síncrona: a interação ocorre em tempo real ou a resposta é fornecida em um curto período de tempo. Um exemplo é a teleconsulta em videochamada entre o paciente e o médico.
• Assíncrona: a resposta acontece em horários diferentes e nem sempre há a interação direta entre paciente e médico.

Entre os benefícios da telemedicina, podemos ressaltar a expansão dos serviços hospitalares para pacientes distantes geograficamente, em regiões de difícil acesso ou com dificuldade de locomoção. Apesar da distância entre profissional e paciente, há uma grande precisão de diagnósticos, principalmente quando o caso é discutido com mais de um especialista.

Além disso, a teleconsulta permite otimizar tempo e recursos, tanto para médicos quanto para pacientes. Como o atendimento não exige deslocamentos, as demandas são solucionadas com agilidade.

Em resumo, podemos destacar as seguintes vantagens:

• Acessibilidade: acesso a médicos e especialistas por pacientes em quaisquer regiões, mesmo que não estejam no mesmo lugar;
• Diagnóstico: informações precisas, uma vez que os médicos podem solicitar uma segunda opinião e trocar conhecimento com especialistas de outras áreas;
• Segurança de informação: armazenamento das informações seguindo normas rígidas;
• Agilidade no tratamento do paciente;
• Redução de custos operacionais da clínica.

6. Garantir fácil comunicação entre o paciente e a clínica digital

O comportamento do paciente mudou sensivelmente com a popularização de smartphones e computadores. O paciente digital passou a pesquisar mais, quer resolver suas dúvidas de forma rápida e recorre à internet e aos aplicativos para solucionar questões relacionadas à sua saúde.

Em um cenário repleto de recursos tecnológicos, não faz sentido manter a comunicação ultrapassada. Se a clínica valoriza o paciente acima de tudo, é fundamental contar com formas claras de comunicação, utilizando ferramentas capazes de estreitar o atendimento.

Daí a importância de contar com sistemas de comunicação eficientes capazes de atender as expectativas dos pacientes, de modo a reduzir desconfortos. Aplicativos de conversa instantânea, como WhatsApp, Telegram ou chat próprio, são o mínimo a ser disponibilizado.

O desafio aqui passa a ser a personalização do atendimento, o que exige ferramentas para armazenar as informações. Quanto mais personalizado é o contato, maior a interação e o acompanhamento. Assim, a comunicação efetiva se mostra uma fonte de motivação, incentivo e suporte ao tratamento.

Mais do que contar com vários canais de comunicação, perfis nas principais redes sociais e recursos modernos, é preciso ter foco no bem-estar das pessoas. Por isso, desde o primeiro contato com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente, é importante que ele se sinta bem acolhido.

Empatia, carinho e paciência são fatores essenciais no atendimento médico e asseguram que o paciente se sinta confortável o suficiente para iniciar ou dar continuidade ao tratamento.

O agendamento on-line de atendimentos é outro ponto que precisa ser considerado na comunicação da clínica digital. Ele permite que o paciente marque consultas e exames pela internet, precisando apenas de um computador ou smartphone, a qualquer dia e horário, sem precisar ligar ou ir à clínica em horário comercial.

Para que o agendamento esteja disponível a qualquer momento, é necessário automatizar o processo, dispensando a necessidade de retorno dos atendentes durante a jornada de trabalho. Ou seja, a marcação pode contar com o auxílio de bots, permitindo que o paciente a realize sem precisar de um atendente humano.

Nesse mesmo sentido, os resultados de exames on-line são uma facilidade a mais para ser oferecida aos pacientes. Portanto, se a sua clínica também realiza exames, é preciso considerar a possibilidade de a entrega ser realizada de maneira mais ágil e eficiente, sem que o paciente tenha que se deslocar até a instituição para ter acesso. O ideal é que ele possa consultar os resultados pela internet e que o médico também possa avaliar o laudo dos exames sem a necessidade de imprimir.

7. Manter a organização clínica

Este é um ponto de grande importância, uma vez que a organização é chave para que a clínica digital funcione de forma dinâmica e de acordo com o esperado.

Nesse sentido, o ganho de tempo é o principal benefício do uso de um sistema de gestão voltado para a área da saúde.

Todo o fluxograma é controlado, desde o primeiro contato com o paciente até o fim do tratamento, passando pelas operações do setor financeiro e administrativo. Os processos passam a ser adequados à nova realidade de modo a eliminar etapas e reduzir a burocracia.

Dentro desse fluxo, quando é realizado sem um software de gestão clínica, um só erro pode consumir horas de atraso e, no pior dos casos, até mesmo causar a troca de laudos médicos de pacientes. Esses e outros erros que possam comprometer a saúde do paciente e a imagem da clínica são praticamente anulados com a padronização e o uso de um sistema eficiente.

A gestão da clínica precisa ter um ritmo de organização, afinal, existe um fluxo de processos que demandam alinhamento para garantir capacidade e rapidez no atendimento. O resultado é uma instituição organizada, de maior qualidade técnica, com uma equipe mais segura e confiante.

Quando a clínica digital consegue alinhar seus conhecimentos, as melhores práticas de atendimento aos pacientes, recursos tecnológicos e organização, ela tende a atender melhor, com maior eficiência e, a partir daí, desenvolve um diferencial de mercado. Tudo isso faz bem para a imagem da instituição e contribui para que se sustente.

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